執(zhí)法單位文書檔案管理效率的改善措施

段冬杰

摘 要：很多執(zhí)法單位的發(fā)展歷程和發(fā)展記錄都記錄在文書檔案之中。作為執(zhí)法單位檔案管理中重要的組成部分，文書檔案管理對(duì)于執(zhí)法單位而言有著極其重要的意義和作用。本文就提升執(zhí)法單位文書檔案管理效率進(jìn)行探索和研究，尋求有效改善方案。

關(guān)鍵詞：執(zhí)法單位；文書檔案；管理效率

文書檔案管理已經(jīng)不是一個(gè)新的話題，任何單位都有著十分豐富的檔案資料，執(zhí)法單位更是記錄了本單位黨務(wù)，行政執(zhí)法等等各類活動(dòng)。在維護(hù)人民利益，維護(hù)社會(huì)和諧方面有著必不可缺的作用。關(guān)于執(zhí)法單位的文書檔案管理工作，筆者認(rèn)為依舊存在著一定的不足之處。本文就執(zhí)法單位文書檔案管理工作之中的一些問題進(jìn)行具體分析，以求獲得一些解決方案。

1 文書檔案管理的問題

筆者通過多年的觀察分析發(fā)現(xiàn)，執(zhí)法單位文書檔案管理工作雖然有了一定的改進(jìn)，但是，依舊存在著管理人員能力得不到保證、管理制度依舊存在欠缺、整理環(huán)節(jié)不規(guī)范、檔案編研工作不到位等問題。

1.1 管理人員能力得不到保證

在實(shí)際工作中，很多執(zhí)法單位檔案管理人員都并非專業(yè)的文員，沒有專業(yè)的檔案編輯管理知識(shí)，現(xiàn)代化知識(shí)管理理念欠缺，這個(gè)問題也是執(zhí)法檔案管理工作之中的老問題了。文書檔案管理顧名思義就是對(duì)執(zhí)法單位的檔案進(jìn)行整理，歸檔。這個(gè)工作是十分枯燥乏味的，沒有任何創(chuàng)新性，使得管理人員的工作興趣低下，很多年輕人對(duì)于這種工作也是很難接受的，這就導(dǎo)致了管理人員老齡化現(xiàn)象不斷加深，文書檔案管理得不到創(chuàng)新。同時(shí)，文書檔案管理人員的工作地位不高，很多時(shí)候沒有一定的實(shí)際權(quán)力，這也就導(dǎo)致了文書檔案管理效率低下，阻礙嚴(yán)重。

1.2 管理制度依舊存在欠缺

就執(zhí)法單位文書檔案管理工作而言，單位文書與檔案管理工作聯(lián)系并不密切，實(shí)行文書崗位與檔案管理崗位的工作人員沒有得到統(tǒng)一的培訓(xùn)，服從意識(shí)較差，不能夠很好地符合管理的要求。另外，文書崗位人員的管理制度也依舊不明確。因?yàn)槲臅鴻n案編輯管理工作本就是一個(gè)無法確定量的工作，很多時(shí)候，工作人員只是打卡上班，不能夠全身心的投入到工作之中，這也就導(dǎo)致了執(zhí)法單位的文書檔案歸檔工作效率低下。

1.3 整理環(huán)節(jié)不規(guī)范

單位的文書檔案管理工作是收集整理的工作，這不僅僅是需要依靠在職文員的，還需要依靠執(zhí)法單位各個(gè)部門都能夠進(jìn)行有序的配合。但是很多時(shí)候，員工對(duì)日常工作中產(chǎn)生的文書資料進(jìn)行長久的堆放，然后再一起去歸檔，這就給單位的文書檔案管理工作帶來了困難。另外，文書檔案編輯人員與其它部門人員區(qū)別辦公，溝通極其不方便，這樣會(huì)導(dǎo)致文書檔案管理編輯部門的工作變得十分麻煩，很多檔案只能歸檔部分，待相關(guān)工作完結(jié)后才能補(bǔ)齊，這給文書檔案編輯管理工作帶來了極大的不便。

1.4 檔案編研工作不到位

筆者通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案編研工作依舊不夠優(yōu)化。檔案管理工具的開發(fā)于利用都相對(duì)較低。專業(yè)化人才體系建設(shè)不到位。單位檔案管理工作未能充分利用編研手段，無法細(xì)化檔案種類，進(jìn)行檔案的一體化管理。很多時(shí)候，事業(yè)單位的檔案都是成堆的，檢索效率依舊較為低下，不能夠給人一種一目了然的感覺。此外，事業(yè)單位的檔案也是十分繁瑣的，檔案歸檔、分類都離不開每一個(gè)員工的努力和細(xì)致，這給事業(yè)單位的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。另外，新老編研格式的不統(tǒng)一也給后期的檔案總結(jié)工作帶來了巨大的問題，造成了巨大的資源浪費(fèi)和人力物力的浪費(fèi)。

2 文書檔案管理效率低下的解決方案

很多時(shí)候，文書檔案管理工作效率低下是可以避免的，筆者認(rèn)為可以通過加強(qiáng)各種制度的制定和各種標(biāo)準(zhǔn)化模式的制定，來提高執(zhí)法單位文書管理效率。以下，筆者通過大量的文獻(xiàn)調(diào)查和思考，探尋出幾種具體解決方案以供參考。

2.1 提升管理人員能力，內(nèi)提外招

筆者認(rèn)為，想要從根本上提升執(zhí)法單位文書檔案管理工作效率就必須提升內(nèi)部人才的專業(yè)素養(yǎng)。很多時(shí)候，執(zhí)法單位的內(nèi)部檔案管理人員并非文員專業(yè)，這給工作的推進(jìn)帶來了阻礙。執(zhí)法單位可以進(jìn)行外招，一方面可以有效地防止老年化，另外一方面，引進(jìn)先進(jìn)的文書檔案管理方案和策略，能夠有效地提升文書檔案管理效率。文書檔案管理工作雖然較為枯燥，但是采用輪班制或者輪換制，員工也是能夠接受的。在進(jìn)行人員招聘的時(shí)候，可以側(cè)重于傾向這一專業(yè)的人才，并且需要具備一定耐心和良好心理素質(zhì)的人才。定期對(duì)于本單位入職檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)或者是檔案管理培訓(xùn)，不斷提升員工實(shí)力。

2.2 建立科學(xué)的管理機(jī)制，提升信息化程度

建立一套科學(xué)合理的檔案信息化管理制度對(duì)于檔案管理工作是十分必要的。要讓每一個(gè)人分配到具體的工作和目標(biāo)。一定要加強(qiáng)檔案管理的制度建設(shè)，追責(zé)到個(gè)人，只有這樣，員工才能夠更為積極主動(dòng)的工作。信息化時(shí)代下，檔案管理需要集中統(tǒng)一管理。不能像以往一樣分散在各處進(jìn)行管理。可以將各個(gè)部門的檔案資料上傳到統(tǒng)一檔案資料庫之中，如果有需要再從資料庫之中進(jìn)行調(diào)閱查詢。這樣更加方便了檔案的管理，也減少了人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。要加強(qiáng)集中管理力度，建設(shè)一個(gè)系統(tǒng)，避免重復(fù)浪費(fèi)，提升中央系統(tǒng)的軟硬件能力。

2.3 優(yōu)化文書檔案的整理環(huán)節(jié)

執(zhí)法單位文書檔案管理工作追其本質(zhì)就是收集與整理的工作。只有加強(qiáng)收集的效率和能力，才能夠更好地提升整理的能力。筆者認(rèn)為，可以建立文書檔案管理工作群，將所有節(jié)約檔案的人員拉近群里，加強(qiáng)各方面的實(shí)時(shí)溝通，方便文書檔案管理工作的高效進(jìn)行。同時(shí)，文書檔案管理工作可以與其他部門積極配合，在進(jìn)行溝通的同時(shí)將文書檔案劃分到具體的范圍，這樣也能夠方便其他部門人員及時(shí)進(jìn)行歸檔工作。同時(shí)，針對(duì)于檔案外借或者登記的情況，執(zhí)法單位可以制定明確的規(guī)定，檔案外借第一時(shí)間歸還，不得集中歸還，不得進(jìn)行堆放。這樣，檔案的收集工作也就能夠變得輕松了。執(zhí)法單位對(duì)于檔案要在第一時(shí)間進(jìn)行歸檔，二次使用必須進(jìn)行登記，不得口頭外借，口頭登記。做到證到，檔案到。

2.4 標(biāo)準(zhǔn)化登記，做好編研工作

要想有效的提升檔案管理工作效率，做好編研工作是檔案管理的基礎(chǔ)。無論是未來的信息化檔案管理平臺(tái)的建設(shè)還是前期檔案的總結(jié)管理，都一定要有一個(gè)具體的模板進(jìn)行管理。只有這樣才能夠做到高效率利用。例如可以采用固定框架，增加檢索方式，這樣才能夠讓執(zhí)法單位的工作人員更加方便的進(jìn)行檔案的調(diào)動(dòng)使用。同時(shí)，細(xì)化檔案種類、檔案目錄也能夠很好的促進(jìn)檔案管理工作高效進(jìn)行，這樣不僅能夠讓管理者一目了然，同時(shí)還能夠進(jìn)行集體編輯，集體整改，大大的提升了檔案管理效率。利用編研手段，能夠使得檔案管理工作變得更加方便和容易。尤其是在執(zhí)法單位，檔案十分繁瑣，只有將檔案歸好檔，做好分類，才能夠讓使用者快捷的尋求到自己所需要的文件。這也需要檔案管理工作者不厭其煩的做好細(xì)化，分類，管理，更改，只有不斷地更新才能夠更好地進(jìn)行檔案的利用和管理。

3 結(jié)束語

總而言之，要想提高執(zhí)法單位文書檔案的管理效率，必須從思想，從行動(dòng)，從制度上做到徹底規(guī)范，做到標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。只有這樣，才能夠推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，進(jìn)一步推動(dòng)檔案統(tǒng)一管理工作，才能夠使得檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

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