人力資源和社會保障檔案管理的方法及應(yīng)用

陳蘇東

摘 要：人事檔案的管理工作對于經(jīng)濟的發(fā)展產(chǎn)生著重要的影響，但是在當前的檔案管理工作中，還存在著一些問題，我們針對這些問題提出合理性的解決方法，不斷地吸收一些先進的管理方法，培養(yǎng)一些優(yōu)秀的管理人才，不斷的完善管理的各項制度，對于管理工作進行規(guī)范化的管理，更好的發(fā)揮檔案管理真正的作用。

關(guān)鍵詞：人力資源和社會保障局；檔案管理；方法；應(yīng)用

檔案的管理工作主要是通過一些文字、圖形和表格等一些材料進行相應(yīng)的記錄、整理和保管各種資料的工作。對于人力資源和社會保障局來說，檔案的管理是他們一項最基本的工作，對于一些企業(yè)和有關(guān)單位工作的開展提供更好地服務(wù)，維持社會的正常運行。

1 人力資源和社會保障局檔案管理工作存在的問題

1.1 缺乏勞動保險檔案的關(guān)注

在檔案的管理工作過程中，與勞動保障有關(guān)的檔案的數(shù)量非常的大，并且各項操作也十分的復雜，一些單位的檔案管理設(shè)施還比較落后，甚至一些地方不能夠把檔案進行整理，檔案的管理工作不能真正的落實到位，或者還會出現(xiàn)一些檔案存在丟失的情況，這些問題都將會對于人們自身的發(fā)展產(chǎn)生很大的影響，也在很大的程度上降低了服務(wù)的質(zhì)量，甚至會引發(fā)一些投訴事情的發(fā)生。

1.2 檔案收集不完整

在對檔案進行收集和整理的過程中，很難保證對各項資料進行完全的整理，工作人員在實際的工作過程中，她們很難對每一份資料都進行全面的細致的整理，這樣會導致一些材料出現(xiàn)丟失的情況，這對檔案的完整程度造成很大的影響，也在很大的程度上降低了檔案自身真正的價值，也將會發(fā)生一些糾紛事件。例如，一些自由職業(yè)的人員，在參與以后，工作人員沒有及時的為他們建立檔案或者不能及時的進行有效合理的歸檔工作，這將會導致在整理檔案的過程中將會出現(xiàn)很大的問題，這也很難查詢有關(guān)的資料。一些部門為了方便自己查詢資料，辦理的人員不能夠及時的將這些材料提交，這將會導致一些具有很高的價值的材料分散在各個部門，甚至在一些工作人員的手里。這些做法都是從小范圍的方向考慮的，缺少從整體上進行考慮，這將會導致檔案出現(xiàn)嚴重的缺失的現(xiàn)象，不能夠真正的體現(xiàn)出檔案管理存在的價值，并且也對后期的檔案使用產(chǎn)生很大的影響。

1.3 檔案管理工作人員缺乏綜合素質(zhì)

檔案的管理工作需要很多的人員來完成這項工作，如果工作人員缺乏專業(yè)的知識和技能，這將會直接的影響到檔案的管理工作。在一些人力資源和社會保障部門，檔案的管理工作是依照有關(guān)部門的相應(yīng)要求進行的，并且成立了一個專門的檔案管理部門，也完善了有關(guān)機構(gòu)的建設(shè)，各部門與工作之間相互配合形成了一個管理的網(wǎng)絡(luò)。但是這種網(wǎng)絡(luò)化的管理只是一種表面兒的形式，不能夠真正的發(fā)揮它的作用。產(chǎn)生這種情況的原因有很多：有關(guān)的工作人員缺乏相應(yīng)的及專業(yè)知識和技能，不能夠長時間穩(wěn)定性的進行檔案的管理工作，這將會導致工作人員缺乏工作的積極性，不能夠嚴謹?shù)膶Υ龣n案的收集和管理工作，并且工作人員也缺乏責任意識。對于相關(guān)的工作，不能夠進行規(guī)范化的管理，他們的各種操作行為非常的不規(guī)范。另外一部分的工作人員缺乏專業(yè)的知識和技能，他們?nèi)狈ι钊氲牧私鈾n案管理工作，對于檔案管理工作的內(nèi)容和涉及到的范圍缺乏完整的認識，缺乏規(guī)范的流程。檔案的管理工作只是一種形式，不能夠深入的做好這項工作，不能夠充分的發(fā)揮它真正的價值。

2 人力資源和社會保障局檔案管理的方法與應(yīng)用

2.1 強化檔案規(guī)范化意識

要不斷的提高領(lǐng)導以及工作人員給檔案管理規(guī)范化的認識，做好日常的工作規(guī)劃以及監(jiān)督和管理工作，并且也要對于這項工作進行良好的宣傳，逐漸的提升它的價值。對于日常的檔案收集，整理以及數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和使用等要做好相應(yīng)的記錄，不斷的規(guī)范有關(guān)的管理程序。并且對于資料的當前狀態(tài)與及存放的位置有深入的了解，要對各項資料進行完整的監(jiān)督和管理。也要增強工作人員的工作責任意識，如果想用的環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就要有工作人員承擔相應(yīng)的責任。不斷的完善監(jiān)督和管理機制，對于日常的工作要進行嚴格的考核，不斷的提高工作人員的嚴謹程度。

2.2 加大信息化建設(shè)

要想不斷地優(yōu)化信息化的建設(shè)，促進各個部門收集完整的資料，并且是資料方便與其他各個部門進行共享，并且保證資料的完整性。要不斷的完善信息化系統(tǒng)，也要建立一個完整的平臺，不斷的提升檔案管理工作的安全性，可靠性，充分的發(fā)揮檔案管理工作存在的價值。要更加的重視工作人員對于網(wǎng)絡(luò)化檔案管理技術(shù)的培養(yǎng)，讓工作人員能夠充分的利用先進的技術(shù)，有效地對各種信息進行處理，不斷的提高檔案管理工作的速度，提高信息化的管理水平。

2.3 更加注重人才的培養(yǎng)

要更加的重視對人才的培養(yǎng)，尋找一些具有專業(yè)知識和技能的人才，不僅要在知識和技能上滿足要求，還要保證工作人員具有一個良好的心態(tài)，積極的尋找一些具有責任意識的工作人員。要對工作人員做好日常的培訓工作，不斷的提高他們的綜合素質(zhì)，并且要做好相應(yīng)的思想和教育等工作，不斷的提高他們的責任意識。建立一個完善的工作創(chuàng)新管理機制，并且對于工作人員日常管理工作過程中存在的問題要進行及時的糾正，如果想工作進行逐漸的改善，更好的讓管理工作更好的符合我國當今社會的發(fā)展的要求。一些重要的工作人員，對于管理的工作要有深入的體會，并且要根據(jù)當前實際的工作情況，要提出合理化的改進建議，真正的發(fā)揮檔案管理工作自身的價值。工作人員也要進行深入的學習，學習一些管理的技術(shù)和方法，不斷的加強管理的規(guī)范性，與此同時，工作人員也要根據(jù)單位發(fā)展的實際情況，要尋找適合自己的管理方法，這樣才能保證不斷的提高工作人員的積極性。

3 結(jié)束語

當前我國的人事管理制度在根據(jù)我國社會的發(fā)展而不斷的變化，檔案的管理工作的價值也在逐漸的提升，這也對有關(guān)工作人員的要求在不斷的提高，這就需要工作人員要不斷的提高專業(yè)的知識和技能，積極的使用先進的管理技術(shù)，不斷提高檔案管理的信息化水平，這樣才能有效的發(fā)揮檔案管理的服務(wù)作用。

參考文獻

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