科技檔案信息資源開發與利用的思考

陳華

（西藏自治區科技信息研究所，西藏 拉薩　850008）

信息記載著時代的演變過程和發展道路的運行軌跡，是當今以科學技術為領導的時代背景下最寶貴的資源，而科技檔案是用大量文字、圖表、證書、電子檔案、影視資料等豐富多樣的形式來記錄科學研究和生產活動的重要憑證，因此，對科技檔案的信息資源進行開發利用是推動科技創新和經濟建設的必經之路。

1　開發科技檔案信息資源的重要性

1.1　實現科技檔案信息資源的高效利用

科技檔案信息資源蘊含著巨大的使用價值，可以為所需要的單位或企業提供及時、專業的幫助，因此，重視并加大對科技檔案信息資源的開發利用可以最大程度上挖掘其內在價值，并在第一時間將這些信息資源用在合適的領域。如此一來，既能促進對科技的推廣，又能為用戶提供針對性的服務以解決實際的科技需求，從而實現高效利用。

1.2　發揮科技檔案信息資源的可共享性

檔案與書籍文獻的不同在于，后者主要負責信息的記載與傳播，而前者側重于信息的共享和利用。而且，檔案由于數量稀少、內容精華較多，在管理上需要格外重視，尤其是科技檔案這種具有專業性和系統性的資料，必須要通過合理的開發利用來確保其發揮出作為信息資源的可共享性。

1.3　助力將科學技術轉變為生產力

社會生產力的提高建立在各行各業穩定、高速的發展之上，而在以科學技術為第一生產力的現今社會，對于科技檔案這種專門記錄科技發展過程的資料存在很強的實際需求。因此，充分開發科技檔案信息資源，可以促進企業之間的技術交流，將科學技術順利地轉變為生產力，從而推動經濟的發展［1］。

2　開發科技檔案信息資源的內容

2.1　重視并加強檔案資源的收集工作

檔案的形成并不是簡單地將各類信息資源進行匯總，也不是從形式上把各種紙質或電子信息資源堆放在一起，而是需要經過一套專業化的收集過程，將有價值的信息從浩瀚的原始資料里挑選出來，并按照合理的規則妥善安置在安全的地點，從而便于后續的查詢和使用。科技檔案也是如此，它本身涉及到大量的科學技術，因此必須在檔案的收集過程中采取規范化的措施，保證材料的準確性和完整性，并不斷豐富庫藏［2］。

2.2　完善并強化檔案資源的整編工作

整編，即是對所收集的檔案資料進行科學的整理和目錄編撰，將原本分散的、無序的檔案資料進行系統化和有序化梳理。科技檔案的整編工作需要借助計算機等先進設備以及專業的系統管理軟件，以國家標準和行業規范為指導原則，對各種科技信息做適當的加工整理，使之系統化地呈現出完整的價值，并且保證紙質卷宗與電子卷宗在內容上的一致性，滿足用戶不同的使用需求［3］。

2.3　拓展服務方式，實現高效利用

科技檔案信息資源由于其具有獨特的專業價值，在為用戶提供服務時也應考慮采取合理的方式，使得信息資源發揮出最大的價值。一般來說，檔案管理人員習慣于提供原件、復印件、掃描件等檔案資料，忽略了信息化時代對數據的靈活運用，因此應從互聯網絡的共享性和數據信息的流通性入手，不斷豐富提供信息的方式，并且在此基礎之上拓展相關的咨詢服務，以實現科技檔案信息資源的高效利用［4］。

3　如何開發利用科技檔案信息資源

3.1　健全科技檔案信息管理系統，做好歸檔工作

傳統形式下對科技檔案信息資源的管理是采用實體式方法，通過笨重的人力勞動進行管理，而隨著時代的進步與科技的發展，越來越依靠計算機技術構建科學的檔案信息管理系統來實現高效管理。同時，為了保證科技檔案的系統性，方便用戶快速檢索使用，必須要做好檔案信息的電子歸檔工作，使科技檔案信息資源能夠隨時被用于需要的地方，發揮出最大的價值。

3.2　完善信息反饋機制，改進檔案資源的開發過程

科技檔案信息資源的開發利用必須要依賴完善的信息反饋機制，利用管理系統采集用戶對檔案資源使用情況的反饋，通過分析來掌握檔案資源的具體利用情況，并且在此基礎之上根據檔案中不同信息資源的重要程度來對開發過程進行改進，使得信息資源的利用更加順暢。一般來說，可從這幾點入手執行：首先，建立專用的登記簿用于統計檔案資源被使用的頻率、類型和目的，以此來了解不同類型檔案資源的利用率；其次，展開檔案資源利用的跟蹤調查工作，加強與使用者之間的交流，以獲取更加真實和及時的信息反饋；最后，檔案管理各部門之間也要做好信息溝通，通過加強交流來摸索出檔案資源開發利用的規律［5］。

3.3　全面實施科技檔案信息資源的數字化管理

為了滿足行業需要與時代發展的需求，必須要采用數字化管理對科技檔案信息資源進行統一的組織、規劃、推廣和應用，將數字化技術全面貫徹到科技檔案信息資源的管理過程中，以信息技術作為橋梁來為社會提供優質的檔案服務。

3.4　提升檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員是實現科技檔案信息資源開發與利用工作的主體，因此必須要培養其優秀的綜合素質，使其在掌握必備的信息技術時也應對科學知識有所了解，以便能根據各科技檔案信息資源內容的不同做好規劃、整理工作并提供有效的服務，從而使檔案的開發利用省時省力。

4　西藏科技檔案現狀和利用效果

西藏地區由于獨特的自然環境和人文特點，在檔案資源的開發利用上較為傳統，從科學文化角度來說，西藏擁有種類繁多的礦藏、藏醫藥古籍、各類型極端天氣的災害記載、豐富的經典手抄譯本等，同時，現代科學技術在西藏各行各業中逐步得到了廣泛應用和發展，由此形成了珍貴度極高的科技檔案。但從實際來看，西藏科技檔案的管理與開發工作較為落后，除了在科研項目立項、成果報獎的科技文獻查新中進行了運用外，無論從基礎設施還是管理思維都存在嚴重的缺陷，利用效率較低，不能很好地適應信息化社會的需求。

5　進一步做好西藏科技檔案信息管理及信息資源開發利用的建議

首先，從基礎設施上進行加強，配備充足的、功能強大的電腦、打印機、掃描儀等硬件設備以及通暢的計算機網絡，加強對西藏地區的網絡信息系統建設；其次，從管理思維上進行轉變，采用信息化思維，通過檔案電子化和管理智能化來實現檔案管理的高效性。西藏科技檔案信息資源的開發利用層次較低，僅限于對原始資料的初級開發，而且開發利用的方式也較為單一，多以紙質檔案為主要載體、以手工操作為工作形式。另外，其開發利用的范圍也極其狹窄，整個開發利用工作局限于指定檔案部門，服務對象也只限于相關的科技人員、專家學者等少數群體，缺少對內的橫向聯系和對外的拓展交流，由于所涉及的范圍過小導致無法滿足社會的廣泛需求。為了解決以上幾點問題，應從執行方式上進行優化，采取針對性措施進行改進，比如：加強檔案資料的多次開發和利用，盡量挖掘不同檔案信息資源在不同情況下的特定價值。用電子檔案取代紙質檔案，做好信息資源的備份與校對工作，并且運用科學的檔案信息管理系統軟件進行智能化管理，從多個角度對檔案資源的價值進行開發利用。重視并加強檔案管理各個部門之間的信息交流與協調配合，使檔案資源的開發工作更加高效和細致，同時面向全社會采用規范化的管理制度進行開發利用，使得西藏科技檔案能夠更好地為社會各界提供有價值的服務［6］。

6　總結

科技檔案信息資源的開發利用還存在很多不足，因此需要采取有效的應對措施來將科技檔案的真實價值完整地發揮出來，從而推動科技的進一步發展，并為信息化社會的各個行業提供有效的幫助。

［1］陳巧玲.科技檔案信息資源開發與利用的思考［J］.辦公室業務，2016（16）.

［2］姜平.試論科技檔案信息資源開發利用［J］.黑龍江史志，2011（21）.

［3］史媛.加強科技檔案資源的開發及利用探討［J］.現代經濟信息，2013（10）.

［4］劉延麗.科技檔案信息資源的開發與利用［J］.機電兵船檔案，2011（01）.

［5］趙麗輝.如何正確進行科技檔案信息資源的開發和利用［J］.黑龍江科學，2016（20）.

［6］孔繁秀，孔翠翠.近年來我國西藏信息資源研究綜述［J］.科技創業月刊，2016（13）.