大數據時代檔案管理工作的挑戰與機遇探討

張乃敏

摘 要：隨著我國社會建設的持續發展，社會群眾之間的信息交流也越來越密切，各種社會活動產生的社會信息日益復雜化和龐大化，數據信息已經成為了各個行業領域的重要生產因素，傳統的紙質檔案管理已經無法滿足于社會發展需求，這就給檔案管理工作帶來了諸多的挑戰和機遇。鑒于此，本文就針對大數據時代檔案管理工作的挑戰與機遇做一些分析，希望能為促進檔案管理工作的創新發展提供有效參考價值。

關鍵詞：大數據時代；檔案管理；挑戰；機遇

隨著科學技術的持續發展，計算機技術、網絡技術及通信技術逐漸滲透到各個行業領域，為我國社會群體之間的信息交流帶來了諸多便捷條件，這就使得我國社會信息更加復雜化和龐大化，在這種情況下采用傳統的紙質檔案管理就很難實現檔案信息的管理目標，不僅無法保證檔案信息的準確性及完整性，也無法有效提高檔案信息的利用價值，這對我國社會的持續發展是極其不利的。因此，在大數據時代背景下，檔案管理工作需要結合信息化技術和互聯網技術實現檔案信息的數據化和電子化，以此為檔案信息的存儲、更新及使用提供良好的便利條件。同時，為促進檔案管理工作的持續發展，也要根據時代發展采用新技術，科學應對大數據時代下檔案管理的挑戰和機遇，有效促進檔案管理工作的創新發展。

1 大數據時代檔案管理工作的調整

1.1 信息安全性

在社會經濟的持續發展背景下，檔案信息的結構越來越復雜化，許多檔案信息具有較高的保密性價值，一旦這些檔案信息出現泄漏和遺失狀況，將會直接給某個單位、某個企業或社會個體造成重大的經濟損失[1]。同時，檔案信息的安全性不僅是一種技術層面問題，也涉及到了相關的法律法規，為保證檔案信息的合法性利用，應嚴格定義不同檔案信息的開放條件。此外，在大數據時代背景下，人們獲取檔案信息更具有便捷性和方便性，雖然在一定程度上提高了檔案信息的利用率，但是也給具備保密性的檔案信息帶來了諸多安全漏洞，使檔案信息具有更多的竊取條件，不僅極大阻礙著我國檔案管理的穩定發展，也嚴重威脅到我國社會的穩定發展。

1.2 存儲和處理

根據現狀來看，我國各個行業領域都采用了數字化檔案管理模式，但是在生產活動的深入發展下，檔案數據呈現著直線增長現象，以致現有的檔案管理存儲設備無法滿足于檔案數據的整體存儲需求[2]。在這種情況下，許多檔案管理人員都會選擇云盤進行數據存儲，雖然這種方法能夠有效解決檔案信息的存儲問題，卻也給檔案信息的處理和利用帶來了諸多困難。首先，檔案信息具有龐大化特征，若是利用云盤進行TB級別檔案數據的存儲，必定需要一定的上傳時間，但是大多數檔案信息都要進行科學篩選和處理才能夠將其中具有利用價值的檔案信息提取出來，若是利用云盤進行檔案數據的處理，在檔案數據的上傳存儲和下載處理的過程就無法保證檔案信息的實時性，極大影響著檔案信息的整體質量。其次，在進行檔案數據處理的時候要將存儲點的數據傳輸到處理點，此時數據流量過大會產生數據堵塞等情況，極大影響著數據處理的效率。

1.3 檔案管理人才

在大數據時代背景下，我國檔案管理工作對于檔案管理人才的需求日益提升，這不僅是檔案管理工作的挑戰，也是充分體現檔案管理人員個體價值的重要時期[3]。同時，在科學技術的應用條件下，我國檔案管理部門采用了多種新型的檔案管理方法，所以對于檔案管理人員結構也有各種要求，不僅要積極聘請傳統的檔案管理人才，也要積極引入具有現代化技術的檔案管理專業人才，例如檔案管理人才、高級數據分析工程師、軟件工程師以及硬件工程師等等，如此才能確保檔案管理工作的有效性和全面性。

2 大數據時代檔案管理工作的機遇

2.1 檔案資源管理方面的機遇

在傳統的檔案管理工作中，檔案信息都是以紙質作為信息載體，這些紙質檔案都是以“份、卷、件”作為檔案單位。而大數據時代的背景下，檔案信息則是以數據庫和字段作為管理對象，在檔案統計的層面來說，統計單位也從傳統的米和頁轉變成“GB”數字單位。所以檔案管理人員不能僅僅局限于檔案信息的收集、存儲和利用，也要積極關注檔案信息的安全性及可讀性，從數字化檔案信息的生成階段到使用階段都要做好安全工作，并采取有效措施不斷提高檔案信息的可讀性，使人們能夠更直觀的了解檔案信息的具體內容[4]。此外，檔案管理部門也要積極展開技術研發，為檔案管理工作構建一個具有實時性的云檔案管理系統，從而有效提高檔案管理工作的實時性、便捷性以及全面性。

2.2 檔案信息挖掘方面的機遇

在傳統的檔案管理工作中，許多檔案管理人員都是采用文檔管理方式，這就導致檔案信息的利用過于被動，許多檔案放置時間過長無法得到合理使用，且不具備相應的技術條件進行深入挖掘[5]。而大數據時代背景下，檔案系統不僅包含著傳統的信息文檔，也包括了大量的結構化檔案信息，這些結構化檔案信息的利用價值顯然要高于傳統文檔的利用價值。同時，檔案管理部門還可以利用檔案管理系統進行信息分類、信息聚類以及信息關系的分析，從多方面提高檔案信息的利用價值，使一些放置許久的檔案信息得到有效挖掘，以此為高層提供更全面的參考依據。

2.3 檔案管理系統的擴展

在社會持續發展背景下，檔案信息的生成呈現出直線上升狀態，這就給傳統的檔案管理系統帶來了較高壓力，以致檔案管理系統的運行效率不斷降低，極大影響著檔案管理工作的效率和質量。而大數據時代的發展背景下，云存儲技術、云計算技術相繼出現，這些新型技術不僅可以為檔案信息的存儲和處理提供良好的便利條件，也可以針對存儲容量、計算方式進行動態擴展，使龐大的檔案數據能夠得到良好的存儲條件和處理條件，從而有效提高檔案管理工作的效率和質量，滿足于檔案管理工作的持續發展。此外，在進行檔案管理的日常工作中，工作人員還可以不受時間限制和空間限制，隨時隨地都能夠進行檔案管理的查閱和管理工作，有效實現高效率的遠程檔案管理。

2.4 豐富檔案管理技術手段

在大數據時代背景下，數字化的檔案管理系統不僅能夠有效減少檔案管理的工作難度，也能夠促進檔案管理技術持續發展，使檔案管理人員能夠掌握更多的技術手段。首先，在進行日常的檔案管理工作中，檔案管理人員可以利用檔案系統自帶的檢索功能進行檔案信息的快速查詢，并不斷分層檔案信息，使各種檔案信息的關聯性得到有效提升。其次，檔案信息的存儲形式也越來越多樣化，從傳統的文字轉變到如今的音頻、視頻以及圖像等等，不僅有效提高了檔案信息的準確性，也給檔案信息的收集和處理帶來了便捷條件，檔案管理人員可以將一些復雜的項目資料轉換成圖表或視頻，從而有效提高檔案信息的整體質量。

3 結語

綜上所述，隨著我國進入大數據時代，檔案管理工作面臨著信息安全性、存儲和處理以及檔案管理人才等多個挑戰，但對于檔案管理的持續發展也有著檔案資源管理、檔案信息挖掘、檔案管理系統的擴展及豐富檔案管理技術手段等諸多機遇，檔案管理部門應積極把握新的機遇，科學應對新的挑戰，從而有效促進檔案事業的創新發展。

參考文獻

[1]石冬梅.大數據時代檔案管理工作的挑戰與機遇[J].現代商業，2014，27：121-122.

[2]王程程.“互聯網+”時代檔案數據管理面臨的機遇與挑戰[J].檔案天地，2016，02：45-46.

[3]劉素云.互聯網+時代檔案管理面臨機遇與挑戰[J].人力資源管理，2016，04：183-184.

[4]謝珊.“互聯網+”時代的檔案管理機遇與挑戰分析[J].中國市場，2017，15：205-207.

[5]林濟年.在互聯網時代檔案管理面臨機遇與挑戰[J].辦公室業務，2017，07：90.endprint