行政單位會計信息化探析

吳麗

摘要：本文在信息化背景下，分析行政事業單位會計信息化的現實與理論意義，剖析行政事業單位現狀，提出會計信息化的對策與建設。

關鍵詞：行政單位；會計信息化；建議

信息技術正在改變一切，信息技術引起的變革浪潮也正在沖撞著會計的海岸線，20世紀90年代以來，信息技術對會計界的改變可謂翻天覆地，財務分析軟件到網絡財務概念提出都是伴隨著信息技術平臺的發展和完善而來的。盡管變化巨大，但是，我國所有財務會計軟件的現狀，其設計基本都是從模擬手工會計開始，無法反映經濟的發展水平和信息技術，管理思想的發展變化，目前所謂的財務業務一體化軟件，都是以財務軟件為核心，在賬務的基礎上擴充完成的，財務與業務子系統之間并沒有能做到無縫連接和信息集成，財務會計軟件僅僅是來源于手工，要實現會計信息系統的再次飛躍，財務軟件的發展的關鍵在于會計信息化系統重構。

一、行政單位會計信息化的現實與理論意義

隨著“三公”經費越來越受到人們的重視，控制支出顯得愈加迫切，由于行政單位不進行成本核算，也不考核經濟效益，導致我國行政單位缺乏節約資金的意識。行政單位往往只是計算規定的指標，并沒有對這些數據進行深入分析，不能解決問題。引入信息化技術后，行政單位就可以以低廉的成本訂制功能全面的支出模塊，對支出進行詳細核算，實時監控支出，增強成本效益意識。

二、行政單位會計信息化現狀

一是財務信息化理念落后。行政單位財務人員習慣傳統的管理方式，對財務信息化的便利性快捷性認識不足，部分工作人員對計算機不能正確操作，從思想上抵制財務信息化的推進，相關負責人并不了解財務信息化對工作究竟有多大的幫助。二是財務數據不夠真實。行政單位的財務信息透明度較低，這無疑給財務數據信息管理帶來了極大的不便。財務發映的信息與單位的發展程度不匹配，影響行政單位的良好發展。三是財務信息的共享水平低。大部分行政單位不同程度實現財務信息化，僅限于代替手工記、算賬，無法提供有效的整合信息，只能作為原始數據查詢使用，降低了財務信息共享的有效性。四是監督體制不健全。行政單位大多設有專門的財務信息監督制度，但體制明顯不夠健全、不能與時俱進、執行力較差。五是缺乏綜合人員。財務信息化是將財務管理工作與信息化工作有機結合，需要相關人員具有會計、管理、統計、計算機等方面的技能，由于體制的限制，這種復合型人才一般不愿留在行政單位。

以上原因導致財務數據利用率、會計信息共享度很低，傳統財務管理體系所依賴的原則、方法和程序等遠遠不能適應現階段信息化建設的要求，嚴重地影響阻礙了財務數據的收集、統計、分析與加工，從而導致財務信息缺乏準確性及時性，無法按照時間要求正常輸出和應用，會計信息沒能為整個單位提供決策作用，因此會計信息化是行政單位實現管理信息化的必由之路。

三、行政單位會計信息化主要特點

與傳統的財務管理方法相比，財務管理信息化可以將內部財務與外界連接起來，使得財務信息更可靠；此外，由于數據更新及時，就可以保證財務數據的實時性，也便于監督管理；最后，由于信息的高集成性，減少了數據在不同部門之間傳遞所需的成本費用。總而言之，財務管理信息化可以從各個方面來提高資金的使用效率。主要表現在：

（一）提高會計價值的效率

傳統情況下，各職能部門之間的會計信息傳遞是閉塞的，不對稱的，在進行業務處理時將會在時間和空間上產生拖延或不配合的情況，造成效率低下，而通過信息化變革，財務活動信息被整合于一個財務信息化管理系統財務信息與財務活動同步，各項業務數據可以實時、全面、快速的傳遞，極大地提高統計數據、預算控制、監管預警等財務管理的實時性。

（二）信息資源共享，節約會計成本

傳統情況下，會計信息不能共享，信息壁壘嚴重，極大地提高了會計信息成本，數據的搜集將在業務發生的各個階段進行，所有數據統一存儲在數據庫中，由計算機反饋給各個流程，將實現會計信息資源的共享，且通過不同的權限人員調用數據都是真實有效的，節約了數據采集成本，簡化了會計流程，為不同部門協同工作提供暢通溝通機制，協調和驅動行政單位業務開展，滿足財務管理動態化需求。

（三）流程可視化

目前已得到廣泛應用的電子簽章認證以及財務批審等均可通過網絡直接操作，并采用電子計算機掃描手段把所有財務報告及財務數據同步輸入至信息管理系統內，行政事業單位的高管人員僅需登錄內部辦公網頁，便能輕松地查找和獲悉財管動態急需盡早處置的任務事項。

四、實現行政事業單位會計信息化的建議

行政事業單位財務信息化帶來的好處的同時也存在著安全隱患。黑客攻擊、病毒威脅等隱患很難避免；網絡軟件和硬件系統本身的弱點和技術管理方面的缺陷，也會危及數據信息的安全。

（一）加強財務信息化的管理理念

在信息化的今天，行政單位要在單位內部推行財務信息化管理理念，讓其深入每一個財務工作人員及管理者的思想中。要積極宣傳信息化后帶來的便利，強調提高工作的效率及降低相關人員勞動強度，使單位自上而下形成對信息化管理的認同。

（二）健全內部管理制度

首先要制定包括操作權限控制、業務處理流程、信息管理制度、設備管理制度和網絡維護制度等一系列的內部控制制度，保障會計信息化的有序進行。其次，嚴格執行權限控制。設定合理的用戶權限、賬戶以及密碼，保證信息的安全。操作人員應按照相應權限嚴格作業，嚴禁越權接觸會計信息化服務平臺。再次，制定安全防控制度，保證單位會計信息安全性。設置電子屏障，在會計專用服務器上加設防火墻，對網絡運行進行實時監控，經常進行預防性檢測，及時發現網絡安全漏洞，實時在線修復，排除安全隱患，提高系統安全性。最后，建立內部審計制度。定期或不定期地對各環節進行審計，找出控制薄弱環節，提出強化內部控制的措施。

（三）豐富財務軟件功能，確保數據安全

行政單位在塑造會計信息化環境時主要從系統和數據兩個方面著手。應對數據加以區分，對公開數據可以無保留的遷移到平臺上，對于私有數據要按照業務關鍵性及敏感性進行分級，在轉移前要與云服務深入溝通，注明數據保護等級和要求，并約定懲罰條款，特別重要的私有數據可以選擇不轉移，務必保證行政單位數據的安全。依據統一的技術標準，建立適合自身實際情況的財務管理信息平臺，并且根據信息技術發展，不斷更新。減少發生差錯或意外事故的概率！

（四）提高財務管理從業人員素質

為保證財務管理信息系統得到充分的使用，發揮最大效率，行政事業單位財務工作的上級主管部門必須對財務人員的基本素質、上崗條件和后續教育培訓等方面提出明確具體的要求，并采取切實措施，保證財務管理人員的素質不斷提高，與信息系統的發展相適應。

綜上所述，由于互聯網使信息的收集、存儲和傳遞變得很容易，在業務活動發生時，就可以將相應信息存儲到信息系統中，會計信息可以按照相關規則進行加工和報告"數據的分散收集，分布式存取有效地減少了數據重復，從而為管理決策提供了無可爭議的信息基礎。

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