高校二級學院教育教學檔案管理模式分析與探索

徐春曉

（山東科技大學礦業與安全工程學院，山東青島 266590）

教育教學檔案是指運用文字、圖像、聲像等介質對教育教學實踐及教學管理資料進行收集、保存，并具有檔案保存參考價值的基于教學資料統稱。教學檔案真實地記錄了學校所有的教學實踐和管理過程，是一所學校學院學科成長與發展的真實記錄，也是高校檔案的有機組成部分[1-2]。作為高校教學工作的一個不可或缺地環節，二級學院教學檔案管理隨著教學形式和課程模式的多樣化而趨于復雜化，對教學檔案管理工作也提出了更高的要求。該文分析了目前二級學院教學檔案管理模式及特點，以及教學檔案管理上存在的問題，對下一步教學檔案管理建設進行了一些思考，提出了建議。

1 高校二級學院教學檔案管理模式分析

現階段，高校二級學院教學檔案管理主要采用以下三種模式進行分類管理。

1.1 學院統一集中式的管理模式

這種管理模式是指二級學院內部的教學檔案室集中管理教學檔案信息資源，并為全院教職工及學生提供相關服務[3]。從實際工作來看，學院教學檔案管理部門是教學檔案管理的主體，這種模式具有紙質版檔案材料及教學信息資源管理相對集中，信息安全性強的優點，但是這種集中式的檔案管理模式更新教學信息較慢，容易導致教學信息的流失，不利于教學信息的綜合利用。

1.2 學院內各專業團隊分散式的管理模式

這種管理模式是指建立學院內部教學機構和各專業團隊的網絡系統，通過該網絡系統及時上傳教學信息資源并能隨時更新，通過內部網站實名登錄的渠道來下載教學信息資源，實現分散式的服務供給。這種管理模式，有教學信息更新迅速、信息內容豐富、師生利用信息更加方便等優點；但這種管理模式需要較高的硬件、軟件支持，管理專業性較大[4]，由于網絡對外開放，教學信息安全性難以保障。

2 二級學院教學檔案管理中存在的一般問題

2.1 教育教學檔案歸檔意識較淡薄

長期以來，高校教職工普遍認識不到教學檔案管理的重要性，關注點大部分放在課程教學、科研項目上，而忽略了對日常工作中教學檔案的歸檔整理，把檔案管理當作是自己的額外工作，導致了在統一歸檔整理工作時為了應付差事，臨時突擊整理，教學檔案材料自然不完整、不齊全。

2.2 教學檔案管理缺乏專業人員

一般高校二級學院檔案管理人員不是專業出身，管理人員整體素質不高且不穩定，這主要是因為學校編制缺乏，沒有配備專業的檔案管理人員，一般由學院教學科人員兼任。這種非專業的兼職檔案管理人員缺乏檔案專業基礎知識，加之學校檔案科對檔案管理人員的指導培訓不足，難免在檔案管理工作中出現多多少少的失誤，造成歸檔材料質量不高，缺乏完整性[5]。同時，兼職檔案管理人員定崗不穩定，就會造成一位兼職檔案管理人員剛熟悉管理流程后，又會由另一位兼職人員接替，導致青黃不接的情況。

2.3 教學檔案歸檔效率不高，數字化建設意識淡薄

隨著社會數字化、信息化發展，數字化技術已經成為當今社會發展中不可或缺的中堅力量，但目前大部分高校二級學院教學檔案管理還普遍使用紙質版為基礎。這種傳統的紙質檔案，在查閱時需要到檔案室，在成千上萬份資料中找出想要的信息，尤其是教學評估時期，需要人工進行反復查詢相關檔案，費時費力，還對紙質檔案造成或多或少的磨損率，但是紙質檔案是最原始、最有說服力的數據和材料，其地位是電子檔案無法撼動的，因此提高檔案的數字化建設對保護紙質檔案十分重要[6]，但是目前存在的意識束縛使得對檔案管理的數字化轉變意識不強。

3 提高二級學院教學檔案管理建設水平的幾點思考

3.1 實行新式集成化管理模式

教學檔案管理工作是一項集成式的管理任務，它需要以全范圍、全方位的“集成式”的管理思想來指導。隨著信息數字化的高度發展，新式集成化管理模式將逐步成為現階段高校教學檔案管理模式發展的大方向。高校二級學院的教學檔案管理模式也將逐漸從學院統一集中式和學院內各專業團隊分散式的管理模式向新式集成化的管理模式轉型。基于這種集成式的管理模式，可以把教學檔案管理與其他信息管理系統相結合，如教務管理系統、教師辦公系統等，構建成一種多類信息集成式的管理體系，能夠實現校內多種信息資源共建共享，進一步提高高校信息資源的有效利用。

3.2 實行檔案管理人員專職化或非專業人員素質培訓

檔案管理工作看似簡單，但實際上具有很強的技術和專業性，任職人員要精于檔案管理專業知識，其次要對檔案管理崗位實行專職專員，杜絕兼職情況的出現。對教學檔案管理人員的能力培養要求[7]：（1）提高檔案管理人員的綜合素質，提高其管理水平和能力，強化管理意識，提高職業道德觀念和檔案專業素養；（2）對任職的檔案管理人員定期進行技術培訓，促使其掌握先進的檔案管理的技能以及數字化的基本知識，要在教學檔案管理中能夠靈活運用；（3）加強檔案管理人員的溝通能力，檔案管理工作是需要涉及很多內容的工作，需要很強的嚴密性，這都需要檔案管理人員有靈活溝通和處理事物的能力，在進行教學檔案歸檔收集時需要與全院師生溝通交流，所以需要很好的溝通能力。

3.3 實行二級學院教學檔案分類管理

由于檔案涉及范圍較廣，故可對二級學院教學檔案進行分類管理，可分為三類：綜合類、教學管理類、教學業務類[8]。

（1）綜合類檔案包括學校學院制定下發的有關教學規章制度與規定，有關教育教學的重要會議通知、文件，以及省教育廳等上級部門下達的教學文件等。

（2）教學管理類包括有關學生學籍管理的文件，學生獎懲有關材料，有關招生工作文件，學生課程安排表（必修課、選修課）和試驗項目文件，教學檢查、教學評估等有關文件，各類學科競賽組織、參賽、獲獎等資料，有關教材建設、學媒體課件等資料。

（3）教學業務類包括獲各級精品課程及優秀課件、重點建設課程的教學大綱、教案、試卷、自編教材、實習大綱、教學總結、發表的學術論文，畢業設計（畢業論文）總結報告、中期檢查報告、畢業設計（論文）電子檔案，以及學生在校期間發表的學術論文、各專業實習基地建設情況等材料。

3.4 實行二級學院教學檔案管理信息數字化、共享化

隨著目前信息數字化的高度發展，其在教學檔案管理中的應用模式也越來越豐富，將信息數字化技術應用到高校的教學檔案管理中，采用計算機技術歸類和保存檔案信息，利用網絡技術進行更加清晰的分類，從而進一步提高教學檔案自身的利用價值，是目前教學檔案管理的一個大勢所趨。

教學檔案管理還要具備“大數據”的管理理念，充分利用各類資源建立具有本專業特色的數據庫，充分發揮計算機網絡的優勢，打破高校之間的信息壁壘，建立開放式、共享式、安全化的教學檔案信息資源體系。

3.5 實行教學檔案標簽化

要加強教學檔案的標簽化、規范化。標簽化不僅應用在紙質載體，還要在數字化的信息中充分利用，標簽是人機快速交互的樞紐，一方面通過簡潔的詞匯向人傳遞其背后的信息；另一方面通過負責后端的數據處理得出相關標簽[9]。因此標簽應該是人為規定的高度精練的特征詞匯，這些詞匯必須具備兩個重要特征：語義清晰，使用者能簡單易懂地理解每個標簽的含義；指向明確，一個標簽通常只反映一個信息。通過對檔案信息進行標簽化，提高教學檔案資料調取的速度，提高檔案管理人員的工作效率。

3.6 加強教職工歸檔意識

教學檔案歸檔工作不是一個部門的責任，也不僅是教學檔案管理人的工作，它需要每一位教職工的支持。要積極召開全體教職工大會，宣傳學院檔案管理工作的重要意義，提高全員的歸檔意識，要做到每位教職工都關心檔案工作，認識到教學檔案不僅是屬于學院檔案管理部門的責任，也是與每個人的利益相關聯的工作，要糾正那種對歸檔工作看成軟任務、敷衍了事的錯誤觀念。養成自覺積累教學材料并自覺整理及時歸檔的習慣[10]。首先學院領導、管理人員要首先做出表率，帶頭做好教學材料的歸檔工作，每次會議的報告內容及會議記錄要及時安排秘書登記，報給有關檔案部門存檔保管。

4 結語

高校二級學院教學檔案管理工作是學校學院管理的重要組成部分，教學檔案管理的好壞是衡量學校教學管理水平的重要標志之一。目前在教學檔案管理上主要存在教職工對教學檔案歸檔意識淡薄、教學檔案管理缺乏專業人員、教學檔案歸檔效率不高、數字化建設意識淡薄等問題，下一步要加強檔案管理人員的專職化以及非專業人員的素養培訓，加強教職工歸檔意識，實現教學檔案管理信息數字化、共享化、標簽化管理。