如何做好企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作

林燕

摘 要：對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，會(huì)計(jì)檔案管理工作是非常重要的，可以真實(shí)的反應(yīng)企業(yè)現(xiàn)階段的財(cái)政收入以及支出的具體情況，企業(yè)應(yīng)該給予充分的重視，保證會(huì)計(jì)工作展開的合理性以及有效性。隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行模式也應(yīng)該積極的做出改變，從而使企業(yè)達(dá)到長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展的目的，會(huì)計(jì)檔案管理工作已經(jīng)成為了現(xiàn)階段企業(yè)運(yùn)行的重點(diǎn)工作之一。就現(xiàn)階段企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理工作的展開情況來(lái)看，還有很多的不足之處，需要企業(yè)對(duì)其進(jìn)行不斷的完善。基于此，本文對(duì)如何做好企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行了較為詳細(xì)的分析，并且給出了筆者自己的看法[1]。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；會(huì)計(jì)；檔案管理；加強(qiáng)措施

現(xiàn)階段，我國(guó)很大一部分企業(yè)的會(huì)計(jì)管理工作在實(shí)際展開的時(shí)候，往往會(huì)出現(xiàn)一定的問(wèn)題，企業(yè)的相關(guān)管理人員要對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理工作重視起來(lái)。

1 企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的新特點(diǎn)

對(duì)于傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案來(lái)說(shuō)，對(duì)檔案進(jìn)行管理主要是對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿以及財(cái)務(wù)報(bào)告會(huì)上的相關(guān)資料進(jìn)行整合以及管理，所涉及到的內(nèi)容較為龐雜，并不容易對(duì)其質(zhì)量進(jìn)行精準(zhǔn)控制。對(duì)于會(huì)計(jì)工作來(lái)說(shuō)，記錄反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)成為了其工作的主要內(nèi)容[2]。目前，會(huì)計(jì)的工作模式有了很大的轉(zhuǎn)變，電算化的覆蓋程度變得越來(lái)越高，會(huì)計(jì)檔案的管理形式也已經(jīng)發(fā)生了一定程度的變化，這是可以預(yù)料的。會(huì)計(jì)人員的日常核算工作主要體現(xiàn)在會(huì)計(jì)檔案的調(diào)度以及查詢上，現(xiàn)在，這些工作都可以在計(jì)算機(jī)上來(lái)完成，給會(huì)計(jì)工作的展開帶來(lái)了很大的方便。

1.1 會(huì)計(jì)檔案存在形態(tài)的多樣化

對(duì)于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的管理工作來(lái)說(shuō)，在實(shí)際工作展開的時(shí)候，不僅會(huì)涉及到電算化的辦公形式，在一部分企業(yè)當(dāng)中仍然會(huì)涉及到紙質(zhì)計(jì)算或者人工計(jì)算。不同形式的計(jì)算方法所體現(xiàn)出的效果也有很大的差別，并且不同的會(huì)計(jì)檔案要對(duì)其進(jìn)行備份處理，保證會(huì)計(jì)檔案信息的安全性以及完整性[3]。

1.2 會(huì)計(jì)檔案的使用變得更加快捷

傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案所涉及到的數(shù)量相對(duì)較多，并且對(duì)其進(jìn)行處理的時(shí)候會(huì)涉及到許多繁雜的步驟，很難在短時(shí)間內(nèi)將其完成，再加上紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案所占用的空間相對(duì)較大，并不容易對(duì)其精準(zhǔn)性進(jìn)行控制，這也是紙質(zhì)檔案整理時(shí)所遇到的最大障礙。現(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)技術(shù)的覆蓋范圍已經(jīng)非常廣泛，在實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中取得了較為理想的效果，這是傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理形式所達(dá)不到的，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代信息實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)的共享，在很大程度上方便了日常會(huì)計(jì)檔案信息的查詢。

1.3 電子會(huì)計(jì)檔案的保管方式簡(jiǎn)單

對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案來(lái)說(shuō)，不僅具有實(shí)時(shí)共享信息以及高效利用信息的特點(diǎn)，同時(shí)，電子會(huì)計(jì)檔案的方法較為簡(jiǎn)單，電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)主要是利用計(jì)算機(jī)設(shè)備來(lái)進(jìn)行檔案的修改以及存放，并不需要消耗大量的人力以及物力就可以實(shí)現(xiàn)，電子檔案不會(huì)根據(jù)時(shí)間的改變以及空間的限制而受到影響，可以將其永久保存，在很大程度上解決了占用空間以及文件丟失的問(wèn)題[4]。

2 企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作的流程

對(duì)于一個(gè)運(yùn)行過(guò)程中企業(yè)來(lái)說(shuō)，會(huì)計(jì)檔案管理工作主要包括檔案接收、立卷以及管理等等幾個(gè)方面，通常情況下，檔案管理工作主要是在每年的第一季度展開，所接收的檔案材料必須交由交接的雙方進(jìn)行分別清點(diǎn)，只有保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性以及完整性之后，才能夠進(jìn)行檔案清單的轉(zhuǎn)移，這樣更加方便了檔案的信息管理以及查詢。在檔案管理工作展開以后，要注意保證檔案信息工作的完整性以及精準(zhǔn)性，這是非常重要的一點(diǎn)，對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，在對(duì)其進(jìn)行保存的時(shí)候，要注意對(duì)保存的環(huán)境進(jìn)行把握，避免將紙質(zhì)檔案置放方在潮濕的環(huán)境當(dāng)中，同時(shí)還要對(duì)檔案的安全性進(jìn)行精準(zhǔn)的把握，做好相應(yīng)的防火防盜工作。在進(jìn)行檔案檢查的時(shí)候，要注意對(duì)細(xì)節(jié)進(jìn)行精準(zhǔn)的檢查，如果發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案有損壞或者殘缺，要在第一時(shí)間對(duì)其進(jìn)行修補(bǔ)，以免影響后續(xù)檔案的使用[5]。除此之外，相關(guān)人員在進(jìn)行檔案查閱的時(shí)候，必須要進(jìn)行登記，保證檔案的的借閱去向，一旦發(fā)生檔案缺失可以對(duì)其進(jìn)行精準(zhǔn)的查找，并且在對(duì)檔案進(jìn)行借閱的時(shí)候，一定要出示有效的證件，無(wú)法出示相關(guān)證件的人員，會(huì)計(jì)檔案一律不能外借。對(duì)于大多數(shù)的會(huì)計(jì)檔案來(lái)說(shuō)，都是有一定期限限制的，通常的保存期會(huì)在30年左右，一旦過(guò)了檔案的保存期，會(huì)計(jì)檔案就失去了自身的價(jià)值。并且根據(jù)我國(guó)相關(guān)法律規(guī)定，財(cái)會(huì)檔案在保存期滿的時(shí)候應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行銷毀，以免與其它的檔案進(jìn)行混淆。對(duì)于這一類檔案來(lái)說(shuō)，相關(guān)單位應(yīng)該對(duì)檔案中所涉及到的相關(guān)銜接進(jìn)行精準(zhǔn)的調(diào)查以及處理，直到確定所有環(huán)節(jié)事件都已經(jīng)處理妥當(dāng)之后，再將檔案銷毀。

3 做好企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作的措施

3.1 制定完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度

為了保證會(huì)計(jì)檔案管理工作的有序展開，就要制定完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度以及安全保密制度，這些都是企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作展開的根本，同時(shí)這也使得相關(guān)檔案的管理人員在實(shí)際工作展開的時(shí)候有較為全面的依據(jù)，從而更加促進(jìn)了檔案管理工作的展開。

3.2 檔案硬件設(shè)備齊全

在進(jìn)行企業(yè)檔案管理工作的時(shí)候，硬件設(shè)備的整體質(zhì)量也是非常重要的，現(xiàn)階段，企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理工作已經(jīng)全面進(jìn)入到了計(jì)算機(jī)電力管理的時(shí)代，硬件設(shè)備是非常重要的檔案有效管理前提，為了保證企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的整體安全，應(yīng)該配備一定的防火以及防盜設(shè)施，例如滅火器以及防盜門等等。辦公室應(yīng)該有較為全面的硬件設(shè)施作為辦公的基礎(chǔ)，通常情況下，應(yīng)該配備計(jì)算機(jī)，復(fù)印機(jī)以及掃描儀等等，這些必須要有的硬件設(shè)備。除此之外，企業(yè)還應(yīng)該積極的引用先進(jìn)的管理手段以及管理方式，我國(guó)在科學(xué)技術(shù)方面有竟有了很大的進(jìn)步，但是在檔案的管理方面還有很多需要提高的地方，我國(guó)企業(yè)可以積極的向西方國(guó)家先進(jìn)的管理模式學(xué)習(xí)。還應(yīng)該提升現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用的程度，使會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理傳輸實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化以及電子化，從而促進(jìn)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。

3.3 建立起健全的會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制

為了有效的保證企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的完整性以及真實(shí)性，就必須建立起長(zhǎng)效的管理機(jī)制，結(jié)合企業(yè)現(xiàn)階段發(fā)展的實(shí)際情況，根據(jù)相關(guān)會(huì)計(jì)管理檔案的相關(guān)法律來(lái)進(jìn)行專業(yè)人員的培訓(xùn)，對(duì)于一個(gè)企業(yè)而言，專業(yè)技術(shù)人員的自身素質(zhì)是非常重要的，企業(yè)的高層管理人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，企業(yè)應(yīng)該建立起完善的人才招募以及人才培訓(xùn)管理的體制，這樣更加有利于企業(yè)未來(lái)的整體發(fā)展。提高企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理人員的整體專業(yè)水平不可能在短時(shí)間完成，企業(yè)應(yīng)該制定出較為完善的長(zhǎng)期人才培養(yǎng)計(jì)劃，使企業(yè)的相關(guān)人才缺口得到補(bǔ)充，從而更進(jìn)一步的完善企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的機(jī)制。

4 結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，會(huì)計(jì)檔案可以清晰的反應(yīng)企業(yè)在一段時(shí)間之內(nèi)的財(cái)務(wù)支出以及收入情況，這對(duì)于企業(yè)的運(yùn)行來(lái)說(shuō)是非常重要的，只有實(shí)時(shí)了解企業(yè)整體的經(jīng)濟(jì)實(shí)力以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展的走向，才只能使企業(yè)做出更加重要的決策，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)自身的價(jià)值。企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理工作在我國(guó)已經(jīng)誕生了很長(zhǎng)一段時(shí)間，但是在過(guò)去的很長(zhǎng)一段時(shí)間當(dāng)中，此項(xiàng)工作并沒(méi)有得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，其中的原因有很多，但主要是由于很大一部分領(lǐng)導(dǎo)都將企業(yè)管理的重點(diǎn)放在了生產(chǎn)一線上，對(duì)后勤的保障部門并沒(méi)有給予充分的重視。本文對(duì)如何做好企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行了分析以及探討，希望對(duì)我國(guó)檔案管理工作的實(shí)際展開起到一定的輔助作用。

參考文獻(xiàn)

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