醫院檔案管理中電子檔案系統的合理運用探究

孫永峰

摘 要：隨著我國社會經濟的快速發展，醫院之間的競爭也在不斷加劇，為了能夠提高醫院的管理質量保障醫院的長遠發展，必須要加強，對于醫院檔案的管理與控制，在傳統的醫院檔案管理過程中，由于涉及到病歷檔案、財務檔案、人事檔案等多個類別的檔案，在管理的過程中不僅需要大量的人工，很容易出錯，為此必須要通過電子檔案系統的管理方式來減輕對于人工的依賴，提高醫院檔案管理的整體效率。本文通過對于醫院檔案管理中電子檔案系統的實際應用進行分析，明確電子檔案系統對醫院檔案管理的主要促進作用。

關鍵詞：醫院檔案管理；電子檔案系統；合理運用分析

在醫院檔案管理的過程中，通過對于醫院的發展歷程以及重大事項進行記錄，可以為醫院的長遠發展作出重要的參考與指導，隨著醫院之間的競爭不斷加劇，必須要加強對于醫院檔案的科學管理，通過引入電子檔案系統能夠促進醫院檔案管理的自動化，提高醫院檔案管理的整體效率，保證醫院自身的競爭實力不斷增強。

1 醫院檔案信息化管理的重要作用

在現如今，各行各業都離不開信息技術的發展，通過信息技術與傳統行業的應用，不僅能夠促進傳統行業的轉型與升級，節省大量人工，在提高工作效率的同時也可以減少成本，通過醫院管理與信息化技術相結合能夠對醫院檔案進行快速的整理與歸類，打造出全新的醫院電子檔案體系[1]。通過對于醫院檔案管理體系權限的設置，能夠對不同的用戶提供不同的操作權限，保證電子檔案管理的存儲和利用效率，另外還可以通過電子檔案的方式對醫院檔案的內容設計電子庫，幫助工作人員及時的對檔案進行歸納收集與整理，也可以有效避免醫院檔案丟失的問題，提高檔案管理的整體質量。隨著信息技術的應用水平不斷提高，不僅可以促進醫院檔案管理自動化，也能夠實現醫院檔案管理的智能化，通過完善醫院檔案自動化管理，能夠推動電子檔案管理工作的順利完善。在醫院檔案管理的過程中，由于數目眾多，所以導致醫院檔案管理人員工作效率不高，而且經常會出現偏差，在城市建設醫院檔案管理過程中。運用電子檔案系統，能夠直接將紙質檔案掃描進電子系統之中，并且轉換為相應的數據格式進行存儲，工作人員能夠直接針對這些電子檔案進行信息錄入，并且通過分類檢索的方法來進行存儲，通過這樣的方式也能夠提高電子檔案系統應用的準確性和應用效率。通過電子檔案系統能夠保證醫院檔案管理隨時隨地通過計算機網絡將檔案資料的內容進行傳輸，并且為任何一個區域提供及時快捷的檔案信息綜合服務，通過這樣的方式不僅能夠保證醫院檔案管理內容共享的質量，而且也能夠有效促進醫院檔案管理的整體水平，讓檔案信息的利用效率更高[2]。在信息化技術背景下，電子檔案系統的應用也能夠完善醫院檔案管理和保存的方式，讓醫院檔案管理的質量更高。在運用電子檔案系統的過程中能夠有效的增強資源合理化配置，充分提高醫院檔案管理水平，節約的成本，并且促進的競爭力不斷提升。電子檔案系統能夠幫助所有的資源進行整合，并且通過宏觀調控的方式來充分的發揮資源的最大化效益，讓醫院檔案管理更加的穩定。電子檔案系統在數字檔案建設中的應用能夠有效促進各種檔案綜合業務的順利開展，同時也能夠針對客戶信息進行全面的分析，保證為客戶提供具有針對性的特色服務。

2 醫院檔案管理存在的不足

2.1 檔案保存難度增大

隨著我國醫療體系改革程度不斷加深，各種病歷檔案、會議檔案以及其他的檔案數量也在不斷增多，傳統的紙質檔案在管理的過程中不僅會占用大量的空間，紙質檔案如果保存不當很容易出現檔案缺失的問題，這樣就要求檔案管理的整體質量與水平進行全面的升級[3]。另外在紙質檔案管理的過程中，由于無法儲存會議視頻影像資料，導致檔案管理信息不完善，無法適應的檔案管理發展需求。

2.2 檔案管理查詢難度加大

在傳統人工檔案管理的過程中，由于很多的檔案管理人員沒有能夠對數量龐大的檔案進行分類整理在檔案存儲的過程中，也沒有分門別類的進行堆放，這樣就導致在檔案查閱的過程中，增加了醫院檔案管理人員的工作量。很多科室部門不同的檔案類型有不同的檔案管理方法，這樣就導致醫院檔案管理體系比較混亂在醫院檔案查詢的過程中，由于缺乏科學合理的檢索方式，造成醫院管理查詢的效率比較低。

2.3 醫院檔案利用效率低下

由于傳統的醫院檔案主要以紙質為主，但是紙質檔案不僅保管難度大，也缺乏科學合理的保護措施，這樣就很容易導致紙質檔案在長時間保存的過程中，出現發霉變質的情況[4]。另外很多的檔案管理人員由于責任意識不強，沒有能夠主動的對醫院檔案進行定期的檢查沒有發現檔案出現的問題，這樣就很容易導致醫院檔案信息損壞而沒有及時發覺，造成醫院檔案管理信息丟失，影響檔案的利用效率。

3 醫院電子檔案系統的實際應用

3.1 提高檔案保存的質量

在醫院檔案管理的過程中，通過利用電子檔案管理系統，能夠將原有的紙質檔案，影像視頻資料等信息通過利用計算機轉變成數字信息，不僅能夠提高信息存儲的質量，也能夠保證醫院發展的整體效果，通過互聯網可以對不同部門的各種工作檔案進行完美的融合，提高醫院檔案的存儲管理速度，也能夠有效的減少醫院檔案管理存儲空間的占用，在檔案管理的過程中能夠及時的將各種檔案門別類的存儲在電子系統之中，只需要通過網絡就能夠對電子檔案進行隨時隨地的查詢，既可以保證檔案信息的私密性，又能夠促進檔案信息的共享，提高醫院檔案的利用效率，通過運用電子檔案系統的備份功能還可以及時對電子檔案系統，各種數據資料存儲在云端，即便設備丟失或者磁盤損壞也可以從云端恢復資料，加強對于電子檔案保存的質量[5]。

3.2 提高檔案查詢管理的效果

在傳統檔案管理的過程中，由于人工工作效率比較低，對于電子檔案的管理不夠科學規范，很容易導致電子檔案管理的質量受到影響，而通過電子檔案管理系統的應用，能夠對各種檔案等進行按順序存儲，形成系統的檔案管理體系，最大程度上避免數據檔案的丟失，通過運用電子檔案的管理方式還能夠及時的對各項電子檔案信息進行檢索方便了工作人員對電子檔案的信息查閱。

3.3 保證電子檔案利用效率

以病歷檔案為例在傳統的檔案管理的過程中，必須要對每一個患者建立獨立的醫療檔案，這樣就導致醫院的病例檔案數量不斷增加，要對病人的病歷和開處方等情況進行分析，醫生必須要浪費大量的時間對相關的電子檔案進行比對，不僅耗費了醫生工作的經歷，如果一旦出現病例混亂的問題很容易導致患者的生命健康受到影響，而通過運用電子檔案管理技術進行查閱，能夠及時的對病患的實際情況進行判斷與分析提高醫院檔案管理的整體規范性，盡可能的將失誤率減到最低[6]。

4 結論

通過本文對醫院檔案管理中電子檔案系統的應用進行分析，不僅能夠促進醫院檔案管理的整體質量與水平得到全面的發展，也可以促進電子檔案系統在醫院檔案管理過程中的應用效果，保證醫院檔案館智能化。

參考文獻

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[3]陳鳴.淺談在“互聯網+”時代如何實現醫院綜合檔案的管理[J].人力資源管理，2018（06）：329.

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[6]王志福，崔永濤.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用探討[J].中國衛生產業，2018，15（10）：62-63.