ERP系統在制造企業成本管理中的應用

張信敏

（中信重工機械股份有限公司，河南洛陽471039）

1 引言

ERP系統集信息技術與先進管理思想于一身，以系統化的管理思想，為企業員工及決策層提供決策手段的管理平臺。應用ERP系統使數據更加規范，發揮了計算機大數據的巨大潛力，統籌規劃企業內部的信息資源，減少員工工作環節，提高了工作效率，對于改善企業業務流程、提高企業核心競爭力具有顯著作用。對于制造企業來說，ERP系統的應用使得企業大大提高了工作效率，但是由于各種原因造成系統中成本管理模塊出現很多問題，比如成本測算準確率不高，成本管理人員還不能完全依據ERP系統直接編制成本，特別是大型產品還停留在以手工編制為主計算機為輔的階段，各種數據問題繁多，嚴重影響了成本管理模塊的正常應用。因此，應該充分認識到問題的嚴重性并提出有效的解決方案，精細化管理，使ERP系統成本管理不再只是個框架而無實質內容，真正發揮其作用。

2 ERP系統應用中存在的問題及采取的措施

2.1 ERP系統應用中存在的問題

2.1.1 各部門協調性不夠理想

在ERP環境下對信息鏈上信息傳遞的及時性有很高的要求，所以需要各個部門高度配合，相互協調，才能確保信息鏈連續不中斷。各部門在工作中必須站在企業發展的角度去考慮，協調性不夠必然給ERP系統的應用帶來不利影響。

2.1.2 各部門和個人責任分工不明確

各部門和個人責任劃分不清楚，或者為了規避責任、逃避考核，故意相互推諉責任，導致一個很簡單的可能幾分鐘就能解決的數據問題，幾個部門或個人相互推諉、踢皮球，無人解決問題，使得工作效率大打折扣。

2.1.3 數據信息錄入不夠準確

數據信息錄入使得很難對原始數據的正確性進行控制，如果原始數據存在差錯，將會導致財務信息失真，由此會給信息使用者帶來困擾。

2.1.4 數據接口設計不完善或導入口徑不一致

ERP系統中的部分數據是通過數據接口直接將財務數據導入到系統中的，采用這種方式能夠有效提高批量輸入能力，但是如果數據接口設計不完善或導入口徑不一致的話很可能會造成導入數據錯誤，所以這些來自數據接口的外部系統數據就需要進一步加強審核流程，統一標準[1]。

2.2 ERP系統應用問題的應對措施

①建立ERP項目組。ERP項目組是企業運用ERP系統不可缺少的組織機構，主要負責執行系統運行維護工作，對出現的問題在相關責任單位中進行協調并予以解決，起到中間協調作用。②強化對企業財務信息風險的控制。做好動態的監控分析工作，對整個系統的各種數據進行監控，確保數據信息的準確性；構建完善的管理制度，加強信息的控制能力，落實責任制和考核機制，并隨時審查各種信息的準確性，在確保企業平穩運行的同時，大大提升企業財務核算效率。③必須依據企業管理實踐建立管理模型，確保信息管理的安全性，明晰各部門和個人職責，嚴禁相互推諉責任，對推諉本應承擔的職責要嚴肅處理，從而確保ERP系統的正常運轉。④定期組織各部門召開溝通會議，對近期數據信息出現了什么問題，解決了什么，哪些仍存在問題，根源在哪里以及解決方案進行溝通，借此減少或杜絕差錯的發生。⑤定期對相關人員進行后續培訓，樹立數據信息安全的意識[2]。培訓結束后要進行考核，只有通過考核的人員才可以擁有ERP系統的使用權限，沒有通過考核的人員要再次進行培訓并考核直至考核通過。

3 ERP系統在成本管理中的具體應用問題及采取的措施

3.1 ERP系統在成本管理中的具體應用問題

①數據錄入差錯及標準不統一。主要是錄入人員數據輸入錯誤或錄入數據不全面，導致ERP系統無法讀取數據，成本測算不準確。例如：沒有可供參考的標準材質庫，使得錄入的材質格式不統一；鉚焊件工藝導入定額資料時經常出現物料碼多掛或少掛的問題；重量信息缺失及部件重量與下一級零部件的匯總重量不一致，造成測算成本重量差錯。②每一個產品對應的工作命令是唯一的，成本信息也是唯一的，產品未搭建或未及時搭建工號樹，導致成本測算無法以工作命令號進行測算，測算成本也就不準確了。③價格維護也存在不少的問題，比如：備料件價格多年未維護，價格早已不準確；外協件合同價格信息缺失，一直未確定何單位維護；外購件價格錄入滯后或缺少價格；只申請新材質、新機床，但不申請價格，導致新材質和新機床的價格缺失。④成本數據維護不及時。由于用戶提出設計修改等原因工藝后期有修改時，ERP成本數據維護不及時或不做維護，導致成本測算不準確。⑤“數據檢查”模塊的功能不全面。雖然ERP系統成本管理模塊中有“數據檢查”的功能[3]，可以檢測出錄入數據的正確性，但是檢查并不能覆蓋到方方面面，有些數據問題仍然檢測不出來，還需要后期手工檢查測算結果的有效性，影響了成本測算的效率，因此，“數據檢查”的功能有待進一步的改進。⑥有些數據需要導入ERP系統后再進行手工維護，降低了工作效率。例如：外協件零件和毛坯的分類信息混淆。因為沒有邏輯規律讓系統自動區分外協件是零件還是毛坯，這就需要由外協計劃人員手工在系統中判斷錄入分類信息；外協毛坯類型需要再維護。因為外協件大部分都是鑄鋼件，因此在數據導入時ERP系統將外協件全部自動默認為鑄鋼件。但是對于個別不是鑄鋼件的外協件，就需要人工將毛坯類型和物料分類維護成相應的類型。⑦生產部門的領料標識維護不及時。生產部門為了投放工單，把本期不生產的零部件的領料標識改為“不領料”，但等工單投放后并沒有及時將領料標識修改為“領料”，導致成本測算不出該零部件的成本。

3.2 ERP系統在成本管理中的具體應用問題的應對措施

①以上這些問題牽涉到設計、工藝、采購和各個生產廠等多個部門，大多數都是人為因素，只要各責任單位增強責任心，事后增加自檢程序，百分之九十以上的數據問題都是可以解決的，這是每個人的責任心問題；還有一些是程序的問題，通過多次驗證并修改程序也是可以避免出現的。②針對材質錄入格式不標準，沒有可供參考的價格庫的問題，可以從成本價格庫中提取相應的全部材質作為基礎，建立材質庫，供設計部門參考和查詢需要錄入的材質是否符合已有材質的標準，若不符合標準，需要修改錄入材質的格式使之與標準一致，若沒有相應材質可供選擇，則需要申請增加新材質后才能錄入ERP系統，從而規范了材質錄入標準，減少了ERP系統中同一種材質過多寫法的問題，提高了價格管理維護人員的工作效率[4]。③我們還可以通過結合結算過程中各個產品進行測算，把每一種問題多次跟各責任單位進行有效溝通，從而達到減少同類問題再次出現的問題。④為了更好地解決問題，不僅需要我們更加認真工作并加強平時的審查和各單位的協調工作，還需要對各個部門進行考核，訂立考核標準將考核機制和工效掛鉤，以激勵員工更好地完成工作，最終提高成本模塊的運行能力。

4 結論

由于制造企業的產品基本上都是單件小批量生產，本次解決幾個產品問題并不代表以后產品不出現其他數據問題，仍可能出現同樣的數據缺失、失真問題，從而再次導致成本測算不準確，這就需要我們調動每個部門、每個員工的積極性，實現全方位精細化成本管理，共同促進企業的可持續發展。