論我國市政工程設計檔案管理存在的不足及其發展趨勢

余黎菁

摘 要：我國市政工程設計檔案管理的發展速度快，其管理水平雖不斷提高，但依然存在許多不足之處，包括市政工程設計檔案管理方面的問題、市政工程檔案質量問題、以及企業對市政工程設計檔案管理的重視和投入問題。市政設計技術的發展迅猛，同樣對設計檔案管理帶來重大影響，掌握和了解我國市政工程設計檔案管理出現的新變化和新趨勢，才能更好地將市政工程設計檔案進行科學化、規范化管理。

關鍵詞：市政工程設計檔案；市政設計技術；檔案管理信息化

市政工程包括城市規劃區內所有道路、橋梁、公共交通、隧道、廣場、排水、供水、供氣、燃氣、電力、通信、污水處理、垃圾處理等各項市政基礎設施的新建、擴建、改建的工程。市政工程設計檔案是在市政工程設計項目中直接形成的，對國家和社會具有保存價值的圖表、文字、圖紙、聲像等各種載體的文件材料。

1 我國市政工程設計檔案管理存在的不足

由于我國的國情復雜，各地市政工程設計企業的檔案管理水平和技術條件差異較大，有的市政設計企業檔案管理規范化建設發展較快，而有的企業檔案管理卻剛剛起步。我國市政工程設計檔案管理主要存在以下不足。

（一）市政工程設計檔案管理方面的問題

市政工程設計檔案管理方面主要存在幾方面問題：一是市政工程檔案沒有建立科學的管理體系。全國大部分還是以“工程項目”的質量監控為主，而市政工程設計檔案管理實際工作涉及內容只是工程質量管理體系中的一個作業文件，有的甚至連檔案管理的作業文件也沒有，從項目立項、招投標、勘測、設計、材料配送、主體和配套施工、竣工驗收以及竣工驗收后檔案利用工作等流程中，檔案工作的監管流程目前也基本沒有。設計單位、施工單位、監理單位、建設單位等單位的檔案工作并未納入監管對象。曾文芳曾將我國市政工程設計檔案管理中存在的不足概括為：“檔案管理制度不健全，檔案管理職責沒有落實到位，檔案收集就不能與工程建設同步，再加上沒有建立檔案工作機構和建立信息化時代的網絡管理體系，沒有將檔案管理的工作納入依法管理的軌道，缺乏實質性的約束機制。”[1]這些都是科學的管理體系所要考慮到的。

二是市政設計企業檔案工作缺乏可持續的發展規劃?！捌髽I檔案工作會在各級領導的重視下在一段時間內突擊，進行了檔案的達標升級工作，當達標工作經歷了一項運動、一次考試，經過加班加點取得了一定的效果之后，卻出現后力不足，開展工作無法保持長期性和連續性的問題?！盵2]對于市政設計企業來說，同樣也有類似的問題，未對工程設計檔案工作制定發展規劃，市政設計企業的檔案工作不可能做好，市政設計企業的領導沒有從發展的角度認識工程設計檔案工作的可持續性，不可能獲得它為市政設計企業所帶來的利益保障。

三是工程設計檔案管理不科學、不規范，增加管理成本。表現之一，底圖檔案的版本重復、案卷檔案的文件資料重復歸檔，造成工程設計檔案管理浪費和低效，表明工程設計檔案管理的不科學、不規范。表現之二，檔案室和曬印部門的工作銜接不理想，使得工程設計底圖檔案管理出現低效率的問題，也表明工程設計檔案管理的不科學、不規范。表現之三，當前紙質設計檔案的修復技術存在難題，給工程設計檔案管理人員造成困惑。如傳統的調曬底圖，由于經常性的調曬，底圖圖紙上不乏出現脫墨、破損等現象，又如傳統的案卷借閱，經常性的對外借閱，科技文件材料不乏出現裝訂老化、文字不清晰等現象。紙質設計檔案的修復難度大，費用相應高的問題著實讓人苦惱。表現之四，未對已有的工程設計檔案進行數字化掃描，當面對工程設計檔案量激增的情況發生時，一味地要求增加庫房面積，增加大量密集架放置，給市政設計企業增加管理成本。

如何對工程設計檔案進行科學管理，以便其更好地被開發利用，讓其幫助城市建設發展實現良性循環，是當前市政工程檔案管理工作面臨的重要課題。

（二）市政工程檔案質量方面的問題

市政工程檔案質量方面存在幾方面問題：一是市政工程設計檔案缺乏統一的標準。首先，從工程檔案的含義來看，工程檔案存在形式有文字、圖紙、圖表、聲像、電子文檔等很多種，但對于哪一種檔案采用哪一種形式生成，并未有具體的管理規定來進行規范。因此當市政工程設計檔案缺乏統一標準時，會直接影響工程檔案后期的收集、整理工作。其次，在工程檔案產生、收集、整理和歸檔全過程中缺乏統一的標準，對于如何有效歸檔，如何體現市政工程設計檔案內部的關聯性未作具體的規定，也會影響到市政工程設計檔案后期服務質量。檔案收集不規范，檔案收集考核不明確，檔案整理不規范：“有的檔案管理人員在立卷過程中沒有按卷內文件目錄順序進行排序組卷，造成卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料普遍漏失的現象發生?！盵3]在立卷的問題上，有的檔案管理人員會將工程文件材料累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找和利用。這些都是因市政工程檔案缺乏統一標準所產生的市政工程檔案質量問題。另外，檔案管理人員對市政設計檔案借閱利用不規范，若檔案管理人員沒有統一的標準去管理，對檔案借閱很難做到控制，對市政工程檔案質量保證產生影響。

二是大多數搞工程設計的人員對檔案管理意識比較淡薄，收集、保管甲方提供的資料不能與工程設計同步進行，這是普遍存在的問題。有的工程設計人員甚至用其他工程文件材料來應付交檔，造成工程設計檔案的缺漏和不真實現象時有發生；有的工程設計任務結束后不及時將設計檔案歸檔，該行為嚴重影響了市政工程設計檔案的歸檔質量。關山林曾指出：“一些企業的檔案管理工作人員本人也沒有高度重視檔案管理工作，在檔案管理工作中缺乏責任感，缺少良好的職業道德，缺乏自信心，缺少樂于奉獻的工作精神，檔案管理的理論知識、科技知識不夠扎實，因此不能充分認識檔案事業在社會發展中的重要戰略作用和實際意義?！盵4]多年來檔案人員往往在考慮自身責任的基礎上，片面的追求歸檔的數量，而忽視了文件內在的價值，沒有形成完善的質量意識。試想這樣的管理態度如何有利于形成讓市政設計企業管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍呢？最終只能是整個企業的檔案意識被進一步弱化，檔案管理工作遇到重重障礙，市政設計檔案質量無法得到保障。endprint

（三）企業對市政工程設計檔案管理的重視和投入問題

目前市政設計企業對市政工程設計檔案管理，從組織、制度、方法、技術和資源體系各方面有很大成效，但仍存在進一步發展的空間，市政設計企業對市政工程設計檔案管理人財物的重視和投入仍然欠缺。

從組織結構上來看，一些市政工程設計企業仍將檔案室劃分為綜合管理部門，“正是由于綜合檔案管理室以一個班組形式存在，在行政上無法管理各大部門，在進行檔案管理工作碰到問題時，須向主管領導匯報，而主管領導的管理職務有的是兼任，檔案人員要想向領導說明工作上有困難，各項工作的開展常常會碰壁。”[5]即使檔案室作為市政設計企業檔案管理的單獨組織機構存在，檔案室長期以來成為安排某些人員和照顧對象的場所，造成人員隨意引進和配置上的學非所用，人力資源結構不合理的情況。因此檔案工作人員整體素質不高，檔案專才的檔案工作人員偏少。

從資源利用上來看，市政設計企業對市政設計檔案資源的利用在不斷增加，但市政設計企業對市政設計檔案信息資源的利用需求掌握不夠，這就要求市政設計企業熟悉市政設計檔案的形成規律，對市政工程設計檔案的全過程管理進行監督控制，利用優化館藏來提高市政工程設計檔案的利用效能。

從技術方法上來看，當今的工程設計技術從手工繪圖技術到BIM三維建筑信息模型，很多企業的檔案管理技術相對落后，跟不上日益增長的現代工程設計技術，也無法適應當前檔案信息化發展的需要，市政工程設計企業面臨需要加快信息化建設步伐來提升市政設計檔案服務的重大壓力。

從制度體系上來看，很多市政設計企業缺乏對市政設計檔案管理制度的監控，缺乏對市政設計檔案管理全過程控制，相應的科學管理措施比較分散，不能構成體系。建立市政設計檔案管理制度體系，是一件需要長期規劃和逐步推進的系統工程，同時需要市政設計企業將其納入日程。

2 市政工程設計檔案管理出現新變化與新趨勢

（一）市政設計技術的新發展

市政設計技術的發展“從早前的手工用鴨嘴筆畫施工圖，用計算尺計算結構內力，到了20世紀80年代后期、90年代初‘甩圖板工程的推動，AutoCAD、Micro station、Intergraph、SAP5等國外軟件的鋪開”，[6]以及一大批由我國市政工程設計技術人員自主開發的軟件得到普遍應用，進入21世紀后一直到目前，由于CAD技術中二維建筑表現形式的局限性，使得BIM（建筑信息模型）技術倍受關注。

“BIM技術是未來計算機輔助建筑設計的主流，它通過數字化技術，在計算機中建立三維的虛擬建筑模型，這個模型提供了整個建筑全生命周期所需信息的數據庫。”[7]BIM核心建模軟件主要有Revit、ArchiCAD、Bentley這三種。BIM這個概念是歐特克率先引進中國的，《工程建設與設計》期刊記者在采訪歐特克軟件（中國）有限公司技術經理羅海濤時問及BIM技術的作用，他舉例介紹：“很多建設項目在方案階段使用BIM技術，可以快速得到不同種類和方案，可以快速知道它的造價、能耗等工程信息，用來決策哪一種方案最能夠滿足我們需求。”對于市政設計企業來說，市政設計中運用BIM技術可以在虛擬建筑中做設計，可以自動生成圖紙文檔，也可以對圖紙的變更進行及時更新管理，能更好地解決設計階段產生的諸多問題。

（二）市政設計技術發展對設計檔案管理的影響

隨著市政設計技術的發展，給市政設計檔案管理帶來新的方向。市政工程設計檔案的傳統管理方式已經無法滿足現狀，電子文件的大量存在和普遍利用，對市政工程設計檔案管理提出了新的要求——檔案管理信息化。檔案管理信息化可以包含多個方面，一是檔案信息數字化。將紙質檔案信息轉化為數字化信息，檔案的載體形式發生變化，實行數字化以后，不但可以多次利用數據，在檔案管理內部也可以進行數據共享，以便提高工作效率。檔案信息數字化使科技人員的二次利用和開發更加便捷，也能提高其競爭力。大量電子文件在工程設計中都具有可參考的再利用價值，檔案信息數字化使檔案管理的職能不再只是單純的保管檔案，將轉變成為市政工程設計企業內部的信息中心。二是檔案信息網絡化管理。早期人們管理檔案主要是手工操作，檔案的收集、整理、分類、編目、鑒定、保管、檢索、利用、編研、統計等業務環節以及日常的庫房管理均是在人工組織下完成的，工作效率低下，只能與傳統的農業社會或前工業社會的利用需求、利用方式相適應。要實現讓檔案信息變成流動的有生命力的資源，必須依靠網絡。“傳統的檢索方式，檔案管理人員從一本本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據記錄到庫房中查找，既費時又費力。檔案信息網絡化管理后，可以實現即時查詢，模糊查詢、組合查詢、分類查詢等各種查詢方式，設計人員可以從中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，檢索查詢也會得到便捷。”[8]三是知識庫的建立。檔案信息資源是知識庫的重要組成部分，知識管理離不開對檔案信息管理，當下一些市政工程設計企業都在探討知識庫的建立工作，市政工程設計檔案管理正經歷著從信息管理到知識管理、從知識管理向知識服務的過渡。未來的檔案管理將從基于檔案介質的收集、保管、保存到以檔案利用為核心的利用、管理、保存轉變，將檔案數據由單一向多維擴展，提煉成知識，引導用戶知識創新，為設計人員提供培訓、學習和訓練的平臺，變檔案為知識，變管理為服務的模式轉變。

如果市政工程設計檔案管理能夠實現檔案管理信息化，那么市政工程設計檔案管理將從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變。利用檔案管理信息化將一系列具有控制職能的方法、措施和程序加以規范化、系統化，提高市政設計企業檔案管理工作效能，也為市政設計企業和社會提供高效、優質的服務。

參考文獻

[1]曾文芳.市政工程檔案管理工作的研究[N].蕪湖職業技術學院學報，2006（04）.

[2]李春雨，王偉杰.淺議如何做好檔案管理工作[J].中外企業家，2009（22）.

[3]吳鳳蘭.廠礦企業檔案綜合管理的探討[J].中小企業管理與科技旬刊，2010（19）.

[4]關山林.科學管理提高企業檔案管理水平[J].現代企業教育，2012（05）.

[5]段英華.企業檔案管理實踐的創新[J].中國科技博覽，2011（26）.

[6]任愛珠.從“甩圖板”到BIM—設計院的重要作用[J].土木建筑工程信息技術，2014（01）.

[7]陳思達.探討BIM技術在計算機輔助建筑設計中的運用[J].四川水泥，2015（01）.

[8]楊桂芹.論檔案信息化建設的發展[J].中國新技術新產品，2009（01）.endprint