淺談檔案工作者的職業修養

胡亞南　成杏麗

檔案工作是一項專門的業務工作，涉及多學科、多專業，同時具有很強的保密性。尤其是在信息化時代，檔案館的職能和工作方式都發生了巨大變化，在這樣的時代背景下，檔案工作者唯有不斷學習，重新認識檔案工作，不斷優化自己的知識結構，提升鑒別能力，才能保證有價值的文件材料適得其所，從而充分發揮檔案的價值和作用，讓檔案更好地服務于社會，真正地做到對歷史負責。

一、具有良好的職業道德修養

1.熱愛檔案工作

常言道：興趣是最好的老師。我們唯有以真摯的情懷擁抱工作，才會保持飽滿的熱情和不竭的動力；才會主動思考、深入鉆研；才會保持嚴謹的工作作風，以高度的責任心認真對待每一份檔案材料，學會尊重檔案，尊重歷史。

2.與時俱進，保持終身學習

日新月異的科學技術，給檔案管理工作帶來了新的機遇，也給檔案工作者帶來了新的課題。在新環境下爭取主動，保持良好工作狀態的最佳途徑，就是平時應該根據工作的需要，拓展視野，廣泛攝取新知識、掌握新技術，主動去適應工作環境和工作流程的變化，保證不會因為跟不上時代的腳步而迷失自我。

3.宣傳到位，依法治檔

日常工作中，我們或多或少都會遇到部門工作人員或歸檔不及時，或歸檔材料不完整，或私自保存原件，只給檔案館歸復印件等情況。這時，如果只是一味簡單的說教，就顯得蒼白無力了。能讓有關人員嚴格按照要求歸檔的最有力武器，就是國家關于檔案工作的法律法規。這就要求我們必須熟悉檔案法等相關規定，以及各類檔案的歸檔范圍和保管期限，并應用到實際工作中。同時，要積極向廣大兼職檔案員做好宣傳工作，增強大家的檔案意識，只有這樣才能保證檔案之源不會枯竭，學校的發展足跡才不會因時光的流逝而變得模糊不清。

4.以人為本，服務大眾

雖然我們日常工作中接觸最多的是默默無語的檔案材料，但這些看似冰冷的材料，卻與人有著千絲萬縷的聯系，最終都是服務于人的。雜亂無章的檔案材料經過我們細心的鑒別、篩選和整理，能夠成為最具說服力的證明材料，能為利用者帶去溫暖和支撐，甚至改變他們的生活。比如，干部任職，有關單位會來檔案館求證相關人員的學籍、學歷情況；晉升職稱，人們會到檔案館查找歷年的教學計劃、科研成果；出國留學、找工作時，人們會到檔案館來辦理當年在校學習的成績單；打官司時人們會到檔案館尋找佐證材料；就連學校分房子，人們都會想到來檔案館查閱基建圖紙，類似的例子不勝枚舉。

5.加強保密意識，防患于未然

我們收集的檔案材料涉及學校教學、科研，以及國防建設等各個領域，數量巨大，其中不乏涉密材料。如果因為保密意識淡薄、保管不當，導致檔案材料損壞、泄密或丟失，將會給學校甚至國家造成無法彌補的重大損失。所以我們在平時的工作中，不能有半點疏忽，涉密材料一定要親自整理、及時移交入庫，確保檔案材料平安無事。

6.尋覓“捷徑”，事半功倍

檔案工作的性質決定了在日常工作中，很多人容易墨守成規。比如插卷工作，在傳統的手工操作時期，插卷時，要考慮所插入材料與已歸檔材料的關聯關系，且必須把這份新插入的材料和與之相關的其他材料排放在一起，不然會給以后的查閱利用帶來很多困擾。這樣，如果新插入的材料頁數較多，則其后面的材料都必須重新打頁碼，這種重復勞動既費時又費力，明顯地表現出了工作效率低下的劣勢。隨著計算機技術在檔案界的廣泛應用，現在我們的檔案信息都采用檔案管理系統進行管理，案卷內所有文件材料的關鍵信息都著錄到管理系統中，我們只要輸入恰當的關鍵字，就可以很容易地檢索到所需的材料。這種模式下，新插入的材料在案卷中的物理位置已經不那么重要了，我們只需把它添加到案卷的最后，編上頁碼，并在管理系統中著錄相應的條目即可，插卷工作就變得簡單了許多。因此，只要我們有效利用新技術，開動腦筋，打破傳統思想的禁錮，就能找出更加合理的解決問題的“捷徑”，在不影響檔案完整性和系統性的前提下，大幅提升工作效率。

二、具備合理的知識結構

1.掌握檔案專業知識

檔案學是一門專業，從檔案的收集、整理、鑒定、保管到提供利用以及后期的編研工作，都有一套完整的理論和工作方法。對于我們這些非檔案專業畢業的人來說，雖然上崗培訓時都進行了較為系統的學習，但其深度和廣度遠遠不夠。所以，我們還必須邊干、邊學、邊理解，把所學的專業知識融會貫通到實際工作當中，并用來指導我們的工作，促使我們的實際工作更專業、更準確、更到位。

2.了解多學科知識

在科學技術高速發展的信息化時代，檔案的門類和載體都發生了很大的變化，我們收集來的檔案材料也是涉及各個領域的方方面面。因此，有必要廣泛了解其他相關學科的一些基本知識，這樣在篩選和鑒別歸檔材料的過程中，才能游刃有余，盡可能避免由于自己的認識不足或判斷不當，導致歸檔材料的流失，造成某些方面的歷史空白。

3.熟悉計算機基本知識和應用

時代在變遷，傳統的工作模式已經無法適應檔案管理和利用的需要。當前，基于計算機技術的網絡和多媒體技術已經滲透到檔案工作的各個層面，成為檔案現代化管理的必備技術，離開了計算機，我們在工作中將寸步難行。所以，熟悉計算機的基本操作和相關知識，是每個檔案人必須掌握的基本職業技能。

4.外語應用能力不可或缺

日常工作中，我們所接觸到的材料，有不少涉及外事等方面的工作，如果我們有一定的外語應用能力，整理材料時就會得心應手。另外，檔案工作者本身就是檔案信息和文化的傳播者，同時檔案信息化工作也需與國際接軌，外語的重要性也就不言而喻了。

三、培養全面的工作能力

1.高度的責任心，敏銳的觀察力

如果檔案是茂密的歷史之樹，那檔案工作者就既是栽樹者，又是乘涼者。如果沒有齊全完整的檔案，學校的歷史就會像殘枝敗葉，檔案為學校師生員工和社會大眾服務就成了一紙空談。學校在不斷發展，檔案收集工作也需要與學校各項工作同步開展。我們除了做好歸檔范圍內檔案材料的收集工作，還必須經常通過瀏覽學校主頁或細心閱讀一些文件，主動了解學校職能部門的動態，及學校發生的一些重大事件，捕捉歸檔信息，然后積極和有關人員聯系，盡可能多的把記錄學校發展歷程的相關材料收集進館，從而使學校的歷史變得更加立體、飽滿。不僅如此，我們平時赴相關部門開展工作時，也應擦亮眼睛，處處留心，也許一個不經意的發現，就是一個故事、一段歷史的記錄。

2.較強的溝通與協調能力

這種能力對許多人來講不是與生俱來的，但可以通過后天的努力使自己變得成熟和自信。工作當中，我們面對的兼職檔案員性格各異、文化素養高低不一，碰釘子、遭白眼的事情也時有發生。碰到這種情況，誰都覺得委屈，但是我們必須以平常心去面對，因為工作還得繼續。最有效的方法就是我們不斷調適自己的心理狀態，用自己的真誠打動對方，以理服人，這樣才能和對方保持友好的協作關系，共同營造一個良好的工作氛圍，讓愉快、和諧、理解和尊重伴隨歸檔工作的始終。

檔案工作看似簡單，實則不然。要真正使檔案工作達到做好、做活、做到位、做到精的境界，還需我們做好職業生涯規劃，用心修煉和提升自己，這樣才能不負使命，讓學校的歷史在我們手中得以真實地記錄和傳承，我們的夢想也會因此變得更加美麗。

（作者單位：西安交通大學檔案館）