人力資源和社會保障檔案管理的方法及應(yīng)用

陳蘇東

摘 要：人事檔案的管理工作對于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展產(chǎn)生著重要的影響，但是在當(dāng)前的檔案管理工作中，還存在著一些問題，我們針對這些問題提出合理性的解決方法，不斷地吸收一些先進(jìn)的管理方法，培養(yǎng)一些優(yōu)秀的管理人才，不斷的完善管理的各項(xiàng)制度，對于管理工作進(jìn)行規(guī)范化的管理，更好的發(fā)揮檔案管理真正的作用。

關(guān)鍵詞：人力資源和社會保障局；檔案管理；方法；應(yīng)用

檔案的管理工作主要是通過一些文字、圖形和表格等一些材料進(jìn)行相應(yīng)的記錄、整理和保管各種資料的工作。對于人力資源和社會保障局來說，檔案的管理是他們一項(xiàng)最基本的工作，對于一些企業(yè)和有關(guān)單位工作的開展提供更好地服務(wù)，維持社會的正常運(yùn)行。

1 人力資源和社會保障局檔案管理工作存在的問題

1.1 缺乏勞動保險(xiǎn)檔案的關(guān)注

在檔案的管理工作過程中，與勞動保障有關(guān)的檔案的數(shù)量非常的大，并且各項(xiàng)操作也十分的復(fù)雜，一些單位的檔案管理設(shè)施還比較落后，甚至一些地方不能夠把檔案進(jìn)行整理，檔案的管理工作不能真正的落實(shí)到位，或者還會出現(xiàn)一些檔案存在丟失的情況，這些問題都將會對于人們自身的發(fā)展產(chǎn)生很大的影響，也在很大的程度上降低了服務(wù)的質(zhì)量，甚至?xí)l(fā)一些投訴事情的發(fā)生。

1.2 檔案收集不完整

在對檔案進(jìn)行收集和整理的過程中，很難保證對各項(xiàng)資料進(jìn)行完全的整理，工作人員在實(shí)際的工作過程中，她們很難對每一份資料都進(jìn)行全面的細(xì)致的整理，這樣會導(dǎo)致一些材料出現(xiàn)丟失的情況，這對檔案的完整程度造成很大的影響，也在很大的程度上降低了檔案自身真正的價(jià)值，也將會發(fā)生一些糾紛事件。例如，一些自由職業(yè)的人員，在參與以后，工作人員沒有及時(shí)的為他們建立檔案或者不能及時(shí)的進(jìn)行有效合理的歸檔工作，這將會導(dǎo)致在整理檔案的過程中將會出現(xiàn)很大的問題，這也很難查詢有關(guān)的資料。一些部門為了方便自己查詢資料，辦理的人員不能夠及時(shí)的將這些材料提交，這將會導(dǎo)致一些具有很高的價(jià)值的材料分散在各個(gè)部門，甚至在一些工作人員的手里。這些做法都是從小范圍的方向考慮的，缺少從整體上進(jìn)行考慮，這將會導(dǎo)致檔案出現(xiàn)嚴(yán)重的缺失的現(xiàn)象，不能夠真正的體現(xiàn)出檔案管理存在的價(jià)值，并且也對后期的檔案使用產(chǎn)生很大的影響。

1.3 檔案管理工作人員缺乏綜合素質(zhì)

檔案的管理工作需要很多的人員來完成這項(xiàng)工作，如果工作人員缺乏專業(yè)的知識和技能，這將會直接的影響到檔案的管理工作。在一些人力資源和社會保障部門，檔案的管理工作是依照有關(guān)部門的相應(yīng)要求進(jìn)行的，并且成立了一個(gè)專門的檔案管理部門，也完善了有關(guān)機(jī)構(gòu)的建設(shè)，各部門與工作之間相互配合形成了一個(gè)管理的網(wǎng)絡(luò)。但是這種網(wǎng)絡(luò)化的管理只是一種表面兒的形式，不能夠真正的發(fā)揮它的作用。產(chǎn)生這種情況的原因有很多：有關(guān)的工作人員缺乏相應(yīng)的及專業(yè)知識和技能，不能夠長時(shí)間穩(wěn)定性的進(jìn)行檔案的管理工作，這將會導(dǎo)致工作人員缺乏工作的積極性，不能夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶Υ龣n案的收集和管理工作，并且工作人員也缺乏責(zé)任意識。對于相關(guān)的工作，不能夠進(jìn)行規(guī)范化的管理，他們的各種操作行為非常的不規(guī)范。另外一部分的工作人員缺乏專業(yè)的知識和技能，他們?nèi)狈ι钊氲牧私鈾n案管理工作，對于檔案管理工作的內(nèi)容和涉及到的范圍缺乏完整的認(rèn)識，缺乏規(guī)范的流程。檔案的管理工作只是一種形式，不能夠深入的做好這項(xiàng)工作，不能夠充分的發(fā)揮它真正的價(jià)值。

2 人力資源和社會保障局檔案管理的方法與應(yīng)用

2.1 強(qiáng)化檔案規(guī)范化意識

要不斷的提高領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員給檔案管理規(guī)范化的認(rèn)識，做好日常的工作規(guī)劃以及監(jiān)督和管理工作，并且也要對于這項(xiàng)工作進(jìn)行良好的宣傳，逐漸的提升它的價(jià)值。對于日常的檔案收集，整理以及數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和使用等要做好相應(yīng)的記錄，不斷的規(guī)范有關(guān)的管理程序。并且對于資料的當(dāng)前狀態(tài)與及存放的位置有深入的了解，要對各項(xiàng)資料進(jìn)行完整的監(jiān)督和管理。也要增強(qiáng)工作人員的工作責(zé)任意識，如果想用的環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就要有工作人員承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。不斷的完善監(jiān)督和管理機(jī)制，對于日常的工作要進(jìn)行嚴(yán)格的考核，不斷的提高工作人員的嚴(yán)謹(jǐn)程度。

2.2 加大信息化建設(shè)

要想不斷地優(yōu)化信息化的建設(shè)，促進(jìn)各個(gè)部門收集完整的資料，并且是資料方便與其他各個(gè)部門進(jìn)行共享，并且保證資料的完整性。要不斷的完善信息化系統(tǒng)，也要建立一個(gè)完整的平臺，不斷的提升檔案管理工作的安全性，可靠性，充分的發(fā)揮檔案管理工作存在的價(jià)值。要更加的重視工作人員對于網(wǎng)絡(luò)化檔案管理技術(shù)的培養(yǎng)，讓工作人員能夠充分的利用先進(jìn)的技術(shù)，有效地對各種信息進(jìn)行處理，不斷的提高檔案管理工作的速度，提高信息化的管理水平。

2.3 更加注重人才的培養(yǎng)

要更加的重視對人才的培養(yǎng)，尋找一些具有專業(yè)知識和技能的人才，不僅要在知識和技能上滿足要求，還要保證工作人員具有一個(gè)良好的心態(tài)，積極的尋找一些具有責(zé)任意識的工作人員。要對工作人員做好日常的培訓(xùn)工作，不斷的提高他們的綜合素質(zhì)，并且要做好相應(yīng)的思想和教育等工作，不斷的提高他們的責(zé)任意識。建立一個(gè)完善的工作創(chuàng)新管理機(jī)制，并且對于工作人員日常管理工作過程中存在的問題要進(jìn)行及時(shí)的糾正，如果想工作進(jìn)行逐漸的改善，更好的讓管理工作更好的符合我國當(dāng)今社會的發(fā)展的要求。一些重要的工作人員，對于管理的工作要有深入的體會，并且要根據(jù)當(dāng)前實(shí)際的工作情況，要提出合理化的改進(jìn)建議，真正的發(fā)揮檔案管理工作自身的價(jià)值。工作人員也要進(jìn)行深入的學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)一些管理的技術(shù)和方法，不斷的加強(qiáng)管理的規(guī)范性，與此同時(shí)，工作人員也要根據(jù)單位發(fā)展的實(shí)際情況，要尋找適合自己的管理方法，這樣才能保證不斷的提高工作人員的積極性。

3 結(jié)束語

當(dāng)前我國的人事管理制度在根據(jù)我國社會的發(fā)展而不斷的變化，檔案的管理工作的價(jià)值也在逐漸的提升，這也對有關(guān)工作人員的要求在不斷的提高，這就需要工作人員要不斷的提高專業(yè)的知識和技能，積極的使用先進(jìn)的管理技術(shù)，不斷提高檔案管理的信息化水平，這樣才能有效的發(fā)揮檔案管理的服務(wù)作用。

參考文獻(xiàn)

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