英文商務電子郵件稱呼語和簽名的典型誤區與使用策略

龔知鵬

（石油化工管理干部學院，北京 100012）

電子郵件在現今的商業社會扮演著越來越重要的角色,并已成為全球使用最頻繁的商務通信工具。根據一項統計，全球每天發送約840億封電子郵件。

商務人士每天花大量時間閱讀，撰寫和管理電子郵件。美國管理協會（American Management Association）和電子政策研究所（The e-Policy Institute）進行的調查表明：商務人士每天花30分鐘到4個小時,甚至更多的時間來處理電子郵件。根據筆者的一項調查，某大型中央企業的國際業務從業人員每個工作日平均處理約30封工作電郵。

可以說，電郵對建立、鞏固和加強海外業務關系起著越來越大的作用。良好的電郵寫作技巧不僅能夠改善溝通品質，提高工作效率，而且能夠增加個人和公司的競爭力。這一點在如今的商務領域中已經得到了廣泛的認同。能用結構清晰、措辭準確、語氣得體的電子郵件進行有效商務溝通已經成為海外業務人員必備的素質和技能。

稱呼語和簽名（Salutation and Sign-off）是電子郵件的重要組成部分。稱呼語，即對郵件收件方的稱呼，是對方點開郵件后首先看到的部分，而簽名位于郵件的最后，二者構成了電郵的“首”和“尾”。稱呼語和簽名是一封商務電子郵件的門面，而撰寫稱呼語和簽名的慣例和規則構成了商務電子郵件的禮儀。電子郵件的商務禮儀能夠看出個人為人處事的態度，熟練掌握相應使用技巧和禮儀十分重要。

本文基于作者10余年的商務溝通教學和研究經驗，梳理分析國內企業國際業務從業人員在書寫電子郵件稱呼語（Email Salutation）和簽名（Email Sign-off）時的常見誤區，并總結出若干黃金書寫準則，以期對廣大國際化業務從業人員的實踐有指導和借鑒意義。

1 電子郵件稱呼語的典型誤區

筆者基于多年的教學和研究經驗，總結梳理了以下電子郵件稱呼語的典型錯誤寫法。

Dear Mr. Jack：——眾所周知，Jack是英語為官方語言的國家人士的常用名，而Mr.后不能直接加某人的名字，正確的寫法應是Mr. + 姓，如Dear Mr. Gong, 或者在十分正式嚴肅的郵件中用Mr.+ 名+ 姓，如Dear Mr. Jack Gong。 這類錯誤在國內企業國際業務人員中非常常見，要特別注意。

Dear Miss/Mrs. Wang：——Miss表示未婚，Mrs.表示已婚，且后面應加其夫姓，這種寫法已經過時。在現代商業世界沿用這種寫法非常危險，因為在對方讀郵件之前你就很可能已經冒犯了她，而且你是如何知道人家未婚還是已婚的呢？正確的寫法應統一用Dear Ms. Wang，尊敬的王女士。

Dear Dr. Wang/ Dear Professor Wang：——在明確對方學歷、職位、職稱的情況下，可以如上例所示用Dr.（博士）或Professor（教授）+姓的寫法，以示對對方地位、學識的尊重。問題是，很多人并不清楚對方的學位職稱，一味往高了寫，反而弄巧成拙，造成對方不快或誤解。正所謂，not all teachers are professors, and not all professors have a PhD degree（不是所有的老師都是教授，也不是所有的教授都有博士學位），稱一位沒有博士學位的教授為Dr., 極易引起對方的誤會與不適。

Hello Jack，——這種寫法本身沒有什么問題，但多用于熟悉的業務伙伴、同級同事之間。較為正式的商務信函一般用Dear開頭。這類涉及正式程度的錯誤，各類學習者都會犯，關鍵要看對方跟你的熟悉程度以及信函的內容。表1是分場合從“非常正式”到“非常不正式”（very formal,formal, neutral, informal, very informal）五個正式性量表中稱呼語寫法的歸納：

表1 稱呼語正式性量表

需要注意的是，在商務實踐中，很多商業人士會“自來熟”：就是說，見過一兩面或者有過一兩次通信之后，就會套近乎，用Dear + 名，或Hello/Hi作稱呼語。因此，從商務實踐來看，用Dear Jack和Hello/Hi Jack等“中性”和“非正式”的表達方式為稱呼語的商務郵件比To whom it may concern和Dear Mr. Gong等“非常正式”和“正式”的郵件絕對數量要多。可以說，大多數的商務電子郵件從正式性角度衡量是“中性”或“非正式”的。

Dear Mr. Jack Gong, ——這類錯誤屬于稱呼語后的標點符號錯誤，很多人不清楚正式公函的稱呼語應以冒號結尾，而是一律點逗號。根據從非常正式到非常不正式五個正式性量表，對應表1，稱呼語的標點符號使用歸納見表2：

表2 稱呼語標點符號的正式性量表

2 電子郵件簽名的典型誤區

簽名位于電子郵件的最后，一般包括三個部分：1）郵件結尾敬語（Email Complimentary Close），即寫信人在郵件結束時對收信人表達禮節性的尊敬2）寫信人姓名 3）寫信人職位、聯系方式等信息。電子郵件簽名部分的典型誤區有：

2.1 用BR做結尾敬語

BR是Best regards的縮寫，意為“最大的敬意”。多位國際友人曾對筆者抱怨，要向對方致“最大的敬意”，卻連Best regards這樣簡單的兩個詞都要簡寫，這能表達最大的敬意嗎？Best regards是商務電郵的經典結尾敬語，可以用，但請書寫完整，以示禮貌。

2.2 商務電郵用Love等做結尾敬語

商務電郵一般不用Love、Cheers等做結尾敬語，因為這些用法非常不正式，僅限于跟親人和朋友之間的交流。這類錯誤屬于結尾敬語的正式性用法錯誤。不同的結尾敬語也有正式與非正式之分，一般來說，結尾敬語應與稱呼語的正式性一致，以保持郵件風格的統一。按照“非常正式”到“非常不正式”五個正式性量表，對應表1和表2，結尾敬語的使用歸納見表3：

需要指出的是，表3所列是筆者根據研究和實踐歸納得出的常用結尾敬語，現實商務活動還會出現其他用語，國際化業務人員可以根據電函內容、使用場合及與對方熟悉程度等實際情況選擇選用。

2.3 簽名信息過載（Information Overload）

簽名可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，不需要信息過載，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯系。引用一個短語作為簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。

2.4 沒有簽名

有些人或許會覺得跟對方關系已經很熟了，不需要每封郵件都簽名。事實上，每封郵件簽名正是為對方考慮的職業做法，因為這樣做能節省對方時間，提高溝通效率。每封郵件在結尾簽名并留下聯系方式，對方可以清楚知道發件人信息，并能第一時間通過留下的聯系方式跟進業務，簡單清晰高效。

2.5 大小寫等格式錯誤

簽名中結尾敬語部分的第一個詞首字母應大寫，其他均小寫，其后點逗號，如“Best regards,”。對中國公司雇員來說，寫信人姓名、職位和聯系方式等最好中英雙語顯示，職位、單位每一個詞首字母應大寫。結尾敬語和姓名職位部分應隔空一行，如有座右銘等，也應放在姓名聯系方式下方，并隔空一行。簽名文字應選擇與正文文字匹配，字號一般選擇比正文字體小一些。圖1是筆者簽名欄的示例：

表3 結尾敬語的正式性量表

圖1 筆者簽名欄示例

2.6 只用一個簽名檔

對內、對熟悉的合作伙伴等群體的郵件往來，簽名（Sign-off）可以進行簡化，如就寫：Thanks,Jack + 聯系方式。過于正式的簽名檔會顯得與對方疏遠，可以在OUTLOOK（微軟電子郵件軟件）或相似軟件中設置多個簽名檔，根據具體情況靈活調用。

3 電子郵件稱呼語和簽名書寫的黃金準則

這樣看來，小小的電子郵件稱呼語和簽名的雷區和書寫慣例還不少，應該多加注意。以下是筆者總結的英文商務電子郵件稱呼語和簽名書寫的兩大黃金準則：

其一，如果是首次聯系（first contact），第一次給對方寫郵件，應采取“正裝”（Dress-up）原則。就是說，盡可能用更加正式的稱呼語和結尾敬語，如稱呼語用Dear Mr. Gong，結尾敬語用Sincerely，郵件措辭和語氣也相應更加正式和禮貌。

其二，如果已有過電郵、電話、會面等接觸，黃金法則是“對等”（Reciprocate）原則，即觀察對方給你寫的電子郵件的正式程度和語氣，進行對等回應。例如，收到合作伙伴的電子郵件用Dear Mr. Gong, 你就可以相應的回復Dear Mr.+對方姓氏；如果哪一天對方改變了語氣，用更加友好、日常的Hello Jack開頭，你就可以回復Hello+對方名字，以表示對這種更加親密的溝通方式的認可。

總之，國際化業務人員在日常工作中如何用電子郵件跟外方做好溝通，是一門深奧且實踐性很強的學問。首先，企業國際化從業人員應該從思想上重視起來，思想上重視是行動上落實的先決條件。國際化業務人員應提高思想認識，重視電子郵件稱呼語、簽名等各個部分的撰寫，有意識遵循商務電子郵件基本禮儀和國際慣例，這對提高個人業務素養和職業形象，促進企業國際業務，提升企業的國際形象，打造企業世界一流的國際品牌都具有不可忽視的輔助和推動效應。其次，國際化業務人員應加強在日常工作中的學習，在通曉基本禮儀和法則的基礎上注意積累，勤于實踐，才能更快地成長為國際業務的精英和骨干，為企業的國際化事業做出應有貢獻。