創新與強化檔案管理促進水運行業發展

李洪方

水運行業是國家重要的基礎性、先導性、服務性行業，特別是在經濟全球化的今天，水運基礎設施建設的重要性更顯突出。近年來，在河北省檔案局、交通部檔案館和河北省交通運輸廳檔案主管部門的指導下，河北省交通運輸廳港航管理局（以下簡稱省港航局）始終高度重視水運建設行業的檔案工作，切實加強檔案工作基礎設施建設、業務建設、信息化建設和隊伍建設，強化對項目檔案的指導，以“建精品工程，創一流檔案”為目標，狠抓行業檔案工作管理水平上檔升級，不斷向著規范化、專業化、信息化方向邁進。重點以項目檔案專項驗收為抓手，創新服務方式，強化過程管控，開展了一系列的培訓、指導、監督等活動，全行業檔案管理由基礎薄弱到逐漸規范，取得了明顯的成效。

一、河北省水運建設項目檔案管理概況

“十二五”期間，河北省港口建設完成投資近900億元，形成港口通過能力近5億噸，港口建設投資連續五年居全國第一，建成了一批大型重點港口項目，為促進河北省經濟社會發展和確保國家能源運輸安全發揮了重要作用。2009年交通運輸部印發了《水運建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》，水運行業才正式有了操作性法規，2012年河北省交通運輸廳會同河北省檔案局印發了《關于加強全省水運建設項目檔案專項驗收工作的意見》，明確省港航局對全省水運行業建設項目檔案進行業務指導和系統管理，可以說省港航局面臨著管理起步晚、經驗少、項目多、專業力量弱等諸多問題。另外河北省水運建設項目各參建單位也存在著機構不健全，管理力量弱，信息化水平低等問題，但通過近幾年的持續努力，目前行業檔案管理工作已取得長足的進步，并獲得了各方的認可。

二、河北省水運建設項目檔案管理的主要做法和體會

（一）加強組織領導，筑牢工作基礎，提升管理水平

首先是強化各級領導對工程檔案管理工作重要性的認識，這是做好工程檔案管理工作的基本前提。省港航局領導高度重視行業檔案管理工作，局內確定專業處室，專業人員負責研究檔案管理，特別是針對過去河北省水運建設項目普遍存在的“重建設、輕管理，重硬件、輕軟件，重外業、輕內業，重工程實體質量、輕工程檔案質量”的情況，不斷加大宣傳和培訓力度，組織重點針對各參建單位主要負責人的宣傳和培訓。通過幾年時間的努力，基本扭轉了這樣的局面，各項目負責人對檔案工作有了高度的認知，這是全行業做好檔案管理工作的基礎。

第二是健全管理機構，配齊管理人員。過去項目建設中輕視檔案管理工作的主要表現之一就是項目檔案管理的組織機構和管理制度不健全，管理人員配備嚴重不足。項目的建設、施工和監理這三個主要參建方的檔案管理人員大多為兼職，具體管理人員有的是專職，多數為兼職，且檔案管理科班專業人員少之又少，檔案管理的質量很難保障。對此，省港航局加大監管力度：在項目招標、合同簽訂、開工審批、項目質量監督申請和項目專項檢查過程中，嚴格把關，將是否健全項目檔案管理組織和規章制度，是否配齊管理人員作為硬性監管要件來強調，通過幾年的努力，這種局面得到根本的改觀。

第三是強化檔案業務學習，提升行業管理水平。遵循打鐵還需自身硬的原則，首先從自身做起，在省港航局機關內部開展檔案業務專項學習，以現行標準規范為課題，定期組織講座，結合水運工程典型項目，按項目立項、設計審批、工程準備、工程實施、項目驗收等階段細分，研究檔案形成規律，首先把管理者變為內行，以“管工程必須管檔案”為原則，迅速提升了整體管理水平。在此基礎上，借鑒火電、水利等行業的先進做法，組織編制了《河北省水運建設項目檔案管理工作指南》，詳細編排了項目檔案管理全過程的操作指南，在水運行業尚屬全國首例，通過幾年的實際應用，效果良好。

第四是開展高規格高質量的檔案業務培訓。在省檔案局及交通行業有關檔案管理專家的指導和幫助下， 2013年、2014年度，省港航局集中組織了水運工程檔案管理的專業培訓，邀請交通運輸部檔案館領導、水運檔案管理辦法的主要起草人、省檔案局專家、工程管理專家等蒞臨授課，培訓范圍覆蓋了全行業全部建設項目的檔案管理人員。期間，還特別強調了項目的建設、施工、監理單位的主要負責人必須參加培訓。這樣的培訓由于規格高、范圍廣，引起了全行業對檔案工作的高度重視，收到了良好的效果。

（二）堅持問題導向，把握重點環節，強化過程監管

過去水運建設項目中大量存在著項目檔案搜集、整理與工程建設不同步，往往是項目到了竣工驗收階段才開始系統整理工程資料的情況，造成部分檔案資料與工程內在聯系性差、資料不全和大量復印件，嚴重影響了水運工程檔案的質量。針對這些問題，省港航局根據項目檔案管理的專業要求，結合水運工程建設的一般規律和特點，堅持創新服務指導，抓重點環節的控制和監管，嚴格把關，規范水運工程檔案的管理。

首先是嚴把合同和開工關。在工程招標文件及工程合同中，要求必須明確工程檔案管理和檔案質量要求。在開工階段，必須確保各參建單位建立健全檔案管理的組織機構、制度和人員，并在建設期的各專項檢查中作為重點內容進行驗證，確保工程檔案與工程實體同步建設。

第二是嚴把工程交工驗收關。堅持建設項目各單位工程、分部（分項）工程實體與工程資料同步驗收，同步交接。對項目檔案管理人員必須參與交工驗收做出硬性規定，收到了良好的效果。

第三是充分借力項目檔案專項驗收。省港航局以項目檔案專項驗收為抓手，堅持專項驗收前的預檢制度，以驗收促完善，確保工程檔案質量。按照工程檔案驗收辦法的要求，統一規范了申請驗收表、自檢報告、匯報材料等的格式和內容，在行業內形成一整套規范的驗收工作程序，有效的保證了項目驗收的質量和工作效率。同時，充分依靠省檔案局的專業力量從檔案格式形式、檔案庫房、檔案信息化管理軟件、檔案系統規劃等方面進行全方位業務指導，不斷提高項目檔案管理水平。

（三）創新服務指導，堅持齊抓共管，提升內在品質

重點是充分借力省市檔案主管部門、省水運質監機構、項目單位上級檔案部門等各級管理力量，創新服務指導，堅持齊抓共管，形成良好的檔案工作氛圍。

首先堅持主動溝通，共同推動。針對河北省港口建設投資多元化的問題，比如煤炭碼頭分別由華能、華電、神華、國投等能源企業建設，原油、LNG、液化碼頭主要由中石化、中石油等石化企業建設，部分新興物流企業和相關民營企業也開始投資建設港口，不同行業在檔案管理和操作上存在差別，針對這些情況，省港航局主動上門溝通，熱心服務，在建設初期加強宣傳培訓，指導項目建設單位對檔案工作做出規劃，提高了工作的針對性和有效性，避免驗收期因標準不同的重復整理等。

第二是全力確保重大項目的管理。在日常管理中，省港航局加大對大型重點項目的支持、管理和指導力度，積極邀請省市檔案局的專家進行現場指導，有針對性的促進了檔案工作的提升。幾年中，省市檔案局的領導和專家，多次對曹妃甸首鋼碼頭有限公司、華電煤碼頭三期工程、滄州港務集團有限公司等多個單位進行了企業內部的專項培訓和現場指導，有力地保障了河北省重點項目工程檔案的管理工作。

第三是協同水運工程質量監督機構，加強對施工過程中工程資料的控制，追求檔案內在品質。省港航局與省水運工程質量安全監督局建立聯動機制，通過聯合檢查、專項檢查等，在工程施工期狠抓內業資料的準確性、科學性、規范性，并在檔案培訓中增加《施工質量及驗收資料形成與審查要點》內容，在交工驗收中即狠抓工程資料質量，有效提高了檔案的內在品質。

第四是強化檢查督導，推進信息化建設，開展爭創星級檔案室活動。幾年來，省港航局將檔案工作列入河北省水運建設市場年度檢查的重要內容，對項目檔案工作作出考核評價并通報，強化企業對項目檔案工作的重視程度；在全行業推進工程檔案信息化建設，明顯的提高了檔案管理電子化、信息化水平；積極推進“星級檔案室”的建設，促進軟硬件水平同步提高。行業內涌現出唐山港曹妃甸煤碼頭三期工程、曹妃甸首鋼碼頭工程檔案室等一批星級檔案室，助推河北省水運工程檔案管理水平進一步提升。

三、河北省水運建設項目檔案工作取得的主要成效

近年來，省港航局對河北省水運行業各項目單位及參建單位廣泛動員、認真培訓、狠抓督導，推動全行業檔案整體工作取得了新的成效。

通過努力，自2012年起共有近30個項目順利通過了檔案專項驗收，驗收合格率達到了100%，驗收項目逐年增多，驗收程序不斷規范，多個項目的檔案質量受到交通部及省檔案主管部門的表揚，各項目單位基本均能建立適應項目檔案管理工作需要的體制機制，項目檔案服務港口生產運營的水平不斷提高，檔案工作不斷規范。

通過強化項目檔案管理，以往“重保管，輕利用”的傳統也在不斷改變，檔案資源的開發利用不斷加強，服務港口生產運營的水平不斷提高。如利用項目檔案資料不斷推進唐山港地連墻板樁碼頭的創新發展，唐山港京唐港區在國內首次采用挖入式港池結合地連墻板樁碼頭布置，開創了在粉沙質海岸建港的先例，最初泊位等級最大僅為1.5萬噸級，項目建成后利用形成的施工資料、設計圖紙、檢測資料、工后觀測資料等，在最初的結構基礎上，不斷改進創新，逐步開發出了半遮簾、全遮簾等多種結構型式，目前已經能夠建設15萬噸級的泊位，泊位等級得到大幅度提升，并在我省曹妃甸港區及全國粉沙質海岸港口得到推廣應用，成為我國港口碼頭工程建設中多、快、好、省的范例。2017年以來交通運輸部又深入推廣了地連墻板樁碼頭的施工標準化工作，項目檔案在地連墻板樁碼頭的創新發展中起到了關鍵的作用。

2017年交通運輸部在全國組織開展《中國水運史（1949-2015）》和《中國水運工程建設實錄（1978-2015）》的編撰工作，河北省水運工程建設的重大決策及項目建設情況都需要依托檔案進行查詢利用，如近年來曹妃甸港區及黃驊港綜合大港的建設決策文件、重點項目的建設進程、港口發展的大事記、建設成就等，可以說項目檔案為開展編撰工作提供了堅實的基礎。

（作者單位：河北省交通運輸廳港航管理局）