淺談如何加強委外維修項目管理的分析

黎越波

（廣州地鐵集團有限公司）

1 委外維修項目管理分析

在現階段，隨著廣州地鐵運營線網的不斷擴大和“十二五”、“十三五”線路建設如火如荼的時期，截止2018年底，運營里程已達到513km，預計2023年達到843km。在各專業的委外維修業務量不斷膨脹的現實環境下，促使了運營總部的委外維修項目管理工作也必須要有所變化和提高以適應現實要求。現行的委外維修合同一方面與專業統籌打包、高度集成大專業以及維修業務面不斷擴大的實際情況不符，造成項目管理風險承擔上的嚴重不平衡；其次，委外維修項目的合同范本需管控哪些方面、各專業、各部門接口關系等要素仍在摸索階段；另一方面，在委外維修框架合同方式中由于承包商在某些方面或專業技術的原因，在合同履約過程中也比較強勢。面對當前的實際情況，只有重視合同，重視項目管理，才能有效的降低框架合同的風險，保障企業利益，有效進行風險的防范，維護企業自身合法權益。

2 加強對現場設備設施的第一手資料收集并建立長期溝通機制

首先，設備設施的使用部門主要為各現場管理部門。在實際管理中總部管理部門等非現場管理部門存在對現場外延的邊際關系、設備設施的真正使用情況及狀態缺乏第一手資料。造成在委外項目實施評估、判斷上容易出現不準確或不及時而產生一系列項目推進不暢或倉促上馬的現象。需要加強對現場設備設施資料的收集并建立相關臺賬，在現有的設備設施維修維護的接口劃分關系上，與現場管理部門建立有效溝通機制，互通有無。例如：定期通報委外維修項目的各方檢查情況，承包商及現場管理部門也定期通報設備設施的運作情況及評估情況，及時給予委外維修業務開展的支持。同時加強設備設施的全壽命的過程信息收集，有利于更準確的判斷設備設施的狀態，做好委外維修的決策及管理。

3 組織梳理合同條款，加強合同風險防范意識

①合同雙方都應該具有基本的合同風險防范意識。②在合同條款擬定和履行中，由于對合同條款分析、審核不嚴，容易造成一些合同條款缺失、雙方權責不清，給企業造成了一定的損失。③合同風險防范不能一味的化解自己承擔的風險，轉嫁回避應由自己承擔的風險，避免以包代管，造成合同顯失公平，甚至無效。

3.1 防范合同條款擬定風險

（1）對于過往委外維修項目履行已經出現的問題，應組織有關人員進行總結，力爭完善委外維修合同范本。由于委外維修的框架合同必然要涉及委外專業業務的方方面面，且屬于框架性、方向性條款，后期根據實際項目情況細化完善合同專用條款。

（2）組織法務人員對合同管理風險的界定，對于合同履約要有預想和平等意識，充分考慮在委外維修合同履行過程中可能發生的風險，并提出風險承擔的責任。

3.2 合同履約風險

委外維修框架合同由于投資大、合同周期長、安全風險高、人員勞動密集等特點，在合同履約過程中，往往會由于經濟環境、貨幣政策、設備狀況等的改變而引發合同變更，引起項目或者工程量的增加和減少等，這些都將會給雙方帶來一定的風險。為此，在合同履行過程中，充分利用合同范本規范合同履行，以科學的態度和方法去開展風險管理活動，采取各種積極有效的風險防范措施。

4 增強自身人員合同管理意識、能力

在委外維修框架合同過程中，有必要增強全員的合同管理意識和能力，才會達到預期的目的。為此，可以從以下幾方面去加強項目管理意識：

（1）建立以項目管理為核心的管理機制，理順各方關系，形成有機運行體系。在項目實施中，注重強化合同管理意識，認真研究、理解、運用合同條款，收集和整理各種現場簽證、會議記錄等原始資料及數據，做好項目檔案整理、資料歸集工作。

（2）注重項目實施階段合同的交底。合同是當事人正確履行義務、保護自身合法利益的依據。因此，項目管理有關成員必須首先熟悉合同的全部內容，并對合同條款有一個統一的理解和認識，以避免不了解或對合同理解不一致帶來工作上的失誤。由于項目管理有關成員知識結構和水平的差異，加之合同條款繁多，合同語言難以理解。因此，在合同簽訂后，項目的合同管理、現場管理人員應熟悉合同中的各種合同條款及相關文件和資料的主要內容，明確框架合同履行過程中的風險、重點或關鍵性問題。

（3）保留自主維護能力。保留和發展委外維修專業的自主維修、維護技術，從而達到培養自有員工自修能力，具體方式可以有：

①培訓和鍛煉自有員工，防止專業設備委外導致自有員工實操技能退步；

②強化委外作業的質量監控及管理；

③適度劃分自修區域或線路，保留技術力量發展空間。

5 增強合同履約過程控制意識

5.1 加強建設合同臺賬管理工作

目前企業OA系統因諸方面的原因，未能在框架合同實施前建立，增大了合同臺賬的管理難度和管理要求。為此，要加大力度抓好必要的手工的框架合同臺賬建立、登記工作。并加快信息系統的建設，匹配新模式下的項目管理需求。

5.2 規范檢查程序和對關鍵環節的監管要求

通過組織履約檢查，在事前或事中發現問題和疏漏，針對發現的問題和疏漏，制訂防范風險的對策。為此，項目管理人員必須經常深入現場對合同履約和管理情況進行針對性的檢查，形成規范的檢查程序，通過檢查反映出合同履約中的問題，提出解決的辦法或提出解決的請求，通過整改使合同順利履約得到落實。

5.3 抓好單價包干項目的現場簽證、結算管理

在合同期內，現場簽證、合同變更、計量等會經常發生，加強這一業務的監管是委外維修合同履行的重中之重，所以要做好以下審核、監管工作：

（1）把好單價包干項目合同管理的簽證審核關，及時完成各項工作記錄。

（2）單項項目必須以合同清單開項為依據，滿足項目確認工作，必須在現場簽證工作中進行落實。

（3）狠抓預結算的管理。對單價、費用標準及結算方法等，建立較為完善的管理標準、操作指引。

（4）嚴把結算關。以框架合同為基礎，實行有效的審批制度，層層把關，嚴禁出現超額支付、提前支付的情況。

5.4 加強合同履行監管

項目變更和違約責任索賠是項目合同管理的一項重要工作，要制定嚴格的程序規定和時效要求，要求詳細完整的證明材料，而且它與項目管理的其它方面有密切聯系，涉及到質量、安全、材料設備供應、合同管理、生產運作等各個方面。為此必須提高合同履行監管意識，增強變更和違約責任確認工作的責任感和工作積極性，明確各單位的變更和違約責任處理職責，把工作落實到項目管理的全過程。

6 提高現場管理人員的合同管理水平

6.1 規范明確委外單位人員素質要素

委外單位人員來源相對復雜，相對難以把關。人員的政治素質、職業道德、技術技能是保證項目安全、質量的基礎，素質不好同時也會帶來勞動糾紛和綜合治理不良事件風險，同樣會干擾安全生產。

委外維修人員如果不穩定，經常辭退和補充，會造成較多的磨合期現象，維修人員對作業現場情況不熟悉、基層管理不適應，必然構成一定的安全隱患。

所以要在項目招標過程中明確并在項目管理制度規范承包單位的人員配置和基本要求，在相應的項目管理與考核辦法中明確規定各層級人員的學歷、資格證、技能等級、工作經驗及其比例等關鍵要素。

6.2 合理匹配項目管理人力資源

由于地鐵所涉及的設備專業多，項目多，技術更新快，培養自有人員關鍵技術崗位能力，能夠發揮主觀能動性是框架合同的績效推動劑。如何最大限度地發揮員工的主人翁精神，降低企業生產成本，使企業利益最大化，是項目合同管理中，擺在我們面前的重要課題。

同時不同專業的社會化程度、技術成熟度以及專業程度不同，現場管理人員合同管理知識不全面，必定不利于降低項目成本，也不能適應急速擴張階段的現實需求。這就要求我們設備管理要以全壽命周期成本控制為目標，合理分配總部已有的各類項目管理人力資源，以行之有效的管理方法來保證設備良好的運行狀態，做好運營的有力保障。

7 結束語

采用專業統籌打包整體委外維修實施是十分有必要的，且隨著委外維修的不斷成熟和進一步深化，運營模式不斷優化，日常常規工作逐步由委外單位獨立完成，委外主辦單位應逐步轉變角色，由配合、盯控、檢查、驗收、考核向監控、抽查、定期驗收、考核轉變。加強現場基礎資料管理、風險防范意識、合同管理意識、合同履約過程控制、提高合同管理水平等方面，才能有效履行專業統籌打包的框架合同，適應廣州地鐵運營線路不斷拓展，降低項目成本，取得最大效益的有效途徑。