中小企業存貨內控存在的問題及應對措施

丁燕嵐

（浙江工商大學,杭州310018）

1 引言

在市場經濟不斷蓬勃發展的大背景下，企業間的競爭愈發激烈，為了爭取更多的成長機遇并能在市場競爭中脫穎而出，創立并健全內部控制顯得尤為重要。國家更加充分地認識到加強內部控制對我國企業的重要性，并出臺了內控基本規范等一系列法規。在制造業企業中，存貨是企業最為重要的流動資產，它占比高、存量大。由于制造業市場競爭激烈，中小企業經常出現存貨大量積壓，材料貶值損失嚴重的現象，因此存貨內控的設計和實施更應得到公司治理層和管理者的重視。

2 制造企業存貨內控存在的問題

2.1 缺乏科學的采購計劃

采購部門在采購前需要得到各個部門提出的物資需求計劃，再進行匯總統籌安排采購。而在實際操作中，一方面，各個部門提交的物資需求沒有根據其實際情況；另一方面，在存貨采購過程中，采購員應根據生產經營需要合理采購物資但是采購員并未做到或者不按采購計劃申請采購。比如做采購計劃的時候沒有綜合考慮產品的更新換代，對于老產品的零部件還做不必要的采購造成資金的浪費。在供應商的選擇上單一，沒有進行多家比較力求價格最低質量最優，而是單純憑借個人偏好或領導規定進行采購，一定程度上加大了企業的采購成本。

2.2 存貨的保管制度不合理

制造企業存貨品種繁多，數量巨大，在保管時應非常注意各種品種、型號、批次的歸類放置，對于有腐蝕性的材料應當單獨放置，與其他材料隔離。實際中許多企業的保管人員把各種材料隨意堆放，這樣非常不利于定期的盤點活動，很可能造成盤點數量與實際數量不符，進而影響采購部的采購活動以及財務部的核算等。另外，如果是通過手工做賬或者用表格來記錄存貨的收發情況，經常會造成存貨數據更新不及時，不能夠實時提供，還會出現數據出錯，或者種類互串等問題。這樣在一定程度上加大了相關人員的核算工作量，也不利于各個部門及時地掌握各類材料的庫存信息，給生產和經營活動造成負面影響。

2.3 控制活動執行力不夠

中小企業的存貨的日常管理工作比較混亂。第一，就企業所設立的制度本身來說，盡管有很多企業按照國家的規定制定了存貨內控制度規范，但是它的內容只是對國家政策的內控制度的照搬照抄，未想到應針對各個單位的實際需求來設立。因此很多企業所設立的內控制度嚴重偏離單位的實際，不夠科學合理，應當做出適當改進。第二，內控制度的有力執行是保證。控制活動的執行者是員工，可大多數企業缺乏對員工的長期的系統的培訓，導致制定好的制度未被有效執行。

2.4 各部門信息流通性差

存貨內部控制涉及各個部門，這就需要部門之間的互相了解以及信息溝通。但各部門職責劃分不是非常清晰，經常會出現采購部的員工去管理倉庫，而財務部還兼管出具材料入庫發票，銷售發票等。這種一人多職的現象常見于一些本身規模就小，員工數量不足的小型私營企業。另外，缺乏一個信息共享的平臺讓每個部門的數據能夠實時提供給其他部門，由此可能造成各個部門對存貨情況的理解不夠充分，從而影響到各自業務的開展，不利于企業的長期發展。

2.5 內控控制監督職能失效

按照國家規定，上市公司應當設立內審部門，而那些非上市公司中，出于節省開支或者多一些操控余地的目的，絕大多數沒有設立內審機構。即使也有一小部分私營企業設立了監督機構，但大多數也是為自身利益著想，而不是出于對內控有效性的審查和評價。具體表現在內審工作的內容和監督的形式上：內容通常是對會計賬目數據的核對，監督往往是當企業出現一些問題時才進行監察，因此無法起到預防監督并反饋的真正作用。

3 存貨內控問題的解決措施

3.1 建立健全存貨采購計劃

采購計劃是采購業務的基礎，采購人員從倉庫獲得庫存清單，并向負責生產計劃的人員了解生產需求之后，并考慮到一些已購項目的在途情況，合理制定具體的采購項目數量以及規格。這里需要采購部門與生產部門，倉儲部門等進行溝通聯系。具體而言，每個部門應該按照自身的物資需求填寫請購單，并交由采購負責人。采購部門在拿到物資需求計劃后，制定采購計劃，統籌購買所需物資。另外，企業需要對采購項目進行預算管理，在此基礎上做出相應的采購計劃，并按規定的權限即通過相關負責人審批后，根據規定程序執行[2]。

3.2 改進存貨收發及內部稽核制度

為了保證存貨在企業內部流轉時安全完整，企業應當設置合理科學的存貨收發審批制度。在領用材料時，申請部門應持有相關部門負責人的核準憑證向倉庫部門認領一定數量規格的材料，倉管人員應對領料單進行審查，拒絕沒有經過批準蓋章的領料請求。在發放存貨后，倉庫人員應當及時做好各個物資庫存存量的增減記錄，登記有關賬目，做好備查工作。內部稽核人員應當對領料單進行審核，對倉庫的出入庫憑證進行審核，檢查倉庫結存數量，以保證存貨安全完整，賬簿記錄準確。

3.3 建立完善的存貨盤點制度

為了保證盤點工作合理有效，企業應當建立科學完善的存貨盤點制度。存貨在保管過程中可能出現缺失和報廢，因此需要倉庫人員定期進行盤點，及時提供在庫材料是否完好以及具體數量和分布的信息。倉管員應在盤點前制定存貨的盤點表并交由相關部門批準，然后進行盤點工作。對于盤點數額與賬面數額出現的差異應當做出分析和處理意見。最終生成的存貨盤點表應當由相關負責人或者部門簽字或蓋章確認。

3.4 加強部門之間的溝通

存貨的內控涉及多個部門，每個部門都有各自的職責界限，都不應越權干涉或者參與處理其他部門的業務實施進程，但部門之間的聯系也是普遍存在的。采購部門根據生產部門的物資需求計劃以及倉庫部門庫存清單制定采購計劃。采購入庫后，倉儲部門需要追蹤記錄存貨的實物流轉并定期對倉庫存貨進行盤點做好賬實核對工作。產品銷售后倉儲部門做好出庫記錄并制作出庫單，財務部門需要根據各類票據進行會計處理。從存貨的購入到加工再到銷售，每一個環節都需要各個部門之間的配合和相互監督，加強各個部門之間的溝通聯系有利于保證資產完整安全，提高存貨管理的效率[3]。

3.5 提升對內部審計的關注

內審部門的職責在于通過審查和評價經營活動及內部控制的適當性、合法性和有效性來促進企業目標的實現，其最終目的是幫助企業實現增加價值和改善經營管理。當前內部審計機構的設置對非上市公司尤其是小型私營企業尚不具有強制性，因此，內部審計在中小民營企業中的開展和實施進展得非常緩慢，內審的缺失或失效給企業帶來的風險是十分大的，因此中小企業也應當重視內部審計，充分發揮內部審計的職能，推動提升企業內控的有效性，最終實現企業目標。

4 結論

我國中小制造企業普遍存在存貨內部控制問題，這些問題可以通過合理設置相關內部制度來防范和解決。建立健全企業存貨內控制度越來越成為公司提高存貨管理效率的保證。合理的存貨內部控制制度使管理人員能把握住業務進行中存在的風險點并反饋給相關部門加以防范。我國各方面的制度規范仍處于不斷完善之中，內部控制制度存在更為靈活多變的前景和更為廣闊的改善空間，而具體到存貨領域的內部控制的研究更是一個需要不斷摸索，不斷改進的過程。