社保檔案管理現代化的實現途徑探析

王娟

摘 要：社會保障體系是社會主義市場經濟體制的重要支柱，健全完善的社保體系不僅有利于市場經濟的穩步健康發展，同時也能保障社會的和諧穩定。作為社保體系重要組成部分的檔案管理工作就顯得十分重要。本文在對當前社保檔案管理問題分析的基礎上，從五個方面對社保檔案管理現代化的實現途徑進行了探析。

關鍵詞：社保檔案；管理；現代化

近些年來，隨著經濟社會的快速發展，社會保險制度改革的不斷深化，社會保險在服務經濟社會發展大局、保證人民群眾正常生產生活中扮演著愈加重要的角色，其影響力也不斷擴大。與此同時，社會保險檔案管理也承擔著更加繁重的工作，面臨著嚴峻的挑戰。根據社會發展形勢及社保發展要求，不斷推進社保檔案管理的現代化可以說已經迫在眉睫。

1 社保檔案管理的內涵及特點

社會保險工作在向參保人提供服務的過程中，需要使用大量的文件檔案和記錄有關信息。在這些文件檔案信息使用過后，對其進行收集、歸檔、整理、保存的過程就是社保檔案管理。社保檔案管理是構建社會保險體系的一項重要基礎性工作，同時也是一項比較復雜的系統性工程。

社會保險檔案是在服務于社會保險事業的過程中形成的，對其管理具有如下幾個特點。首先，社保檔案管理具有很強的服務性。它不僅要為參保人提供繳費情況記錄，為養老金計發標準提供依據，同時還要為政策制定提供數據支撐。社保檔案管理的服務性特征決定了其必須不斷優化管理手段、管理過程，這樣才能更好地服務于社保各項工作的開展。其次，社保檔案管理具備很強的復雜性、系統性。社保檔案不僅要管理個人參保信息、單位參保信息、養老金支付情況、保險費收繳情況、未支付保險金收回情況，還需要管理在確定社會保險權利時所需要的文件、要求領取保險金的申請等，因此客觀上要求社保檔案管理必須盡快實現網絡化、信息化，這樣才能不斷滿足社保工作精細化發展需求。最后，社保檔案管理具有實時更新的顯著特征。社會保險檔案有別于其他專門檔案，由于參保對象的工作單位、繳費情況是不斷變動的，因此社保檔案就需要多次輸入、經常存檔。因此，社保檔案管理急需引入流程化管理手段，這樣才能逐步實現管理的制度化、規范化。

2 當前社保檔案管理過程中存在的問題

首先，發展速度慢且發展不均衡。事實上，社保管理信息化目標至今已提出二十余年，進展比較迅速的已經完成管理軟件的二次、三次開發，而進展較為遲緩的則還停留在初始開發階段，在某些西部地區甚至存在著計算機閑置多年而未使用的情況。從技術角度看，水平也是參差不齊，有的地區起點較低，既缺乏總體性規劃，也無系統性考慮。而有的地區則起點較高，不僅開發出了功能較為完備的管理系統，而且還準備配備小型機，實行全省網絡化管理。

其次，缺乏完善的檔案信息管理系統。在當前“互聯網+”迅猛發展的背景下，網絡化、信息化手段已經成為推動社保檔案管理現代化的重要力量。它不僅能夠滿足自身工作的需求，而且還能夠提高社會保險檔案管理工作的整體效率。然而現實情況卻是，各地在開發信息化管理系統時，更多考慮的是本地區工作開展的需要，而忽略了全省性乃至全國性的大局，主要表現就是在管理系統的整體結構、硬件和軟件的選型、應用軟件的規范、數據格式和網絡功能及通訊等諸多方面都各行其是，其中尤以數據庫問題最為突出。這不僅會導致財力物力的極大浪費，同時也給今后整體工作的開展造成很大困難，可以說是一種極為短視的行為。

最后，對社會保險檔案管理和數據庫重視不夠。由于對社會保險檔案管理認識不足，有相當一部分地區為了應對日益繁重、復雜的社保檔案管理工作而開發了一些基礎性業務軟件，對于完整的數據處理系統則根本未加考慮。同時，由于各種因素制約，當前不少社會保險經辦機構的管理方法中仍夾雜著許多行政性手段，加之管理對象大多仍以企業為主，而不直接面對投保人和受益人，因此對諸如社保未來發展的規劃、組織和精算研究等，還未引起人們的足夠重視，在數據的處理上也還存在不少漏洞。

3 實現社保檔案管理現代化的途徑

針對上述問題，實現社保檔案管理現代化可以從以下五個方面著手。

第一，加大宣傳力度，轉變管理理念。管理工作歸根結底仍需要人來完成，再規范的管理流程、再先進的管理系統，如果不能得到很好的執行，最終也難以發揮任何作用。因此，管理理念的轉變是做好社保檔案管理的前提和基礎。當前，要通過在社保檔案管理隊伍中加大宣傳力度，讓新管理理念真正被內化于心、外化于行。同時，要通過強化制度紀律的執行、問責，倒逼新管理理念的養成與固化。

第二，建設現代化專業人才隊伍。檔案管理現代化人才的培養與引進是一個長期過程。當前，一方面要抓好現有人才的培訓，通過各種教育手段提升其管理意識、管理能力。另一方面要做好人才的選拔、引進工作，著力吸收一批既有現代檔案管理理念，同時又熟悉社保工作的優秀人才。

第三，進一步推動檔案管理的制度化、規范化。社保檔案管理的現代化既需要優秀的人才和技術，同時也離不開規范、嚴密的制度保障。雖然信息技術手段的廣泛應用更加便利了檔案管理工作的開展，但同時也帶來了不少隱患，這就需要一整套標準化管理體系來加以預防。當前比較可行的就是各地區結合自身實際，制定出適合本地區的制度體系。這其中不僅應包括操作流程、操作規范，還應該加入紀律執行、問責等內容，以確保制度得以落實。

第四，做好編研與開發工作，實現深層次發展。為了真正做好檔案管理工作，當前要編研出一套高質量的社會保險檔案資料，并在社會保險檔案人員中大力推廣，爭取為更多的社會保險人員提供優質的服務。同時，在編研過程中要注意三個方面的內容：一是要盡可能地滿足當前社會發展及社保檔案管理工作需要，提升編研的科學性、全面性；二是要能為政府機構決策提供服務，做到有方向性、針對性編研；三是要以促進社會發展為目的，以實現社會保險為基礎，保證檔案管理方式的靈活性，以充分發揮檔案信息的潛在價值。

第五，加強信息化手段的應用與開發。信息化手段的應用與開發已經成為社保檔案管理的核心。當前，要加強信息技術的引入，并以拓展區域社會保險檔案管理的聯網工作為基礎，對基礎數據進行規范處理，從而實現檔案信息與數據的共享共有，并提高信息數據的利用率。此外，還需要不斷擴展業務管理流程的多樣性，積極擴大管理系統的使用范圍，提升社保檔案管理的質量與效率。考慮到社保檔案管理涉及內容的繁復性，還要高度重視并加強數據庫的開發與應用。在開發過程中，不但要保證系統的適用性、可靠性，還要為數據庫實施數據共享，以盡力避免出現數據重復，保證數據的完整性。

綜上所述，實現社保檔案管理現代化是一個長期過程，需要不斷糾正偏差、積累經驗。但從總體上看，建設好人才隊伍、實現制度化管理、構建信息系統是這個過程的中心環節，只要抓好這三個環節，就抓住了實現社保檔案管理現代化的“牛鼻子”。

參考文獻

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