Office辦公軟件在學校辦公管理中的應(yīng)用

王光佐

（江漢藝術(shù)職業(yè)學院，潛江 433100）

Office辦公軟件是將基礎(chǔ)知識和實踐進行緊密結(jié)合的，這對學校的辦公管理效率提高也有著促進作用。通過此次對Office辦公軟件的應(yīng)用研究，就能為實際的辦公管理工作提供發(fā)展思路。

1 學校辦公管理Office軟件應(yīng)用需求和應(yīng)用作用

1.1 學校辦公管理Office軟件應(yīng)用需求

學校辦公管理中的Office辦公軟件的應(yīng)用是有著實際工作應(yīng)用需求的，面對當前的辦公事務(wù)的多樣化發(fā)展，以及辦公數(shù)據(jù)的多樣化發(fā)展需求，這就對Office辦公軟件的應(yīng)用需求有著進一步的增大[1]。涉及到的辦公管理內(nèi)容范圍也比較大，這就使得實際管理工作任務(wù)大大增加，傳統(tǒng)的管理方式顯然不能滿足實際的工作要求，并且管理的質(zhì)量要求也比較高，Office辦公軟件的應(yīng)用正是能滿足這一需求，為保障辦公管理的質(zhì)量打下了基礎(chǔ)。并且Office辦公軟件當中的一些功能，能夠解決辦公管理當中普遍存在的問題，從技術(shù)上得到了有效解決。

1.2 學校辦公管理Office軟件應(yīng)用作用

學校的辦公管理工作的效率提高，當前不可或缺的就是對Office辦公軟件的應(yīng)用，這是一款有著多種功能的辦公軟件，能幫助實際辦公的工作完成效率提高。在Office辦公軟件的應(yīng)用下就能將辦公當中的繁雜事務(wù)高效化的完成，如對學生信息的管理過程中，由于數(shù)量的龐大，采用傳統(tǒng)的管理方式顯然是比較低效的，而Office辦公軟件的應(yīng)用后，就能采用專用的功能，將學生信息高效及時的加以管理，有助于縮短工作的時間。

2 學校辦公管理Office軟件具體應(yīng)用

學校辦公管理當中應(yīng)用Office辦公軟件，能大大提高管理的質(zhì)量和效率，應(yīng)用的層面也比較多，主要從以下幾個應(yīng)用層面進行探究：

第一，學生管理中Office辦公軟件的應(yīng)用。學校辦公管理中的學生管理是比較關(guān)鍵的管理內(nèi)容，如對學生的成績管理等，這就需要Office辦公軟件的應(yīng)用，這是最大化減少管理能耗的舉措。通過Office辦公軟件的應(yīng)用，能建立直觀的模型，對學生的學習內(nèi)容的理解掌握就提供了幫助，也能加強教學質(zhì)量[2]。學生成績管理中，通過圖文結(jié)合的方式，就能直觀的反映學生的成績表現(xiàn)情況。或者是對Office辦公軟件當中的PPT功能的應(yīng)用，也能進行呈現(xiàn)出直觀圖文，從辦公的工作效率方面就能有顯著的提高。

第二，學校日常辦公Office辦公軟件的應(yīng)用。學習的辦公內(nèi)容比較多樣化，日常辦公管理就是比較重要的管理內(nèi)容，對此，就要通過Office辦公軟件的應(yīng)用將繁雜的事務(wù)通過辦公軟件，將公寓管理以及就業(yè)指導等信息進行規(guī)范編制，建立一個信息化管理的平臺，這樣就能按照工作的要求進行逐項的有序開展，從而就能提高日常的辦公質(zhì)量。

第三，辦公測評當中Office辦公軟件的應(yīng)用。教學情況的測評工作是每學期都有著，為能將這一工作得以高效完成，就要通過Office辦公軟件的應(yīng)用來提供支持[3]。這一測評工作是認可教師教學改進的重要依據(jù)，對教師未來的教學水平提高和發(fā)展都是比較關(guān)鍵的。所以進行測評的數(shù)據(jù)管理當中，就可通過Office辦公軟件的應(yīng)用，通過ABCD幾個等級作為教學的等級，讓學生進行打分。通過調(diào)查統(tǒng)計之后，就能形成比較大的工作量，如果是傳統(tǒng)的方式必將會造成很大的困難，而Office辦公軟件的應(yīng)用通過Excel功能的應(yīng)用，制作好測評統(tǒng)計表之后，結(jié)合調(diào)查問卷的結(jié)果填入到表格當中，最后實施函數(shù)設(shè)計以及公式的計算，從而就能快速的做好測評數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析。

第四，學生考證報名的Office辦公軟件應(yīng)用。學生考證報名的時候，通過對Office辦公軟件的實際應(yīng)用，就能將工序進行簡化。傳統(tǒng)的方式在實際的操作中比較容易出現(xiàn)差錯，造成身份證信息的錯誤等，這就增加了工作過人員的工作量[4]。在對Office辦公軟件的應(yīng)用下，只要能夠采用函數(shù)的方式設(shè)置，就能從數(shù)據(jù)當中提取相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，這樣能有效避免不必要的錯誤，能有效減少工作人員的工作量，從而大大提高工作的質(zhì)量和效率。Office辦公軟件中Excel的信息處理功能。對于Excel的應(yīng)用是有著諸多功能的，這也是軟件應(yīng)用的重要功能，分類匯總的功能尤為顯著，能最短時間進行實現(xiàn)分類統(tǒng)計的目標。

3 結(jié)束語

綜上所述，辦公軟件在學校辦公管理工作當中的應(yīng)用，能大大提高應(yīng)用的質(zhì)量和效率，解放生產(chǎn)力，為工作人員的工作量減少起到了積極作用。通過此次對辦公軟件的應(yīng)用研究分析，希望能為實際軟件操作起到一定促進作用。

[1] 費春梅.Excel在信息管理方面的應(yīng)用[J].價值工程，2016（03）.

[2] 朱洪莉.試析利用Excel 2010管理學生基本信息[J].電腦編程技巧與維護，2017（06）.

[3] 李明.Of fi ce軟件在提高辦公效率上的應(yīng)用[J].數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用，2017（03）.

[4] 王赟.高校行政管理辦公自動化建設(shè)的問題及對策[J].蘇州教育學院學報，2017（04）.