城建檔案的規(guī)范化管理策略探討

丁桂玲

摘 要：隨著社會的快速發(fā)展，城建檔案數(shù)量與類型也日益增多，能夠如實反映城市規(guī)劃、建設和管理等各方面情況，具備極高的保存價值。城建檔案作為城市建設技術成果與歷史依據(jù)，近年來城市規(guī)模越來越大，需要我們采取規(guī)范化管理措施，確保充分發(fā)揮出城建檔案的作用，為城市建設與領導服務提供更好的服務。本文將簡述當前城建檔案管理中存在的問題，并提出了城建檔案的規(guī)范化管理策略。

關鍵詞：城建檔案；規(guī)范化；管理

城建檔案屬于一種復雜、系統(tǒng)的工程建設資料，有著長期性等特點，通過加強城建檔案管理工作，能夠讓其價值體現(xiàn)出來，推動城市建設與發(fā)展。對城建檔案管理工作來說，需要不斷完善相關的制度法規(guī)，讓城建檔案在收集、整理、存儲和利用等方面規(guī)范化水平得到提升。唯有如此，才能真正提升城建檔案管理工作水平，為促進社會的進步創(chuàng)造良好條件。

1 城建檔案管理存在的問題

1.1 城建檔案內容龐雜，整理難度大

城建檔案涉及方方面面的內容，事項也比較繁雜，其與電力、交通、建筑和環(huán)保等部門聯(lián)系非常密切。在這些部門開展日常工作中，會形成大量的資料，需要城建檔案部門認真開展整理和保存等工作，然而對于出現(xiàn)的各種檔案資料，在歸屬問題上會發(fā)生分歧，主要原因是各部門之間沒有隸屬的關系，各種檔案都需要進行保存，這樣將在檔案上出現(xiàn)冗余的問題，為城建檔案規(guī)范化管理帶來不良影響。城建檔案在年代上有較大的跨度，不僅內容雜，而且數(shù)量也比較多，始終處在半封閉管理狀態(tài)，且城建檔案在質量上也有很大差異，難以進行統(tǒng)一管理，導致其質量也無法實現(xiàn)提升。

1.2 技術落后，無法滿足現(xiàn)代化城市要求

現(xiàn)階段在城建檔案管理中廣泛應用有計算機、光盤等現(xiàn)代化工具，不過只是簡單的應用新技術，從實行的城建檔案管理現(xiàn)代化模式來看，主要為計算機技術和傳統(tǒng)檔案管理模式，僅僅是將新技術用在了傳統(tǒng)檔案管理模式上，對傳統(tǒng)檔案管理模式進行數(shù)字模擬，讓管理方式得到相應的轉變[1]。通過這種管理模式，在城建檔案管理中仍然按照紙質實體檔案開展，而知識占有、信息轉化、利用與傳輸?shù)热匀煌Ａ粼诒容^落后的局面，難以滿足信息化建設發(fā)展與社會實際需求。

1.3 管理人員素質不高，制度不完善

很多人長期以來將城建檔案管理工作視為簡單而重復的勞動，認為只需要做好檔案的記錄與整理即可，在思想上沒有引起高度重視，不僅表現(xiàn)在城建檔案管理部門不重視開展教育培訓工作，檔案管理人員也無法獲得鍛煉機會，綜合素質與專業(yè)技能難以實現(xiàn)提升。當前很多檔案管理人員在學歷水平、專業(yè)素質等方面差異較大，表現(xiàn)在工作上壓力較小，上進心不強，學習上也不積極，且部分檔案管理人員專業(yè)性不強，甚至是存在兼職的現(xiàn)象，這樣城建檔案管理部門的人員流動性就比較強。由于城建檔案管理部門不能將人才留住，為城建檔案的規(guī)范化管理帶來了不利影響。此外，在城建檔案保存體質上看也有很多缺陷，由于時間跨度較大，數(shù)量眾多，同時以檔案不丟失為目的，會導致出現(xiàn)城建檔案缺頁、缺字和字跡不清晰等問題，并發(fā)生空擋的問題。城建檔案質量上的問題長時間無法得到重視，而城建檔案管理部門也沒有建立完整的體系，這樣城建檔案難以得到妥善保存，作業(yè)的發(fā)揮也很有限。

2 城建檔案的規(guī)范化管理策略

2.1 提高重視，增加資金投入

為提升城建檔案管理規(guī)范化水平，需要有足夠的資金作為保障，在實際城建檔案管理過程中，需要我們意識到其規(guī)范化管理的重要性，主動爭取財政資金，為基礎設施建設創(chuàng)造有利條件，避免對城建檔案管理工作帶來不利因素。對于城建檔案管理部門來說，需要從實際工作情況出發(fā)，主動引進社會投資，為避免發(fā)生投入機制長期固定不變的形式，在政府財政收入提升以后，需要更加關注城建檔案管理工作，加大財政資金投入力度[2]。此外，在投入資金的過程中需要結合實際需求，做好相應的評估工作，并加強對資金使用的監(jiān)督工作，保證資金被真正運用到城建檔案管理工作中。

2.2 做好城建檔案收集工作

為了保證城建檔案管理工作規(guī)范開展，需要重視檔案的收集工作，若是城建檔案收集工作未做到位，會影響檔案內容的完整性，不利于發(fā)揮出檔案應有的價值。對此我們在開展城建檔案管理工作時，應該結合國家相關規(guī)定，通過認真將分散于各單位、機構、集體和個人處的檔案收集起來，由城建檔案管理部門集中管理，這樣城建檔案管理才更加規(guī)范，也保證其完整性與可靠性，為今后的查詢與利用創(chuàng)造良好的條件。因此需要城建檔案管理部門與各部門加強溝通，共享檔案信息，并做好宣傳工作，促使各部門及時將檔案傳遞給檔案管理部門，便于其中進行管理，避免出現(xiàn)檔案遺漏或丟失的問題。

2.3 提升城建檔案管理信息化水平

通過對信息技術的應用，能夠促使城建檔案管理工作更加高效開展，讓城建檔案資料信息變得更加安全、準確和完整。一方面，需要聘請專業(yè)系統(tǒng)供應商開展管理系統(tǒng)程序與軟件編制工作，主動引進國內外的先進做法，跟上時代發(fā)展的角度，不斷對管理系統(tǒng)作出升級與改造[3]。另一方面，要加大對黑客與病毒入侵的防范力度，對檔案資料開展非法竊取與刪改等，并通過對安全鑰匙、防火墻技術和加密算法等技術的應用，讓其行為得到限制，并對其活動實行自動分析與監(jiān)測，達到提升數(shù)字化城建檔案安全性的目的。

2.4 加大城建檔案開發(fā)利用力度

城建檔案的規(guī)范化管理，主要目的是讓各種檔案資料得到充分利用，將城建檔案已有的價值真正體現(xiàn)出來。在開展城建檔案管理工作的時候，為了保證其規(guī)范化，需要采取以下措施：首先，應該具備主動服務的意識，注重提升城建檔案資料信息利用的深度與廣度。其次，要想滿足市場經(jīng)濟發(fā)展的需求，應該做到將城建檔案館對外開放，不過前提是不能對國家與單位的利用造成損害，嚴格做好檔案保密工作，禁止隨意公開相關信息。最后，各層級城建檔案管理部門需要具備重點核心檔案，通過提升城建檔案利用率，可以為城建檔案的規(guī)范化管理創(chuàng)造良好條件。

2.5 提升檔案管理人員綜合素質

城建檔案管理部門需要注重人才培養(yǎng)工作，定期開展對檔案管理人員的培訓工作，提升他們的計算機等操作能力，督促其認真學習先進檔案理論知識，為提升城建檔案管理規(guī)范化水平奠定良好的人才基礎[4]。可以通過舉辦講座、論壇等形式的研討會，讓檔案管理人員可以及時掌握相關動態(tài)信息，確保檔案管理人員綜合素質得到提升，真正轉變自身思想理念，提高對城建檔案規(guī)范化管理的重視程度，嚴格按照檔案管理制度辦事。城建檔案管理部門要考核評價體系中納入管理人員實際狀況，將其工作績效直接和獎金、升遷等掛鉤，調動檔案管理人員工作積極性。

3 結語

總之，新時期為城建檔案管理工作提出了更高的要求，需要我們在思想上引起高度重視，充分意識到城建檔案規(guī)范化管理的重要性。對此我們要不斷增加在城建檔案管理工作中的資金投入，建立完善的檔案管理制度，提升檔案管理人員綜合素質與專業(yè)能力，確保城建檔案管理工作規(guī)范化、科學化水平得到提升。此外，我們還要充分發(fā)揮出現(xiàn)代信息技術的作用，為城建檔案的收集、存儲和利用等創(chuàng)造良好條件，為城市的建設與發(fā)展打牢更為堅實的基礎。

參考文獻

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[3]汪鈴涵.新時期如何創(chuàng)新城建檔案管理工作[J].建材與裝飾，2018，（26）：159-160.

[4]劉雅慧.加強城建檔案管理信息化建設的對策[J].中外企業(yè)家，2013，（19）：144-145.