高職院校檔案信息資源的開發與利用初探

方東霞

（湖北輕工職業技術學院，湖北武漢 430070）

高等學校檔案，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。一個歷史悠久的學校，在辦學過程中會形成留存涉及黨群、行政、教學、科研、基建、財會、設備、產品、財會等不同門類、不同載體的檔案資料。這些檔案資料既是學校辦學歷史發展的見證，也是學校可資利用的文化信息資源，也是社會公共資源的一部分。豐富的檔案信息資源是高校檔案工作的核心，隨著社會的發展與進步，包含著大量科學文化的檔案信息資源的開發與利用在檔案服務功能中作用與價值日益突顯。高職院校在辦學層次中作為高等學校的重要組成部分，又有著依托行業發展的承擔職業教育的特殊性，在辦學發展中，其歷史與文化積淀相比綜合性的高等學校有著自身較為獨特的形成特色，只有充分開發與利用，才能更好地挖掘其內在價值，為辦學發展與社會進步服務。

1 高職院校檔案信息資源開發與利用的重要意義

1.1 服務學院發展的重要決策依據

新時期的高職辦學發展起步較晚，基本都是上世紀末本世紀初起步，但發展速度很快。高職學校的很多檔案信息資源來源于其在招生、教學、科研、人事、財務重要活動中的原始記錄，涵蓋辦學過程中的重要制度、規定、成果、憑據，這些都是學院日后行政相關工作的重要參考。如：專業設置的備案資料，重要教學科研成果，辦學質量與水平的關鍵數據，校企合作的協議等，是領導辦學發展與規劃決策中的重要依據。

1.2 依法治校規范管理的制度支撐

黨的十八屆四中全會對依法治國做出周密部署，審議通過的《中共中央關于全面推進依法治國若干重大問題的決定》是指導和推動全面推進依法治國、建設社會主義法治國家的綱領性文件。依法治校是高校落實“全面依法治國”基本方略的必然要求，也是“全面依法治國”在高等學校治理中的具體體現。高職院校作為高校中的一份子，依法治校的重要體現之中的制度化管理及規范化管理，也必然要求高職院校的辦學、管理和教育教學等一切行為都要遵循既定的制度和規定，對學校公共權力進行制約和平衡，對高職院校的管理行為要規范，明確管理方案和程序，實現“高”“職”并舉的管理目標。學校檔案中的學校章程、各項管理制度、重大事項的決議紀要等檔案信息資源就很好地構建了高校運行體系中的制度支撐。

高校信息公開的必然途徑。2008年5月1日國務院頒布實施了《中華人民共和國政府信息公開條例》（中華人民共和國國務院令第492號），2010年9月1日，教育部又頒布實施了《高等學校信息公開辦法》（中華人民共和國教育部令第29號），高校信息公開步入了“有法可依“的時代，2014年7月，教育部又公布了《高等學校信息公開事項清單》（教辦函【2014】23號），開發利用有價值的檔案信息資源，充分保障高職院校全體師生及社會民眾關心的信息的知情權，就成為學校信息公開的必然途徑，可以有力地提升學院辦學的社會美譽度。

2 高職院校檔案信息資源開發與利用的主要范圍

2.1 學院歷史沿革材料

高校作為育人重要陣地，學校的歷史沿革檔案是高校辦學發展歷程的記錄與總結，涵蓋著不同高校的特色校園文化。教育部、團中央在《關于加強和改進高等學校校園文化建設的意見》中明確指出“以優化校園文化環境為重點，努力建設體現社會主義特點、時代特征和學校特色的校園文化”，開發利用學院歷史沿革的檔案信息，可以有力彰顯特色校園文化的輻射與影響價值。高職院校的辦學發展中的“工學結合”、“校企合作”的辦學特色，及由此融入的中外合作“雙元制”的辦學模式及合作企業的精神與理念，極大地拓展了校園文化資源開發與利用領域。

2.2 學籍檔案資料

學籍檔案資料是《高等學校檔案管理辦法》中教學類檔案的重要歸檔范圍，包含學生的招生入學、學籍成績、獎懲材料、黨團材料、畢業登記表、就業方案等重要的學生在校學習與成長活動記錄，也是基于學生主體的重要民生檔案。此類檔案信息資源的開發與利用，為高職學生就業、工作、晉升等提供原始記錄與憑據，真正落實與踐行了民生檔案工作“記錄民生、保障民生、服務民生”的工作要求，也極大地發揮了學籍檔案資料的重要價值。

2.3 科研成果檔案資料

高職院校的科研成果檔案包含教職工有代表性的科研論文、著作、專題調研報告、自編教材、實習實訓工作頁、重要的科研獎勵證書等。它是衡量高職院校師資隊伍素質與水平的重要標識，也是高職院校辦學水平評估的重要評估指標。在保障作者權益前提下的合理開發與利用，極能體現學校辦學實力與水平及自身的學術特色，是學院形象宣傳的重要窗口。

3 高校檔案信息資源開發利用的途徑

檔案承擔著“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的重任，但檔案存在的真正價值是將“死檔案”變成“活信息”，因此，多途徑多渠道地開發利用檔案信息資源是高職院校檔案價值發揮的重要環節。中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作意見》中指出“強化檔案服務功能，突出服務對象多元化服務模式創新”，隨著科技化、信息化、網絡化的社會進步與發展，高職院校檔案信息開發利用途徑也呈現出更多更新的形式。

專題編研。高職院校的檔案信息館藏有著與眾不同的行業及專業技能培養特色，從利用者的利用要求出發，通過專題制度、專題技能大賽資料、專題校企合作“訂單式”培養辦學成果、專題畢業生成長為行業技能人才等主題的編研，在招生宣傳及畢業生就業推介時為高職院校及畢業生打造亮麗的宣傳名片。

開發檔案網站。高職院校檔案工作在面臨創新化、科技化、信息化時代發展挑戰的同時，也迎來了利用現代化技術手段進行檔案資源信息化建設的重大機遇。結合學院OA系統應用及校園局域網建設，將數字化的檔案信息資源上傳至檔案網站，利用文字、圖片、聲音等多種網絡載體，有效地突破時空限制的實現檔案信息資源共享。

打造有價值的新聞信息。檔案日常收集過程中的契合時代與社會發展、辦學特色的人物、活動信息，深入挖掘其關聯的檔案信息資源，可以立體生動地構建有價值新聞信息。校友活動中的校友檔案資料找尋與追憶環節也足以溫暖社會上的“情懷”主題。

檔案工作是高職院校辦學發展的重要基礎工作，檔案信息資源是檔案工作價值實現的重要依托。開發與利用豐富而有特色的高職院校檔案信息資源，更好地服務社會，是新形勢下檔案工作的必然之舉，也必將是高職檔案人在檔案事業發展中不斷努力的目標與方向。