辦公自動化環境下醫院檔案管理探討

孟照輝

摘 要：辦公自動化技術在醫院檔案管理中的有效落實，一方面能夠為檔案管理提供更加便捷的數據信息管理渠道，由此提升整體檔案數據庫的構建質量；另一方面憑借自動化技術的特點，更可以根據網絡信息平臺提供更全面的數據采集系統，通過自動篩選設置充實檔案內容。本文基于辦公自動化環境下的醫院檔案管理展開分析，在明確檔案管理特點與存在問題同時，期望為后續文檔管理工作提供參照。

關鍵詞：辦公環境；自動化；醫院檔案；管理分析

1 醫院檔案管理的特點分析

1.1 工作效率得到顯著提高

自動化概念源自網絡信息技術，從技術先進性與可操作性角度來看，優于傳統檔案管理操作模式，能夠為駁雜的醫院檔案提供更加完善的數據識別系統，由此提升了檔案管理工作的效率，并且伴隨現代醫療行業健康檔案系統的構建，更可以為相關數據庫奠定基礎，由此增強部門與數據檔案間的聯系，有效提升檔案管理的質量水平。

1.2 對管理人員素質要求更高

網絡信息技術不同與傳統信息管理平臺，從數據傳輸、采集、分類、存儲、提取等環節中可看出技術邏輯性的優勢，有效降低了數據信息遺失的風險，同時在信息處理方面更具效率與質量化的優勢。而辦公自動化管理正是建立在此種信息技術之上的新型理念，所以對檔案管理人員的計算機操作能力有較高的要求，這無疑是管理人員轉型的首要挑戰。

1.3 醫院檔案數據系統升級

網絡信息技術的發展為數據檔案管理工作帶來了更豐富的存儲形式，同樣也提供了更便捷的數據傳輸渠道，以便數據信息采集工作更加細致且全面，由此為后續醫院診療提供可參照的信息。由此可見，在醫院檔案數據處理方面，辦公自動化環境比傳統數據信息系統更加先進，在數據采集方面脫離了人工操作，有效提高的整體的操作質量水平。

1.4 檔案管理一體化的構建

檔案管理一體化系統的構建，需要憑借辦公自動化平臺對駁雜的診療檔案進行有效梳理，并根據類別、數據形式、內容進行索引，由此增強檔案管理工作的可控性，同時憑借索引系統的構建更能夠在短時間內，將相關資料篩選出來，由此提升檔案數據查詢效率，并通過一體化的平臺構建，解決了辦公自動化系統與檔案管理之間的銜接問題，以便將現代檔案管理的優勢體現。

2 醫院檔案管理辦公自動化存在的問題

2.1 管理人員缺乏專業素質

辦公自動化技術平臺的構建，為檔案管理工作提供了更加多元化的操作渠道，也保障了檔案信息的質量水準，為后續醫療工作的開展奠定了扎實基礎。但在實際應用中，因辦公自動化技術本身具備先進性特點，在檔案管理人員普遍素質不高的環境中，自然無法將檔案管理全面落實，甚至會影響原有的檔案管理質量。

2.2 檔案管理系統不完善

根據醫院檔案資料內容較駁雜的特性，通常需要提供專業的檔案管理系統輔助管理人員進行操作，才能確保檔案資料在存儲與提取方面具備便利性優勢。但在實際應用中，因檔案管理系統構建水平較低，導致自動化技術在檔案管理工作中的落實得不到有效開展，如此對數據信息錄入造成了一定影響，更極易造成資料丟失的情況。

2.3 統一管理概念落實欠缺

辦公自動化為人們工作帶來極大便利的同時也存在一定問題，例如文檔存儲一般只保留最終正式文件而不會保留原始文件，文檔的存儲類別和存儲方式不具備統一性，會造成數據庫檢索混亂，影響文獻資料搜索。

2.4 檔案管理缺乏安全保障

辦公自動化最大的問題在于其自身的安全隱患，電子文檔不具備固定形式，沒有特定的字跡和簽名等特殊標記，易于修改，因此不具備個人權威性和標志性，較比紙質版更容易被改動。同時自動化文檔管理易被外來病毒侵入，造成檔案泄漏，數據混亂。電子病歷的安全涉及到病患的個人信息和隱私性，安全保密工作尤為重要。

3 醫院檔案管理辦公自動化優化對策

3.1 提升管理人員素質水準

醫院應該加強檔案管理人員培訓，為管理人員提供更多的理論知識學習機會和檔案系統操作實踐機會，制定相應考核機制，激發管理人員競爭意識和工作熱情，落實醫院檔案管理工作，建立完善的檔案管理人員人力資源管理制度。

3.2 完善檔案系統的構建

醫院應加強辦公自動化檔案管理系統研究，設計符合醫院基本情況的管理軟件，建立檔案管理子系統，實現電子文件同電子檔案之間的有效連接，便于電子文件存儲轉化。檔案管理系統應進行平臺搭建，實現各部門之間的資源共享，同時針對具體應用建立檔案權限管理，提高檔案管理的適用性和針對性。

3.3 制定先進的管理制度

醫院檔案管理工作應制定嚴格的檔案管理標準，保證其符合國家相關部門檔案管理規定，結合醫院實際情況制定檔案管理分類方式和檢索查詢權限，使管理更具標準化、規范化，嚴格要求管理人員按照文檔管理標準進行操作。此外，針對醫院具體情況，調整和更新醫院檔案管理制度，定期對檔案進行檢查和修補，幫證文檔數據準確性。

3.4 加強網絡平臺的監管

為了維護電子檔案管理安全性，醫院需要建設完整、可靠、精準的檔案管理信息化網絡系統，通過對網絡系統進行加密、設置權限和設置防火墻等方式，加強文檔網絡安全建設和監管力度，使用數據恢復技術對被破壞的數據進行修補和維護。為防止人為違規操作進行文檔更改，對重要的文檔建議進行加密或特殊權限設置，尤為重要的文件建議采用紙質版。醫院辦公自動化安全直接影響到病患的個人安全和隱私安全，因此需要特別重視，病患信息的泄漏將直接影響醫院的權威性。

4 結語

辦公自動化技術在醫院檔案管理工作中的有效落實，不但能夠為檔案管理平臺提供更加便捷完善的數據整理渠道，由此提升檔案管理的水平，同時憑借數據轉型與存儲環境，更能夠有效提升檔案管理的工作效率，降低檔案管理的經濟成本損耗。故而，在論述辦公自動化環境下醫院檔案管理期間，必須明確辦公自動化技術的特點，結合現階段醫院檔案管理工作進行分析，才能為后續醫療檔案體系的構建提供質量保障。

參考文獻

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