馬震安
某超市一個月中每一天的銷售報表都存放在同一工作簿內,若一個月有31天,則工作簿中會有31張報表。現在要匯總一個月的銷售數據,就需要將1日至31日的工作表中的數據全部進行計算。這樣的匯總如何實現?能否更簡單一些?其實,只需簡單的3步就能輕松完成。

1. 建立查詢
選擇“數據”選項卡,點擊“新建查詢→從文件→從工作簿”,找到存放數據的Excel工作簿文件,選中后點擊“導入”,在彈出的“導航器”窗口左側,選中文件名稱,點擊“編輯”按鈕,在新出現的“查詢編輯器”窗口,按住Ctrl鍵依次選中最右側三列,右擊鼠標選擇“刪除列”;單擊“Data”右下角的圖標,展開數據(圖1)。
2. 整理數據
查詢建立完成后,如果查詢中有不需要的列或行,可以選定它們將其刪除。在“查詢編輯器”窗口,點擊“轉換”處的“將第一行用作標題”,這樣工作表中的字段名就變成了查詢表中的字段名了。接下來,還要將查詢數據表中的空白行和多余的字段標題去掉,點擊“產品貨號”的篩選按鈕,在篩選列表中去掉null、空白以及字段標題的勾選,單擊“確定”(圖2)。
點擊“關閉并上載”。在工作表窗口右側,右擊新建立的查詢,點擊“加載到”,在彈出的窗口中選擇“僅創建連接”,點擊“加載”。
3. 利用切片器構造匯總表
在“數據”選項卡下點擊“現有鏈接”,打開剛剛創建的鏈接,在“導入數據”對話框中選擇“數據透視表”,數據的放置位置選擇“新工作表”;根據需要調整透視表的布局,在“設計”選項卡下,報表布局選擇為以表格形式顯示,將分類匯總設置為不顯示分類匯總。在右側的“數據透視表字段”,勾選所需要的字段名稱(圖3)。
在“分析”選項卡下插入切片器,單擊切片器中的日期,就可以看到對應的匯總結果。如果數據源發生變化,只要右鍵刷新即可得到最新的結果(圖4)。endprint