新時期醫院宣傳檔案管理現代化的主要思路

蘇航

摘 要 只有提升醫院內部檔案管理的現代化水平，才能讓醫院的檔案管理工作跟上時代的發展腳步，促進醫院的現代化發展。本文詳細分析了現階段醫院的檔案管理現代化創新現狀，并研究了醫院宣傳檔案管理現代化的主要措施。

關鍵詞 醫院 宣傳檔案 現代化管理

宣傳檔案指的是醫院在宣傳活動開展過程中，形成的比較有保存價值的各種檔案，例如文字稿件、照片、錄像視頻及通過媒體平臺刊發或播放的相關新聞等。隨著我國醫療改革的不斷深入，醫療結構內部宣傳工作的力度也逐漸加大，營造了很好的社會輿論環境以及內部文化氛圍。

一、醫院宣傳檔案的范圍

醫院的宣傳檔案具有不同的類型，分為文字類型和錄像照片類型。[1]文字類型包含醫院的內部新聞信息以及社會媒體的新聞信息等文字報道，醫院內部發表的內部刊物同樣包含在其中，還有醫院、科室以及個人獲得先進集體或者先進個人的事跡材料。照片以及錄像等包含我國中央、部、省以及市級領導借鑒以及現場指導的錄像和視頻，醫院專家講座、門診等錄像和視頻，外籍專家和學者的講座和手術的錄像視頻。錄像照片類型還包括醫院召開的各項重要會議，例如團代會的開幕式錄像照片，以及醫院義診、科普日宣傳等公益活動。

二、醫院宣傳檔案的管理現狀

目前醫院內部的宣傳檔案管理工作還不夠完善，對于新工作材料和新工作方法的應用還不夠熟悉，因此還存在很多問題。在實際的宣傳檔案管理工作中，存在宣傳檔案保存混亂的情況，一部分醫院的檔案管理意識不夠強烈，雖然認識到了宣傳活動的重要性，但是沒有及時對宣傳中產生的有價值的材料進行保存管理。醫院內部的檔案管理機制不夠完善和健全，只有宣傳檔案的收集制度，不包含上交檔案管理機構，因此醫院中很多科室或者個人手中還具備很多珍貴的資料。一部分醫院內部的宣傳檔案管理工作都是由其他工作人員兼任，這些工作人員沒有經過科學系統的培訓，導致宣傳檔案管理工作不夠規范。以上這些問題的存在對于宣傳檔案管理工作的開展存在很大的負面影響。想要有效地解決上述問題，除了需要加強對醫院宣傳檔案管理工作的重視之外，還需要積極參照《文書檔案保管期限表》以及《機關文件歸檔和不歸檔范圍》，認真地制定符合醫院發展特點的管理制度，以促進醫院宣傳檔案管理工作質量的提升。

三、新時期如何加強醫院宣傳檔案管理工作

（一）增強檔案管理意識

首先需要對醫療人員普及檔案管理工作的重要性，從而增強醫護人員的檔案管理意識，讓他們認識到宣傳檔案不僅僅是宣傳工作的依據，同時也是醫療機構發展的重要依據。同時還需要強調宣傳檔案的重要性，不管是醫護人員還是機構管理人員，都不能為了個人方便私藏檔案，如果重要的資料保存在個人手中，別人無法使用，或分散在各處，很難科學地管理，影響宣傳活動的歷史完整性。只有統一收集到檔案部門進行有效的管理，才能夠確保檔案內容的安全、完整，也能夠把宣傳檔案的價值充分發揮出來。

（二）強化宣傳檔案制度意識

在醫院中需要制定完善的宣傳檔案歸檔工作制度，為接下來的醫院宣傳檔案管理工作打下良好的基礎。[2]首先要強化醫院宣傳工作人員以及檔案管理人員的檔案制度認知，在工作中培養其自覺維護工作制度的習慣，嚴格按照制度要求工作。部門領導也需要將宣傳檔案管理工作重視起來，在工作中成為第一責任人，認真履行自己的工作責任和工作義務。宣傳檔案管理工作需要由醫院內部的宣傳部門統一管理，以宣傳工作部門管理為主，其他部門協作。按照宣傳檔案制度的要求來填寫宣傳檔案登記表格，把檔案內容核實清楚之后交給宣傳部門存檔，把工作責任落實到人。宣傳檔案分為文字、事物、錄像以及照片等類型，設定的保存期限應該是永久。

（三）具有現代化檔案管理意識

隨著我國現代化信息技術的不斷創新發展，我國醫療機構宣傳檔案工作的現代化水平也得到了提升。[3]醫療機構的宣傳檔案管理工作不僅是傳統檔案管理工作中的信息收集、信息歸檔和信息整理，還需要檔案管理工作人員具備一定的計算機信息技術應用水平，能夠獨立完成檔案管理軟件的操作工作，并具備管理創新意識，在工作中服從宣傳檔案管理工作崗位的各種要求。工作人員需要具備一定的現代意識，適應宣傳檔案管理工作的現代化要求，不管是資料的加工、資料的分析、資料的存儲還是資料的分類，都能夠科學化、標準化地進行。在醫療機構的宣傳檔案管理工作中，檔案管理工作人員需要不斷提升自身能力水平，學習新的宣傳管理技術和宣傳管理方法，創新管理手段，把創新管理方法的作用和價值有效發揮出來，提升檔案管理工作質量，為醫院的宣傳工作提供更優質的信息服務。

四、結語

在醫療機構的發展過程中，宣傳檔案主要記載了醫院宣傳活動中產生的各項資料，是醫院檔案文化建設工作中的重要組成部分，認真管理宣傳檔案，能夠有效提升醫院在區域內部的知名度和影響力，把醫院精神可持續地傳承下去。

（作者單位為哈爾濱市第一醫院）

參考文獻

[1] 孫娟娟.淺談醫院宣傳工作檔案管理[J].文教資料，2018（21）：89-90.

[2] 石鵬.醫院新聞檔案的管理難點與對策[J].新聞窗，2017（05）：42-43.

[3] 劉海霞.醫院檔案管理的現狀及對策[J].辦公室業務，2017（09）：113.