知識管理視角下構建現代企業檔案管理新模式

王巍

徐州發電有限公司是國有特大型企業，于1976年正式建設，至1987年底全部建成。共安裝4臺125MW和4臺200MW國產燃煤發電機組，總裝機容量1300MW，經過現代化技術改造后，總裝機容量增至1430MW，屬國家特大型企業，是江蘇省和華東電網的主力電廠，被譽為鑲嵌在淮海大地上的一棵璀璨“明珠”。建廠以來，十分重視企業檔案管理工作，積極探索企業檔案管理的有效途徑，使企業檔案管理走上了制度化、標準化、規范化、現代化發展軌道，為推動企業發展進步，促進兩個文明建設發揮了積極作用。企業檔案不僅能夠反映企業昨天的活動情況，還能夠反映今天所開展的活動，同時還能夠起到展望未來的作用。新時期，企業檔案資源逐漸成為了企業發展的重要信息支撐和智力的集成，更是企業發展主要的知識資源，對企業發展發展有著至關重要的作用。

一、當前企業檔案管理的困境

1.在企業的管理層面上，檔案工作被邊緣化。隨著市場經濟體制的逐步完善和改革開放的不斷深入，企業活動隨之將最大化利潤作為經濟活動根本原則。與企業利潤有著直接關系的部門，例如：生產、銷售以及財務等部門更加受到企業的重視，但是有些管理人員并沒有認識到檔案管理對企業的重要性，對檔案管理的認識還僅僅是停留到檔案管理的部門上，認為這些檔案并不能夠為企業帶來直接的效益，只是一個“只出不進”的無用部門，為此，檔案管理工作得不到重視，被逐漸邊緣化，檔案人員甚至成為了企業裁員和閑置人員的首選。實際上企業檔案包含很多的專業技術、合同、征地等非常重要的檔案信息資源。

2.在企業信息化進程中，檔案信息化程度較低。企業發展逐漸趨向信息化發展，而檔案隨之信息化更是成為了企業發展的主要內容。企業檔案信息化，在知識經濟時代里，企業結合先進的管理理念以及信息技術，并將現代化基礎設施作為主要中心，將檔案信息資源的開發、利用和共享作為目標智能管理過程控制。可以說這個過程是動態的，這個子系統是企業信息化系統中最為重要的部分，是檔案信息化系統的關鍵部分。但是就企業當前對檔案信息利用的實際情況而言，有些企業仍然處在“重管輕用”的情況，部分企業至今雖然成立不少年，但是企業內部的檔案資料卻較少，不能夠將企業的發展歷史和文化特色真實地展現出來；還有部分企業雖然檔案涉及范圍比較廣，也較為齊全，但是要借閱檔案資料時，過程卻非常的繁瑣，不能夠快速獲取所需要的信息。另外，還有部分企業中檔案管理者本身素質過低，依然堅持傳統的思維來對檔案進行管理，在認識檔案信息化上嚴重滯后，沒有主動地進行思考以及有所創新突破。

3.企業檔案信息資源分散，無法提供系統服務。企業檔案內容非常多，主要包含了生產技術、計劃統計、經營銷售、物資管理、勞動人事、教育衛生和黨政工團工作等方面的檔案，有些企業這些資料因為涉及內容不同往往是由各部門分別進行保管，有的資料甚至還經由員工自行保存。這就造成了企業檔案管理沒有系統的管理模式，處在一個零散的狀態，不能夠真正落實信息資源的整合，即使有的企業在這方面做了大量的工作，甚至還特地成立了信息中心，但是檔案管理工作仍然還是非常的表面化，無法為企業提供系統的、綜合性較強的信息服務。這勢必會出現問題，例如：新員工進入企業后在熟悉企業的過程中，只能夠通過老員工對企業文化和工作技能等進行描述，無法形成供其自主學習的信息資料；企業內的部門以及員工所形成的知識、技能等資源無法進行共享，不能夠形成流通的智慧來源等。

二、構建企業檔案管理的新模式

將企業知識管理融入到檔案管理，就意味著企業檔案管理面臨新的挑戰。同時知識經濟時代也推動檔案管理朝著新方向前進，可以概括為市場取向、信息先導、協同運轉、知識共享四方面。市場取向主要將檔案管理所能夠獲得的利益更加直接地反映出來，因為，它可以有效提高企業利潤；信息先導則能夠將檔案知識管理的職能性更加真實地反應出來，它可以說是企業建設的重頭戲；協同運轉則主要是有效調節企業檔案管理以及知識管理，使其達到一致性；知識共享則主要展現了檔案管理的目的性。

1.市場取向。市場經濟的實質是效益經濟，在現代企業制度下，企業的任何活動都要服從于效益原則。擁有用戶是檔案事業存在和發展的關鍵。但是，由于最初“重藏輕用，以藏為主”的觀念一直到今天還在一部分檔案工作者的頭腦中不同程度地存在著，檔案部門可以借鑒一些服務行業的做法，開展優質服務、規范服務、承諾服務，改良服務態度，提高查全率、查準率，使利用者高興而來，滿意而歸。重新強調檔案機構的服務性宗旨是十分必要的，即要“一切為了用戶”。以檔案用戶為中心，積極開展各種深層次的檔案信息服務。

例如國華徐州發電有限公司（以下簡稱徐電公司）為了貫徹國家“上大壓小、節能減排”的政策，促進企業可持續發展，根據國華電力發展規劃，決定關停拆除徐州電廠1—6號老機組，并利用1—4號機組場地建設2臺1000MW超超臨界機組。目前，關停1—6號機組的申請已通過上級主管部門審批，機組拆除出售工作也已于2008年3月開始。在1—6號機組拆除與出售過程中，檔案起到了很重要的作用。徐電公司“上大壓小”項目籌建處拆遷部門在機組拆除前和參與機組拆除出售工作的山東電力建設第三工程公司、山東金佰生物技術有限公司等單位的工程技術人員王軍、聞陳軍、吳永利、張開東、張鑫、李光忠等同志一同到公司檔案室查閱了1—6號機組基建期的竣工檔案和主機的設備檔案，并以檔案為重要依據，編制機組拆除方案，使機組拆除工作順利進行。在1—6號機組設備拆除后的出售工作中，作為購買方的山東金佰生物技術有限公司，把檔案視作機組出售的一個基礎條件。當他們在徐電公司檔案室看到保存完整、齊全、系統的檔案，表示滿意。正是由于1—6號機組設備檔案保存的完整齊全，并可以與1—6號機組整體發電設備出售同時移交，能為購買企業今后設備的安裝、運行和使用提供可靠的依據，使山東金佰生物技術有限公司愿意出2億元買下1—6號機組設備。由此可見，完整齊全并管理良好的檔案，在徐電公司1—6號機組拆除與出售工作中起到了關鍵的作用。否則，1—6號機組設備只能作為廢鐵或報廢設備處理。檔案價值的發揮，使機組設備變廢為寶，為企業贏得了可觀的經濟效益。

2.信息先導。不管是紙質檔案，亦或者是電子檔案，都能夠將所儲備的信息來發揮其價值。檔案信息開發，主要是指檔案部門根據企業實際需求，在保障檔案機密安全的條件下，不斷對檔案信息進行挖掘，并將其提供給需要者使用的過程。信息先導能夠將檔案知識管理的職能性更加真實地反應出來，同時在企業檔案管理中發揮著承前啟后的作用。將客戶的需求作為信息開發的重心，通過“挖掘信息”使檔案能夠發揮其最大價值。

電子檔案最好是采用紙質檔案掃描件，因為紙質檔案掃描件才能保證電子檔案與紙質檔案內容完全一致，這樣檔案用戶可以放心地不用到檔案室查閱檔案原件，只要通過局域網絡查閱檔案室的電子檔案就可以，這樣既可以方便檔案用戶，又可以有效保護檔案室的檔案原件。

3.協同運轉。企業內的各部門可以說是企業知識系統中的各子系統，各個子系統相互連接交互存在，通過物質、能量以及信息的交互，使各個子系統中的協同效應能夠充分發揮出來，使知識系統得到有效的整合，發揮其最大效用。檔案管理工作要實現信息開發以及傳遞工作，必須周全考慮到各子系統之間的協同運轉，唯有如此才能夠使企業信息得到有效的整合，使知識管理的作用被最大化。協同主要包含了目標、技術以及資源的協同。

4.知識共享。信息檔案在服務企業中能夠達到的最高目的就是實現知識共享，這是檔案工作發揮其價值的關鍵形式。通過共享使企業中的各種知識能夠被各個體所運用，各個體再結合自身的知識經驗，再將其個體信息融入到企業的共享知識中，以此來實現知識創新。通過這種信息共享機制，有效促使企業內部成員積極吸收新知識，使知識創新得到快速推進，進而提高企業的競爭力。簡而言之，檔案管理在知識共享中有著至關重要的作用，是形成知識共享體系的關鍵。

5.檔案信息資源開發利用。企業檔案是一種重要的信息資源，企業要壯大競爭實力，振興發展，就要大力開發利用檔案信息資源，從企業檔案信息中獲取有價值的東西。公司積極開發利用檔案信息資源，主動為企業、為生產、為一線服務，取得了顯著的成績。開發利用檔案，給企業帶來明顯的經濟效益；發揮檔案的依據憑證作用，取得經濟和社會效益；提供檔案為企業經營決策、查處經濟案件、慣標認定、編史修志等工作發揮了積極作用。

（作者單位：神華國華徐州發電有限公司）endprint