房管局房地產檔案管理工作常見問題及改善措施

文/張改梅 包頭市九原區住房保障和房屋管理服務中心 內蒙古包頭 014060

房地產檔案即是房產管理部門在開展各項工作的過程中所產生的擁有保存利用價值的各類文字、圖表、聲像、電子文件等材料，也是房地產行政管理部門進行房地產管理工作的詳細準確的記錄，是房地產所有權以及使用權的重要憑證。現階段在房地產檔案管理工作過程中依舊還有一些需要解決的問題，所以充分認識到房地產檔案管理工作的特點，尋求科學有效的工作方法，是一個需要深入研究的課題。

1、房地產檔案管理特點

第一，房地產檔案表現出法律依據性。和房地產經濟與法律行為相關的，除開房地產權屬證書之外，其他檔案文件材料是受到法律認可和保護的，是確認房地產權歸屬、簽訂房地產權屬處置的重要證明材料。針對怎樣裁決房地產交易、分拆、抵押以及評估活動中出現的糾紛問題，房地產檔案更是關鍵的法律依據。

第二，房地產檔案表現出館藏動態性。對于檔案個體來說，因為房屋拆除引起的產權變化，房產測量方式的轉變，房地產交易帶來的權屬轉移等，必然會造成檔案具體內容的變更。因為城鎮人口數量日益增多以及房地產業的蓬勃發展，相應房地產檔案材料數量也越來越多，在房地產交易、抵押、查封以及評估過程中，檔案利用率日益提升，管理任務也逐漸加大。

第三，房地產檔案表現出管理壟斷性。房地產管理需要遵循屬地管理的原則，相關部門在開展管理活動時，對轄區中房地產檔案處于獨占與壟斷地位[1]。檔案材料是否可以有效保護，其所包含的產權信息是否可以科學利用，在很大程度上關系到房地產行業的健康發展。

第四，房地產檔案表現出內容成套性。房地產管理工作必須遵循更加規范的流程與標準，所以檔案內容也應當是完整全面的。比如說土地資源調查活動產生的工程許可文件，包含上級指導性文件、組織專業技術隊伍、目標責任制度建設、成本經費等材料，相互之間具有非常緊密的聯系，必須要將其按照規定進行收集整理，才可以更加客觀準確的反映出工作過程。

第五，房地產檔案表現出建檔周期性。房地產管理過程中，部分專業技術活動或持續較長的周期，常常需要跨年度實現，需要把房產文件收集整理齊全，合理分類后歸入臨時卷，等待專業活動完成后第一時間將其移交到管理部門。

2、房管局房地產檔案管理工作常見問題

2.1 檔案意識薄弱利用率低

建立房地產檔案的目的是讓檔案用戶使用以最大限度地提高其資源利用率，實現房地產檔案的價值。但是當前部分房管局領導人員以及檔案管理人員管理意識較為薄弱，對于檔案管理的重視程度不足，且沒有樹立信息化管理概念，導致許多檔案資料長期處于堆放的狀態，對房地產檔案的歸檔做不到及時性、完整性和準確性，導致房地產檔案與實際的房產信息不一致，房地產相關資料的缺失或不全面，造成積壓，影響利用[2]。不僅如此，房地產檔案的開放度也極低，即使檢察院要獲取相關的房產資料，也有相當的難度，而對平常老百姓來說，想利用房地產檔案資料來化解糾紛，在當前實施起來還是有一定難度。

2.2 欠缺完善檔案管理制度

檔案管理工作順利開展的基礎是管理制度，雖說很多房產局已經針對房地產檔案管理工作制定有相關管理制度，但制度不夠完善，對于檔案收集、保管、借閱、保密等方面還存在著一些問題，如檔案資料收集不全，信息缺失；借閱檔案時不履行相關手續，經常有借無還；還有些檔案人員隨意涂改、銷毀甚至出售檔案資料，嚴重違反了房地產檔案管理的要求。此外，長期以來房管局職工對檔案的利用效益知之甚少，信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

2.3 管理數字化建設程度低

隨著數字信息技術在檔案管理中的運用，極大程度上提高了檔案管理質量與管理效率，與傳統紙質檔案模式相比，檔案管理數字化建設在管理對象、管理載體、管理方法及管理理念上都存在較大差異[3]。現階段，還有很多房管局在進行房地產檔案管理上數字化建設程度較低，部分區域由于受到經濟、技術等因素影響，甚至沒有進行數字化檔案管理建設，導致房地產檔案管理進度難以滿足實際工作需求，這在一定程度上降低了房地產檔案管理準確性和高效性。

2.4 管理人員素質有待提升

房地產檔案管理具有極強的專業性、連續性的特點，事務非常繁瑣。要想確保檔案管理質量，必須投入大量的人力、物力、財力。然而，由于部分房產局領導對房地產檔案工作不重視，加之國企改革的日益深化，編制人員大幅削減。在此背景下，檔案管理一般由其他部門的人員兼任，或者聘請臨時工負責。這些檔案員缺乏專業知識，檔案不及時歸檔、檔案管理不夠規范等問題比較常見，檔案管理水平不高，房地產檔案管理人員綜合素質有待提升。

3、房管局房地產檔案管理工作改善措施

3.1 創新檔案管理工作意識

在信息化時代，房產局房地產檔案管理工作要想保持持久的活力，更好為民眾提供良好服務，首當其沖的就是思想觀念的創新。第一，要增強檔案管理服務大局的意識。在經濟新常態背景下，黨和國家將經濟建設作為主要目標，這要求房產局房地產檔案管理工作也必須圍繞經濟發展進行。要將服務大局作為房地產檔案管理的基本定位，對房地產檔案資源進行合理的開發與利用。第二，改革傳統房地產檔案管理理念。加大對房地產檔案管理工作的改革力度是實現檔案管理創新的有效途徑[4]。一方面要摒棄傳統的守舊與自我封閉的思想，另一方面要構建起一個與市場經濟相適應，并房產局房地產檔案管理自身發展相適應的運行管理機制[3]。同時，在確保檔案資源安全保密的基礎上，適度擴大房地產檔案管理工作的開放范圍，讓檔案工作能夠走進房產局內部人員的實際工作中。這既能充分發揮出檔案的社會服務化功能，也能提升房地產檔案管理在房產局各項工作中的影響力。

3.2 制定健全檔案管理制度加以落實

無規矩不成方圓，健全的檔案管理制度是房地產檔案管理質量提升的基礎保障。一是房管局要基于自身實際情況以及檔案管理的特殊性，建立合理的、科學的檔案管理制度；二是保證檔案管理制度的簡明與實用，提高其可操作性，以便用制度有效約束、規范房地產檔案管理工作；三是在完善檔案管理制度時要保證獎懲分明，及時獎勵嚴格房地產管理檔案信息的人員，激勵他們更好地工作，同時處罰非法操作檔案信息的人員，杜絕他們惡意篡改信息，保證房地產檔案管理工作有序開展。當然，建立制度的最終目的是執行，規范房地產檔案管理工作，所以在檔案管理改革中不但要建立完善的制度，還要重視在管理過程中有效執行相關制度，由領導充分關注制度的執行情況，確保房地產檔案人員認真執行檔案管理制度。

3.3 加強檔案管理數字建設

把現代化的管理技術和設備引進，借助計算機展開信息化房地產檔案管理。房產局檔案部門應立足于實際情況，創造條件，竭盡所能運用計算機進行房地產檔案管理，構建局域網，在其中納入設備、圖書、人事、文書和科研檔案，擴建為房地產檔案信息中心，并在中心網絡平臺上將相應的檔案管理自動化軟件編制出來，形成房地產檔案信息管理網絡。促進辦公效率的提高，以便于相關人員更好地展開閱讀，在線利用檔案資料，立足于完善保密的條件，借助網絡技術，促使資源共享的順利實現，同時具備一套可靠安全的檢索系統，以便于利用者快捷、及時的查找信息，對所需檔案資料進行閱讀[5]。計算機網絡的發展促進了房地產檔案管理的不斷發展，科學的檔案管理系統逐漸替代了傳統的人工式檔案管理工作。房產局檔案管理的數字化建設成為大勢所趨。

3.4 注重管理人員素質提升

房地產檔案管理人員自身專業能力及實踐操作直接影響著檔案管理工作成功與否，構建一支現代化檔案管理隊伍是將順利實現房產局檔案管理質量提升的關鍵。在房產局戰略管理方案中納入房地產檔案人員的培養，全面促進檔案管理人員素質的提高。加大對房地產檔案管理人員檔案知識的培訓力度，定期針對檔案管理人員開展專業檔案管理培訓班，借助進修學習、知識更新、繼續教育和專業培訓等，促進其業務知識和知識水平的提升。同時，由于房產局檔案管理較為特殊，因此應組織檔案管理人員積極更新檔案管理知識及現代化信息技術，以便更好適應新形勢下房產局檔案管理工作需求，為房產局檔案管理發展奠定堅實基礎。

結語：

總而言之，在當前現代信息化發展背景下，房產局必須針對房地產檔案管理進行創新，尋求全新管理機制及管理方法，增強檔案管理創新服務意識，充分挖掘房地產檔案自身價值，結合房產局與社會對房地產檔案資源的需求，提供更多有針對性的檔案服務，最大限度提高房地產檔案資源的利用價值。