基層國土資源檔案數字化前整理的實踐與淺析

劉慧娟

隨著經濟與技術的飛速發展，國土資源檔案管理已經由紙質時代向數字化時代邁進，逐步實現了從檔案實體管理向檔案信息管理、從紙質檔案存儲保管向檔案信息利用服務的轉化。國土資源檔案專業性強，它承載著國土資源系統的過去，為現在工作所利用，更能美好地規劃自然資源的未來。檔案數字化前整理是數字化過程中一個非常重要的前端環節，是數字化高質量的重要保證。現對國土資源檔案數字化前整理結合工作實際進行淺析。

自2014年起，我局開始大規模開展庫存紙質檔案數字化工作，通過系統化科學化建設，全面實現了檔案查閱網上申請、在線審批、對點提供和線下查借閱相結合，為全區國土資源管理工作的順利開展及社會各界對業務檔案的正當需求提供了優質、高效、便捷的服務，被評為山東省“檔案工作科學化管理先進單位”。檔案數字化前整理是以紙質檔案為工作對象，既要遵循傳統紙質檔案整理的特點，保留以往管理痕跡和檔案實體內部的邏輯秩序，也要與數字化管理、存儲、轉換及利用等需求相銜接，保證數字化成品的品質，因此，數字化前的紙質檔案整理直接決定了數字化加工成果的質量。針對國土資源專業檔案量大但相對規范的特點，我們提前謀劃，在事前、事中、事后各個環節控制和協調，保證數字化加工成果的高質量。

1 事前考察，預設問題，準備充分

1）及早著手，考察學習，預設問題，拿出方案。通過外出考察學習，汲取經驗教訓，預設問題。如：數字化前檔案及數字化成果的安全保密問題、數字化前檔案整理問題的糾正及技術處理、數字化成果的質量及掛接等問題一一羅列，拿出解決方案。

2）組織培訓。組織專職檔案管理員、各科室兼職檔案員和數字化施工操作人員，到檔案局專門學習檔案數字化工作注意事項、技術處理、安全防護、工作流程等，有效保障了檔案數字化工作的有序開展。

3）專門設置安全作業地點，在作業點安裝攝像頭，對工作場景進行全時錄像，專人監管，有效防止了檔案數字化過程中實體檔案丟失損壞、泄密等情況的發生。

4）建立健全《數字化檔案工作制度》、《人員管理制度》、 《數字化現場管理制度》、《保密制度》等，規章制度的完善保證了檔案數字化前檔案整理工作的規范化。

2 事中全程跟蹤，問題及時解決

1）按照“邊整理、邊修改、邊錄入、邊使用”的原則，既保證了數字化前檔案整理的質量和安全保密性，又保證了檔案查閱、借閱等正常工作的有序進行。專職檔案員、檔案產生科室兼職檔案員交替靠上，隨時與施工操作人員保持溝通，有問題能夠既時發現、既時解決。

2）數字化前檔案整理中存在的主要問題。在對數字化前紙質檔案以卷盒為單位逐卷逐件進行檢查核對時，發現存在的主要問題有：紙質目錄中與實際檔案信息不符，如跳條、缺條、題名不正確，責任者、文號、成文時間不準確等，這些問題的存在，直接關系到檔案檢索的效率和準確性，如果不加糾正、錯誤錄入，會導致數字化檔案利用時檢索不到，降低利用效率；案卷存在跳頁、重頁、執法監察檔案中衛片現狀圖后期插入未編號等編頁問題，如果使用中出現檔案遺頁問題，會難以及時發現；原始檔案有破損、字跡擴散等現象，特別是80年代的檔案，受入庫時間長，保管條件不善，以及所用紙張和書寫筆不規范等影響，較少數檔案存在；原始檔案由于人為疏忽，在檔案中混入訂書釘、曲別針、大頭針等金屬氧化物，生銹的檔案裝訂物已經對檔案造成了損害，極少數檔案存在；執法監察檔案中存在衛片圖斑號不同，被處罰單位是同一單位，造成的同卷等易混淆問題。

3）數字化前檔案整理問題的糾正及技術處理。由于國土資源檔案的專業性很強，各科室對卷宗內資料排序的具體要求各不相同，為了提高整理的準確性，我們提前與檔案產生科室對接，檔案產生科室派兼職檔案員在時間段內靠上，采取不同的處理方式解決實際問題。紙質目錄中與實際檔案信息不符，如跳條、缺條、題名不正確等情況的，采取更正后紙質目錄重制的方法；對責任者、文號、成文時間不準確等情況，進行修改紙質目錄；如果頁碼混亂是由于早期裝訂錯誤造成的，則按正確頁碼順序對實體檔案重新調整；如果確認是檔案頁碼錯誤，根據 ?紙質檔案數字化技術規范? 等的要求，對整卷檔案重新編制新的頁碼，紙質目錄重制；檔案存在破損、污染等情況的做好備考記錄，同時對檔案進行技術修復；對字跡褪變擴散的檔案進行穩定恢復；原始檔案內有訂書釘、曲別針、大頭針等金屬氧化物的，予以剔除，但不得對檔案原件造成損害；執法監察檔案中存在衛片圖斑號不同，被處罰單位是同一單位，造成的同卷等易混淆問題的處理：通過與檔案科室的有效溝通，弄清該宗地系違法占地時間不同，造成衛片圖斑相鄰，但屬同一公司的情況，而且在執法監察工作中省廳是按照衛片圖斑號進行調卷檢查的現狀，遵循“保持文件之間的歷史聯系”、“必須便于保管和利用”的原則，兩卷都予以保留，對于類似情況，進行原卷、電子目錄、檔案盒、檔案數據庫掛接時專門備注和標注，以便于區別使用。

4）施工單位綜合自檢。施工單位在將檔案實體、紙質檔案目錄、電子檔案目錄及電子圖像數據等送交檢查驗收前，對加工成果進行自檢，自檢有效地提高了數字化前檔案整理的準確率。

3 事后嚴把成果驗收關

成立專門的檔案驗收工作小組，對數字化前紙質檔案技術處理不規范、發現的問題未及時糾正、裝訂不標準、電子掃描件模糊、錯掃、漏掃、變形等發現的問題，及時提出整改意見，督促施工單位盡快解決。派專人不定時抽查，每周一次大檢查，分批次對數字化前檔案及數字化成果進行嚴格審核驗收。

通過對檔案數字化前整理的事前、事中、事后全方位、全程的管理，層層把關，從源頭上保障了檔案數字化成果的高品質，為國土資源檔案信息完整準確地傳遞共享，方便快捷地利用，打下了堅實的基礎。

隨著國家機構改革的落地，多部門職責整合到新的自然資源部，統籌地山水林田湖草礦系統治理，統一行使全民所有自然資源資產所有者職責，意味著多部門檔案資源的整合、新檔案種類形式的產生。圍繞黨的十九大報告提出的“在本世紀中葉建成富強民主文明和諧美麗的社會主義現代化強國”重大戰略目標，檔案作為信息的重要載體，必然要應勢而動、乘勢而為，加快檔案工作轉型升級，逐步實現以信息化為核心的檔案管理現代化，實現檔案的現代化社會服務功能，呈現在利用者面前的數據將由“檔案”逐步變化為“信息”與“大數據”。

總之，檔案數字化前整理是一項長期而又復雜的任務。在新時代，自然資源的蘭臺人立足當前、放眼未來，把握巨大的發展空間和機遇，將既有的知識技術體系及時融合創新，一定會在新征程中勇立潮頭、大有作為。

參考文獻

[1]張學干，劉虎，馬學剛.淺談紙質檔案數字化前整理中的問題及處理方法[J].山東檔案，2017（2）.