論知識(shí)管理環(huán)境下的企業(yè)檔案工作

李瑤 王峰

摘 要：本文在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的背景下，闡明了企業(yè)知識(shí)管理與企業(yè)檔案工作的關(guān)系，同時(shí)指出知識(shí)管理環(huán)境下企業(yè)檔案工作的問(wèn)題，并嘗試探討了二者之間的協(xié)同策略。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理；企業(yè)檔案；檔案工作；措施

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，知識(shí)是企業(yè)重要的戰(zhàn)略資源，知識(shí)管理是企業(yè)生存與發(fā)展的核心競(jìng)爭(zhēng)力。企業(yè)檔案室企業(yè)重要的知識(shí)資源，企業(yè)檔案管理是對(duì)企業(yè)檔案知識(shí)的管理活動(dòng)和過(guò)程，是企業(yè)知識(shí)管理的重要內(nèi)容。

1 企業(yè)知識(shí)管理與企業(yè)檔案工作

1.1 企業(yè)知識(shí)管理

知識(shí)從形式上分為顯性知識(shí)（Explicit Knowledge）和隱性知識(shí)（Tacit Knowledge）。顯性知識(shí)指可以用規(guī)范化和系統(tǒng)化的語(yǔ)言進(jìn)行傳播，可以用語(yǔ)言、文字、數(shù)字、圖表等清楚地表達(dá)，以文件、數(shù)據(jù)、檔案、圖表、影像、程序等顯示的結(jié)構(gòu)化或半結(jié)構(gòu)化的信息，也叫做編碼知識(shí)。隱性知識(shí)指物化在機(jī)械設(shè)備或隱藏在人們腦海中的知識(shí)，也稱隱含知識(shí)，是高度個(gè)人化的知識(shí)，難以表達(dá)清楚、隱含于過(guò)程和行動(dòng)之中，難以規(guī)范化而不易傳遞，主要包括經(jīng)驗(yàn)、技巧、訣竅、信仰、世界觀、思維模式以及員工潛能等。顯性知識(shí)屬于物質(zhì)形態(tài)的范疇，易于利用數(shù)據(jù)和IT技術(shù)進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，可以通過(guò)技術(shù)手段來(lái)進(jìn)行管理。隱性知識(shí)屬于意識(shí)形態(tài)的范疇，難以把握、交流和共享。

知識(shí)管理就是應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)知識(shí)資源（包括顯性知識(shí)和隱性知識(shí)資源）進(jìn)行管理，以促進(jìn)知識(shí)創(chuàng)新的活動(dòng)，包括知識(shí)資源管理、知識(shí)技術(shù)管理以及知識(shí)思維管理三個(gè)方面。知識(shí)資源管理就是管理知識(shí)信息或與知識(shí)有關(guān)的信息以及記錄知識(shí)和信息的載體，主要管理企業(yè)內(nèi)的顯性知識(shí)資源。知識(shí)技術(shù)管理指知識(shí)管理的實(shí)踐活動(dòng)，目標(biāo)在于建構(gòu)一套保障知識(shí)管理活動(dòng)順利進(jìn)行的技術(shù)平臺(tái)。知識(shí)思維管理是管理企業(yè)內(nèi)的人力資本，包括建立協(xié)同的企業(yè)文化、協(xié)同的工作環(huán)境、協(xié)同的思維模式等，其目標(biāo)是通過(guò)思想文化滲透實(shí)現(xiàn)對(duì)組織內(nèi)隱性知識(shí)的管理。

企業(yè)知識(shí)管理是對(duì)企業(yè)所擁有的的知識(shí)資源進(jìn)行識(shí)別、獲取、開(kāi)發(fā)、分解、存儲(chǔ)、傳遞的過(guò)程，通過(guò)促進(jìn)知識(shí)共享，鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)知識(shí)增值。它是將企業(yè)知識(shí)的管理滲透到戰(zhàn)略管理、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、人力資源管理、生產(chǎn)管理、企業(yè)文化建設(shè)等方面，利用企業(yè)的集體智慧來(lái)提高企業(yè)的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力，增進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)績(jī)效的手段和過(guò)程。

1.2 企業(yè)知識(shí)管理與企業(yè)檔案工作的關(guān)系

企業(yè)知識(shí)管理與企業(yè)檔案工作既有聯(lián)系又區(qū)別。

它們之間的聯(lián)系表現(xiàn)在：企業(yè)檔案直接記錄并反映了企業(yè)生產(chǎn)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)，是企業(yè)、發(fā)展過(guò)程中形成的知識(shí)財(cái)產(chǎn)，是企業(yè)顯性知識(shí)的重要組成部分，是企業(yè)知識(shí)管理的對(duì)象；企業(yè)知識(shí)管理與企業(yè)檔案工作的最終目的都是為企業(yè)獲取利益和持續(xù)發(fā)展服務(wù)；企業(yè)知識(shí)管理離不開(kāi)企業(yè)檔案管理，企業(yè)檔案管理是企業(yè)知識(shí)管理工作的有機(jī)組成部分，服務(wù)于企業(yè)知識(shí)管理工作的開(kāi)展。

二者區(qū)別在于：首先從管理范圍上看，企業(yè)知識(shí)管理的范圍更廣，不僅涉及企業(yè)內(nèi)部知識(shí)的管理，還包括外部與企業(yè)活動(dòng)有關(guān)知識(shí)的管理；不僅包括對(duì)可以通過(guò)編碼方式表達(dá)的顯性知識(shí)的管理，更重要的是對(duì)難以形式化、高度個(gè)體化、存在與人腦中的隱性知識(shí)的管理，即以人的主觀意志為管理對(duì)象。而企業(yè)檔案管理范圍主要是企業(yè)管理、財(cái)務(wù)、人事、生產(chǎn)、銷(xiāo)售等活動(dòng)中產(chǎn)生的原始記錄。其次從管理內(nèi)容上看，企業(yè)知識(shí)管理重在對(duì)信息和知識(shí)的內(nèi)容的管理，即綜合利用企業(yè)內(nèi)部、外部以及組織成員的顯性和隱性知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)人、技術(shù)、組織三要素的共同作用，不斷地進(jìn)行知識(shí)創(chuàng)造和知識(shí)更新。企業(yè)檔案工作的側(cè)重點(diǎn)則在于對(duì)檔案實(shí)體的管理，無(wú)論是管理傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都需要在內(nèi)容上保持檔案信息的原始性。

2 知識(shí)管理環(huán)境下加強(qiáng)企業(yè)檔案工作的措施

2.1 培養(yǎng)知識(shí)型人才，提高企業(yè)檔案人員的素質(zhì)

知識(shí)經(jīng)濟(jì)是一種創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)，檔案管理體系創(chuàng)新應(yīng)以實(shí)施知識(shí)型人才戰(zhàn)略為核心。一方面，新型的檔案管理方式要求檔案人員應(yīng)是知識(shí)型高素質(zhì)人才，而不是簡(jiǎn)單的手工勞動(dòng)者；另一方面又要求管理者能以新的方式、新的觀念全方位發(fā)掘、培養(yǎng)、選拔檔案人才，建立檔案人才庫(kù)，并不斷嘗試采用新的模式高效率地使用和激勵(lì)檔案人才，充分發(fā)揮其聰明才智，為檔案管理事業(yè)發(fā)展提供智力支持。

2.2 增強(qiáng)企業(yè)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)化是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段，是科學(xué)管理的重要組成部分。企業(yè)在標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程中，要把有關(guān)的科技文件材料匯總起來(lái)，進(jìn)行分析研究，參照國(guó)家和上級(jí)的有關(guān)規(guī)定，制定出具體的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)：檔案本身標(biāo)準(zhǔn)化；企業(yè)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)化；檔案分類排架的標(biāo)準(zhǔn)化；企業(yè)檔案服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化。

2.3 提高檔案信息的競(jìng)爭(zhēng)力

企業(yè)檔案信息對(duì)企業(yè)信譽(yù)塑造、品牌推廣、商務(wù)溝通、企業(yè)形象定位等都具有重要作用。企業(yè)檔案部門(mén)要由面向企業(yè)內(nèi)部提供常規(guī)服務(wù)轉(zhuǎn)向面向市場(chǎng)管理而服務(wù)，依托企業(yè)中豐富的檔案信息資源，結(jié)合檔案信息化的要求，對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行篩選、提煉并通過(guò)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的傳播，把企業(yè)檔案部門(mén)建設(shè)成為信息發(fā)布、管理、交流的中心，使之成為提高企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力的重要部門(mén)。

2.4 加強(qiáng)對(duì)檔案信息的編研

知識(shí)經(jīng)濟(jì)決定了企業(yè)檔案必須把提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)作為工作的主旋律，檔案編研是檔案工作提供利用服務(wù)的重要手段。在日常工作中檔案人員應(yīng)及時(shí)捕捉企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的熱點(diǎn)，主動(dòng)對(duì)所藏檔案信息進(jìn)行分析、研究，并與科技人員攜手，編制出符合企業(yè)生產(chǎn)實(shí)際的、高質(zhì)量的檔案編研材料，使檔案信息轉(zhuǎn)化成有用的知識(shí)，以獲取更深層次的研究成果。

2.5 建立健全知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)

知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)可以將隱性知識(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)轱@性知識(shí)加以存儲(chǔ)，將個(gè)人的知識(shí)庫(kù)轉(zhuǎn)變?yōu)榻M織的知識(shí)庫(kù)加以利用。知識(shí)庫(kù)是顯性知識(shí)的集合，除了所藏檔案資源以外，還要特別重視收集檔案管理人員和其他員工在工作中創(chuàng)造的知識(shí)成果以及來(lái)自利用者的信息和知識(shí)。知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)的有效運(yùn)作依賴于傳輸網(wǎng)絡(luò)和企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，運(yùn)用系統(tǒng)則需要用到全文檢索、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)，企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)及時(shí)跟上信息技術(shù)發(fā)展的步伐，采用信息技術(shù)來(lái)完善自己的知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)，更好地為企業(yè)管理者提供決策的依據(jù)。

2.6 強(qiáng)化企業(yè)檔案工作的服務(wù)功能

檔案對(duì)企業(yè)的服務(wù)應(yīng)是全方位的。企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)不斷創(chuàng)新觀念，調(diào)整服務(wù)思路，打破原有單一的等利用者上門(mén)的被動(dòng)型服務(wù)模式，主動(dòng)服務(wù)、超前服務(wù)，以及為企業(yè)提供參與競(jìng)爭(zhēng)、圍繞企業(yè)經(jīng)濟(jì)高效運(yùn)行的跟蹤服務(wù)，建立新型的優(yōu)質(zhì)服務(wù)體系，提高企業(yè)檔案工作在企業(yè)中的地位，促進(jìn)檔案事業(yè)的全面發(fā)展。

3 結(jié)論

企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的基礎(chǔ)性工作，是企業(yè)的信息交流中心，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著舉足輕重的作用。在企業(yè)知識(shí)管理的環(huán)境下，企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)引進(jìn)、吸納并實(shí)施現(xiàn)代知識(shí)管理對(duì)檔案管理有提升價(jià)值的理念和技術(shù)，通過(guò)改革現(xiàn)今企業(yè)檔案管理傳統(tǒng)模式和管理策略，變被動(dòng)為主動(dòng)，介入企業(yè)知識(shí)管理的過(guò)程之中，發(fā)揮企業(yè)檔案部門(mén)在知識(shí)、信息管理中的優(yōu)勢(shì)，從而提高檔案部門(mén)在企業(yè)知識(shí)管理布局中的作用，為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益服務(wù)。

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