論知識管理環(huán)境下的企業(yè)檔案工作

李瑤 王峰

摘 要：本文在知識經(jīng)濟的背景下，闡明了企業(yè)知識管理與企業(yè)檔案工作的關(guān)系，同時指出知識管理環(huán)境下企業(yè)檔案工作的問題，并嘗試探討了二者之間的協(xié)同策略。

關(guān)鍵詞：知識管理；企業(yè)檔案；檔案工作；措施

在知識經(jīng)濟時代下，知識是企業(yè)重要的戰(zhàn)略資源，知識管理是企業(yè)生存與發(fā)展的核心競爭力。企業(yè)檔案室企業(yè)重要的知識資源，企業(yè)檔案管理是對企業(yè)檔案知識的管理活動和過程，是企業(yè)知識管理的重要內(nèi)容。

1 企業(yè)知識管理與企業(yè)檔案工作

1.1 企業(yè)知識管理

知識從形式上分為顯性知識（Explicit Knowledge）和隱性知識（Tacit Knowledge）。顯性知識指可以用規(guī)范化和系統(tǒng)化的語言進行傳播，可以用語言、文字、數(shù)字、圖表等清楚地表達，以文件、數(shù)據(jù)、檔案、圖表、影像、程序等顯示的結(jié)構(gòu)化或半結(jié)構(gòu)化的信息，也叫做編碼知識。隱性知識指物化在機械設(shè)備或隱藏在人們腦海中的知識，也稱隱含知識，是高度個人化的知識，難以表達清楚、隱含于過程和行動之中，難以規(guī)范化而不易傳遞，主要包括經(jīng)驗、技巧、訣竅、信仰、世界觀、思維模式以及員工潛能等。顯性知識屬于物質(zhì)形態(tài)的范疇，易于利用數(shù)據(jù)和IT技術(shù)進行整理和存儲，可以通過技術(shù)手段來進行管理。隱性知識屬于意識形態(tài)的范疇，難以把握、交流和共享。

知識管理就是應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)對知識資源（包括顯性知識和隱性知識資源）進行管理，以促進知識創(chuàng)新的活動，包括知識資源管理、知識技術(shù)管理以及知識思維管理三個方面。知識資源管理就是管理知識信息或與知識有關(guān)的信息以及記錄知識和信息的載體，主要管理企業(yè)內(nèi)的顯性知識資源。知識技術(shù)管理指知識管理的實踐活動，目標在于建構(gòu)一套保障知識管理活動順利進行的技術(shù)平臺。知識思維管理是管理企業(yè)內(nèi)的人力資本，包括建立協(xié)同的企業(yè)文化、協(xié)同的工作環(huán)境、協(xié)同的思維模式等，其目標是通過思想文化滲透實現(xiàn)對組織內(nèi)隱性知識的管理。

企業(yè)知識管理是對企業(yè)所擁有的的知識資源進行識別、獲取、開發(fā)、分解、存儲、傳遞的過程，通過促進知識共享，鼓勵知識創(chuàng)新，實現(xiàn)知識增值。它是將企業(yè)知識的管理滲透到戰(zhàn)略管理、市場營銷、人力資源管理、生產(chǎn)管理、企業(yè)文化建設(shè)等方面，利用企業(yè)的集體智慧來提高企業(yè)的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力，增進企業(yè)經(jīng)營績效的手段和過程。

1.2 企業(yè)知識管理與企業(yè)檔案工作的關(guān)系

企業(yè)知識管理與企業(yè)檔案工作既有聯(lián)系又區(qū)別。

它們之間的聯(lián)系表現(xiàn)在：企業(yè)檔案直接記錄并反映了企業(yè)生產(chǎn)、管理等各項活動，是企業(yè)、發(fā)展過程中形成的知識財產(chǎn)，是企業(yè)顯性知識的重要組成部分，是企業(yè)知識管理的對象；企業(yè)知識管理與企業(yè)檔案工作的最終目的都是為企業(yè)獲取利益和持續(xù)發(fā)展服務(wù)；企業(yè)知識管理離不開企業(yè)檔案管理，企業(yè)檔案管理是企業(yè)知識管理工作的有機組成部分，服務(wù)于企業(yè)知識管理工作的開展。

二者區(qū)別在于：首先從管理范圍上看，企業(yè)知識管理的范圍更廣，不僅涉及企業(yè)內(nèi)部知識的管理，還包括外部與企業(yè)活動有關(guān)知識的管理；不僅包括對可以通過編碼方式表達的顯性知識的管理，更重要的是對難以形式化、高度個體化、存在與人腦中的隱性知識的管理，即以人的主觀意志為管理對象。而企業(yè)檔案管理范圍主要是企業(yè)管理、財務(wù)、人事、生產(chǎn)、銷售等活動中產(chǎn)生的原始記錄。其次從管理內(nèi)容上看，企業(yè)知識管理重在對信息和知識的內(nèi)容的管理，即綜合利用企業(yè)內(nèi)部、外部以及組織成員的顯性和隱性知識、經(jīng)驗，通過人、技術(shù)、組織三要素的共同作用，不斷地進行知識創(chuàng)造和知識更新。企業(yè)檔案工作的側(cè)重點則在于對檔案實體的管理，無論是管理傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都需要在內(nèi)容上保持檔案信息的原始性。

2 知識管理環(huán)境下加強企業(yè)檔案工作的措施

2.1 培養(yǎng)知識型人才，提高企業(yè)檔案人員的素質(zhì)

知識經(jīng)濟是一種創(chuàng)新經(jīng)濟，檔案管理體系創(chuàng)新應(yīng)以實施知識型人才戰(zhàn)略為核心。一方面，新型的檔案管理方式要求檔案人員應(yīng)是知識型高素質(zhì)人才，而不是簡單的手工勞動者；另一方面又要求管理者能以新的方式、新的觀念全方位發(fā)掘、培養(yǎng)、選拔檔案人才，建立檔案人才庫，并不斷嘗試采用新的模式高效率地使用和激勵檔案人才，充分發(fā)揮其聰明才智，為檔案管理事業(yè)發(fā)展提供智力支持。

2.2 增強企業(yè)檔案的標準化建設(shè)

標準化是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段，是科學管理的重要組成部分。企業(yè)在標準化進程中，要把有關(guān)的科技文件材料匯總起來，進行分析研究，參照國家和上級的有關(guān)規(guī)定，制定出具體的檔案工作標準：檔案本身標準化；企業(yè)檔案整理的標準化；檔案分類排架的標準化；企業(yè)檔案服務(wù)標準化。

2.3 提高檔案信息的競爭力

企業(yè)檔案信息對企業(yè)信譽塑造、品牌推廣、商務(wù)溝通、企業(yè)形象定位等都具有重要作用。企業(yè)檔案部門要由面向企業(yè)內(nèi)部提供常規(guī)服務(wù)轉(zhuǎn)向面向市場管理而服務(wù)，依托企業(yè)中豐富的檔案信息資源，結(jié)合檔案信息化的要求，對檔案信息內(nèi)容進行篩選、提煉并通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的傳播，把企業(yè)檔案部門建設(shè)成為信息發(fā)布、管理、交流的中心，使之成為提高企業(yè)綜合競爭力的重要部門。

2.4 加強對檔案信息的編研

知識經(jīng)濟決定了企業(yè)檔案必須把提高經(jīng)濟效益服務(wù)作為工作的主旋律，檔案編研是檔案工作提供利用服務(wù)的重要手段。在日常工作中檔案人員應(yīng)及時捕捉企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的熱點，主動對所藏檔案信息進行分析、研究，并與科技人員攜手，編制出符合企業(yè)生產(chǎn)實際的、高質(zhì)量的檔案編研材料，使檔案信息轉(zhuǎn)化成有用的知識，以獲取更深層次的研究成果。

2.5 建立健全知識庫系統(tǒng)

知識庫系統(tǒng)可以將隱性知識轉(zhuǎn)變?yōu)轱@性知識加以存儲，將個人的知識庫轉(zhuǎn)變?yōu)榻M織的知識庫加以利用。知識庫是顯性知識的集合，除了所藏檔案資源以外，還要特別重視收集檔案管理人員和其他員工在工作中創(chuàng)造的知識成果以及來自利用者的信息和知識。知識庫系統(tǒng)的有效運作依賴于傳輸網(wǎng)絡(luò)和企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，運用系統(tǒng)則需要用到全文檢索、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)，企業(yè)檔案部門應(yīng)及時跟上信息技術(shù)發(fā)展的步伐，采用信息技術(shù)來完善自己的知識庫系統(tǒng)，更好地為企業(yè)管理者提供決策的依據(jù)。

2.6 強化企業(yè)檔案工作的服務(wù)功能

檔案對企業(yè)的服務(wù)應(yīng)是全方位的。企業(yè)檔案部門應(yīng)不斷創(chuàng)新觀念，調(diào)整服務(wù)思路，打破原有單一的等利用者上門的被動型服務(wù)模式，主動服務(wù)、超前服務(wù)，以及為企業(yè)提供參與競爭、圍繞企業(yè)經(jīng)濟高效運行的跟蹤服務(wù)，建立新型的優(yōu)質(zhì)服務(wù)體系，提高企業(yè)檔案工作在企業(yè)中的地位，促進檔案事業(yè)的全面發(fā)展。

3 結(jié)論

企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的基礎(chǔ)性工作，是企業(yè)的信息交流中心，對企業(yè)的發(fā)展起著舉足輕重的作用。在企業(yè)知識管理的環(huán)境下，企業(yè)檔案部門應(yīng)當引進、吸納并實施現(xiàn)代知識管理對檔案管理有提升價值的理念和技術(shù)，通過改革現(xiàn)今企業(yè)檔案管理傳統(tǒng)模式和管理策略，變被動為主動，介入企業(yè)知識管理的過程之中，發(fā)揮企業(yè)檔案部門在知識、信息管理中的優(yōu)勢，從而提高檔案部門在企業(yè)知識管理布局中的作用，為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益和社會效益服務(wù)。

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