從固定資產管理角度談高校圖書管理

宋昌健

（南京審計大學，江蘇 南京 211815）

隨著近年來高等教育事業的發展，高校的資產管理也越來越被重視、越來越規范。但是高校的一項重要資產—圖書資產的管理，沒有得到同樣的重視。很多高校只是將圖書資產簡單地作為圖書“資料”進行管理，國有資產管理部門對圖書資產的管理大多有名無實。《事業單位固定資產管理辦法》第九條將圖書納入固定資產管理范疇，明確了圖書資產是固定資產的一部分。圖書資產的特點決定了它不同于土地房產類、家具設備類等其他固定資產，而圖書資產的管理也通常以圖書館為主體。圖書館的主要功能和工作重點側重于提供信息、服務讀者，對圖書資產管理的目標與方法與國有資產管理部門也有所不同。本文試從固定資產管理角度來分析高校圖書管理中存在的問題，以期能為如何發揮圖書固定資產效用并實現圖書固定資產的保值增值提供參考。

1 高校圖書資產管理存在的問題

1.1 圖書資產賬實不符

《普通高等學校圖書館規程》規定，“圖書館應重視館藏文獻等資產的管理，建立完整的資產賬目和管理制度。”圖書資產因其自身種類多、體積小、數量大的特殊性，全面的清點盤查不容易做到，館藏圖書資產的狀態只能知其大概，無法百分之百地準確把握。賬實不符（大多數情況為賬多物少）的現象普遍存在。由于盤點工作難度較大，加上沒有固定的盤點制度和周期性地清查，賬實不符的問題還會因累積效應越來越嚴重。

1.2 圖書資產流失、損毀嚴重

高校圖書資產流失的情況時有發生。比如有時因圖書館工作人員操作失誤或借書者自身素質不高等造成圖書資產被帶出館外、無法追回；有時個別借書者（包括高校的教職員工在內）會長期占有一些對自己有價值的文獻資源，因為占有成本很低甚至零成本。圖書資產發生破損、毀壞的現象更加普遍，很多借書者在圖書上涂寫、標記、折頁甚至撕頁，造成圖書資產的損毀。這類問題還存在隱蔽性，即使事后發現，追查起來也存在困難。

1.3 圖書資產價值缺少科學評估

多數高校圖書館對館藏圖書的資產價值認定停留在圖書資料的標價水平。圖書的價值在于其中的文字信息而非圖書實物本身，所以隨著時間的推移，圖書的實際價值往往難以再通過標價真實反映。有些書籍內容質量不高或信息陳舊過時，實際價值低；反過來，有些書籍標價并不高但是可能已經成為珍稀版本，它們的價值已遠遠超過當時的標價。目前圖書館大多缺少對這些圖書資料專業的、科學的價值評估。

1.4 電子文獻資源的管理不規范

隨著信息技術的發展，越來越多的非紙質圖書形式出現，最常見的包括光盤和期刊數據庫。在信息化時代，很多圖書中會附有光盤，光盤中的內容有的是與圖書配套的實用工具，有的是對圖書內容的重要補充或說明。但是這部分圖書資產缺少相應的管理制度，在賬目中沒有明顯體現，在實際借還業務操作中也容易發生丟失。期刊數據庫通常是由高校向外部公司購買使用權，帶來的問題是不能明確它是否能稱為高校的一項資產，后續的管理問題更是無從談起。

2 圖書資產管理存在問題的原因分析

2.1 資產管理意識淡薄

雖然圖書資料的固定資產屬性毋庸置疑，但在圖書的日常管理中它的資產屬性并未得到足夠的重視。高校的國有資產管理部門要應對一般設備的管理工作，基本上無暇過問圖書這項資產的管理，而是讓渡管理權限給圖書館并疏于監督。圖書館管理者因為業務重心的關系，容易忽視圖書資產的管理，或者達不到應有的重視程度。即使已經將圖書資產管理納入日常管理工作范圍的，也常會“重錢輕物”—重視資產統計數據、輕視實物清查。圖書資產清查工作耗費大量時間、精力，工作人員有抵觸心理，也是一方面的原因。

2.2 管理制度尚不健全

國家、高校層面都有資產管理相關的政策、法規或制度、辦法，但是缺少具體工作實施細則，對圖書資產管理的指導意義有限。為了充分發揮圖書館的服務效用，高校圖書館一般都會配套相應的借閱管理制度、破損賠償制度等。這些制度能夠保證圖書館在借閱流通層面的有效運行，但無法指導圖書本身這項資產的管理工作。從固定資產管理的角度管理圖書，應按相應標準建章立制。如果圖書管理制度限于借閱流通、遺失賠償等，將無法實現固定資產的周期管理。圖書資料的資產屬性決定了它也將不可避免地經歷采購入賬、分類管理、折舊報廢等環節，配套的管理制度不可或缺。

2.3 責任義務不夠清晰

高校在設置機構和劃分職能時對責任義務的界定不夠清晰。圖書館的主要職能是為教學、科研等保障信息來源，對防止資產流失、資產保值增值的資產管理責任意識基本沒有，領導、員工的資產管理認識水平未達到應有的高度。高校資產管理部門對圖書資產管理的監管義務也被淡化，甚至完全游離于此項工作之外。責任劃分不清，問責機制更加無從談起。此外，干部輪換實行離任審計中，沒有將圖書資產管理列入審計內容，導致領導干部更加缺乏管理意識。

3 圖書資產管理問題的對策

3.1 健全資產清查等管理制度

為逐步實現圖書資產的賬實相符，圖書館必須補充完善采購登記、定期清查等制度，使圖書資產管理成為圖書館的一項常態化工作。規章制度重新完善的過程中要注意其可操作性，確保清查盤點工作系統化、規范化。資產清查之所以成為一項繁瑣的工作，部分原因是因為清查的周期一般較長。如果實行圖書定期清查，勢必倒推一個清查周期內的各項管理工作規范開展。圖書的清查不同于一般設備的清查，由于其流動性大的特點，清查工作很難畢其功于一役，可以將這項工作合理分解、分階段推進。

3.2 強化抑止圖書資產流失手段

通過提高工作人員的技能水平、加強業務績效考核等，減少圖書在借出環節出現差錯的概率。對長期占有圖書資源和離退休人員未歸還所借圖書的情況，要在制度上明確處理方式，與資產管理部門和財務部門的溝通配合，提高這些行為的成本。現有的損毀或丟失賠償制度要進一步完善。對歸還的圖書進行隨機檢查，如發現惡意毀壞圖書的行為嚴肅處理。追償方式建議采用“實物賠償”的辦法，如果發生損壞或丟失情況，不能簡單地利用金錢賠償了事，而是要求設法歸還相同的圖書。

3.3 合理處置特殊價值資產

兩類圖書資產要合理處置。（1）實際價值低的圖書，包括正常折舊圖書和流通率的圖書，通過科學地制定剔舊報廢制度、明確具體的剔舊報廢標準等，來指導圖書資產的折舊、報廢工作。圖書作為一項資產也是存在生命周期的，如果館內圖書在數量上只增不減，只會影響寶貴的空間資源發揮其最大的效用。（2）實際價值高的圖書，這類圖書沒有現成的鑒別標準。圖書館可以在清查盤點工作中初步甄選相關圖書，成立專項工作小組或聘請專家，對這類圖書進行評估。認定這些圖書確實具有較高的價值后，加大對它們的保護級別，實現保值增值。

3.4 規范電子文獻管理

電子文獻資源不管是隨書光盤或期刊數據庫（本地鏡像或遠程訪問），似乎都沒有被當作一項資產來進行規范管理。其實不論什么形式的電子文獻，都是通過高校的財政資金購置，長期或者固定被使用的，實際是構成館內資產的重要方面。所以應該制定電子文獻資源相關的資產管理辦法，規范管理。隨書光盤因其容易遺失損耗、不易確認歸還，可以借助學校信息技術部門的支持，將光盤內容制作成可在網絡上下載使用的鏡像（注意版權問題，可限制使用范圍）。學校已經比較固定的在用的數據庫可以作為資產入賬，在每個使用周期的費用發生變化后，及時進行資產價值的核增核減。

4 結語

高校圖書資產的管理是高校圖書館和高校國有資產管理部門工作人員共同面臨的一個問題，需要部門間的協作溝通，才能發現管理中存在的漏洞和癥結所在。只有加大對圖書固定資產的重視，應用資產管理的思維模式，配套科學合理的管理制度，才能保證圖書資產的完整和安全，并最大限度地發揮圖書資產的效益。