計算機信息技術在文書檔案管理中的應用

邱紅

摘 要：文書檔案是指過去的上到皇家官宦下到黎明百姓和現在的國家機關、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀錄。因為有了它，我們才可以根據需要查詢、了解到很多的未知的疑惑解析和問題的答案。在現如今的世界發展之中，信息化是其主要的推動力。不過，還不夠重視，發展不足，此文中對文書檔案管理信息化的不足與現狀進行了分析，并提出了相應的對策與建議。

關鍵詞：文書檔案；信息化管理；現狀與不足

隨著現在互聯網、電子計算機的發展，尤其是在已經來臨的云計算技術的廣泛應用和大數據來臨的時代，一個史無前例的產業革命、信息革命與管理革命正在悄悄的發展，并對經濟社會與時代的發展有著深刻的影響，隨著互聯網、計算機的廣泛應用，提升文書檔案管理水平也已經成為一種趨勢，將原有的人工操作轉化為計算機操作，這樣不僅降低了檔案管理的失誤率，同時提高了檔案管理的效率，并且提高檔案分類和使用等方面的技術水平。

1 計算機信息技術在文書檔案管理中的重要作用

文書檔案信息化就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代計算機信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程，換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程，計算機信息技術為此過程提供了技術支撐，尤其是數據庫技術的應用，就可以很容易的完成數據信息的冗余消除、信息檢索、存儲以及信息共享工作，一旦建立了用于管理檔案信息的統一數據庫，就可以使其充分發揮計算機具有的密集存儲以及快速檢索功能，不僅能進一步提高文書檔案信息的保密性，還能大大提高文書檔案管理工作效率。這是一個長期發展的過程，在這過程中要不斷地采用現代計算機信息技術裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現代化水平。

2 當前計算機信息技術在文書檔案管理中存在的主要問題與不足

2.1 未及時轉變管理觀念

我國目前在管理的工作上有著未能轉變管理觀念的問題。管理人員在傳統管理模式中，缺乏對管理的明確的概念，一般不能單獨對工作進行考慮，而是把其他的工作與文書檔案管理相結合。然而時代是不斷向前發展的，在如今高速發展的社會里，傳統的理念不能使現代的發展與之相適應，并且管理的影響會愈來愈大，對傳統理念的堅持顯然是很不妥的。

2.2 文書檔案管理制度不健全

在現如今的文書檔案工作中仍然有不健全的管理制度的問題出現。管理中應當秉持無規矩不方圓的理念，管理制度是否健全，對管理工作是否高效有決定性的作用。但是目前還是存在不健全的制度管理的問題，造成了管理無法有序的進行，對文書檔案管理工作有很嚴重的影響。

2.3 文書檔案管理模式較為落后

目前很多文書檔案管理都還是把計算機當著是一種被動的輔助工具，大部分的工作仍然靠的手工管理模式，傳統的手工檔案模式往往是以檔案信息為核心，工作對象不是現有的檔案信息，而是一些文件形式的紙質材料，計算機這一有利的工具并沒有得到充分的發揮，尤其是在檔案數據庫管理方面。

2.4 不夠重視這方面專業人才的培養

管理中較低的管理人員的素質問題，主要有下面兩個原因造成：一、不扎實的專業知識，目前都有不專業的管理人員在文書檔案管理中工作，這些人員沒能在求學期間對專業知識進行系統學習；二、實際應用能力較差，新加入的管理中的人員，在工作之前能有相關的實際操作能力，工作之后，就會出現有關人員實際的應用能力不足。

3 提升計算機信息技術在文書檔案管理中的對策與措施

3.1 進一步提高認識，高度重視文書檔案信息化建設工作

現代的信息化建設對文書檔案管理來說，怎么對其強調都不過分，因為信息化和文書檔案管理有很多的內在聯系。所以，各級的領導班子都要高度的重視文書檔案管理信息化建設工作，真的做到親自指導、親自部署狠準穩的抓住文書檔案的信息化建設。

3.2 進一步加強學習，實現人員專業化和現代化的有機結合

現代化的人力資源是文書檔案實現辦公自動化的有力保證，由于傳統模式實行時間較長，短時間內難以迅速轉換為現代化辦公自動化模式，要轉變這一局勢，就必須讓文書檔案管理人員認清形勢，加強自身的責任意識和憂患意識，與時俱進，既要牢牢掌握傳統模式中有效的檔案文書管理方法、理論、和原則等精華內容，又要緊跟時代步伐，掌握好計算機或數據通信技術，真正實現文書檔案管理人員的專業化和現代化的有機結合。

3.3 進一步增強法規意識，有效地提高文書檔案管理的安全性

依法合規、安全運行在如今的依法治國的今天，也是對文書檔案管理的必然要求與保障。所以，要做好基礎的網絡設施建設與管理工作把文書檔案管理常抓不懈，利用一些專業軟件對電子文件文書檔案進行加密處理，并使得內外網得到妥善隔離，保證辦公自動化網絡的安全性和保密性；同時利用計算機技術中的備份和驗證措施，以免電子文件丟失和失真，利用微縮技術將帶有手跡、蓋有印章或者字跡模糊的文書檔案轉變為圖像性質的電子文件，有效的防止電子文件文書檔案被任意篡改，從而保證了電子文書檔案的原始性和文件內容的原貌，有效的提高了文書檔案的保存期。總之要時刻記住反腐倡廉的法規和要求，時刻的去提醒自己，要對家人與自己負責，對單位負責，對國家負責，做遵紀守法、有責任心的人是另一方面。因此金融安全、網絡安全、國家經濟安全息息相關。并且，學會依照法律辦事是很重要的。用規范科學的方式將各項工作推進，加強建設、立好規矩、做好人、辦好事。

3.4 進一步加強借力發展，為文書檔案管理信息化建設提供有力的支撐

鑒于我國目前優秀的人才在文書檔案管理的隊伍中較少，不足的綜合能力等的事實，要學會挖掘專業的人才，培養出檔案管理信息化的復合型人才，通過一些有力的措施與策略，學會借力發展是一方面，向領導借力、向政府部門等借力、向專家學者借力，在另一方面還可以向已經得到結果的信息化成果借力，充分利用由歷史積累形成的文書檔案管理的成果，向管理借力，形成有文書檔案管理行業的特點和結構。

4 總結

在信息化社會，利用計算機信息技術管理檔案已成為現代檔案管理不可或缺的重要組成部分，文書檔案管理工作面臨著全新的挑戰，將計算機技術應用到文書檔案管理中，它是根據國家有關標準，對檔案內容進行分析、加工和組織處理，并最終轉入計算機存儲的形式和過程。信息化時代背景下，要積極探索文書檔案管理信息化的新模式和新手段，加快文書檔案管理的現代化建設，努力實現計算機技術在各個文書檔案管理環節中的應用，是當前文書檔案管理的最重要的任務和目標。

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