探析基層工作人員檔案管理意識的培養

馬 穎

吉林省第三地質調查所 吉林 四平 136000

正文：

作為基層的工作人員，進行資料的管理是他們要做的基礎工作之一，這項基礎工作對于保證部門日常工作的有序進行至關重要。但是，在目前的較為基層的部門之中，進行日常資料管理的時候，存在一些問題，尤其是檔案管理的意識方面存在著一些問題。所以本文為了讓基層的工作人員提高進行檔案管理的意識，讓他們在日常的檔案管理工作之中能夠運用更加合適的方法進行工作，從它的存在的問題、重要性以及對它的思考進行分析。

一、基層部門的工作人員進行日常的資料管理時存在的問題

基層部門在對日常的資料進行管理的時候，主要出現的問題有兩種：一種是工作人員進行工作的時候沒有保存資料的意識。上級有的時候會讓下級部門準備各種各樣材料，但是這些材料很少會再保留一份在本部門，所以很多時候，當需要這些材料進行工作的時候，要么去上級部門查詢，這樣會使得工作不僅被動而且耽誤時間；要么只能依靠記憶重新進行尋找資料，這樣也會耽誤一些時間，還有可能造成一定的失誤。還有一種是對資料的管理雜亂無章，雖然有一些部門知道要對用過的資料進行再次保存，但是這些資料并沒有進行很好地管理，它們被雜亂無章地堆積起來，沒有按照時間或者是類型順序進行分類整理，所以當我們需要這些材料的時候，只能夠沒有目的的隨便翻找，這樣不僅會浪費工作時間，還會增加額外的工作，造成不必要的麻煩。

二、基層部門的工作人員要明白資料管理意識的重要性

現在我國的基層部門進行資料管理的時候存在一系列問題，這些問題的存在與基層工作人員缺乏對資料進行管理的意識和進行資料管理的方法并不恰當有一定的關系，這些問題的存在會對基層部門的日常工作主要造成兩方面的影響。一方面是會對基層部門工作的效率和質量造成影響，這對部門和單位進行評估和檢查時并不有利。檔案具有兩種功能，分別是參考和憑證，在日常的工作之中也會形成一些文書材料，這些材料雖然還并不是檔案，但是在實際中，它們也具有參考和憑證的作用，這對于基層部門和單位正常進行日常的工作十分重要。還有就是日常工作中形成的各種文件、數據信息和工作記錄等資料，如果沒有受到很好的保管，一旦有類似的工作需要借用和參考的時候就沒有資料，這會對工作的正常進行產生影響。比如說，我曾經進行過有關醫療的工作，一般會進行周期性的定期的登記復評，這是對醫院的質量、管理等各個方面進行全面的有效的評估，這要求那些日常工作之中的材料必須要完整、真實，還要保證這些資料的完整性。尤其是完整性，如果資料并不是很完整的話，那么會對醫院復評的順利進行，產生一定影響。另一方面會從源頭上影響進行部門歸檔的工作的質量?；鶎硬块T每年都需要進行檔案的歸檔工作，在這項工作中，檔案室要按照規定的歸檔要求和范圍，將應該歸檔的文件進行整理和歸檔。但是由于很多基層部門的員工并沒有做過相關方面的培訓，他們普遍地缺乏進行檔案管理的意識和常識，這就直接導致基層部門的檔案管理和歸檔的工作的質量并不是特別高。一般情況下，如果部門或工作人員具有強烈的責任心，那么他們會按照檔案室的要求進行歸檔管理，責任心更強的還會與檔案室進行溝通，將那些更加有價值的材料進行歸檔；如果基層部門缺乏工作經驗以及相關的修養和責任心，就只會中規中矩的完成任務，有的甚至完成不了這些工作。更為重要的是，有些基層部門不具有專業知識，這就導致，他們并不知道什么哪些材料是需要進行歸檔的，哪些材料是并不需要的，這很容易造成有價值材料的丟失，還容易使得工作人員做一些無用功，浪費時間和精力。

三、對于基層部門的工作人員進行檔案管理和歸檔工作的思考

（一）基層部門的工作人員要建立新的檔案管理的理念

基層部門的工作人員應該樹立以自己為中心的檔案管理理念。進行立卷以及歸檔管理的原則是“以自己為主”，即基層部門在進行日常的工作之中，要對這之中形成的各種資料，及時并且主動地整理以及對這些資料進行合理的分類，這樣才會使得以后有需要的時候，方便查找。“以自己為主”的理念在進行歸檔工作時候時是十分重要的，可以說它是決定能否做好基層部門日常工作的資料的歸檔的關鍵。

（二）基層部門的工作人員要形成對日常工作之中形成的材料進行分類管理的習慣

基層部門的工作人員要對在日常工作之中形成的材料進行科學的管理和分類。在進行資料的分類哈管理的時候，主要有兩種方法，一種是按照當時的問題類型進行分類，還有一種就是按照時間進行分類管理。如果基層部門的材料比較少的話，那么也可以將兩種方法結合一起，先按照問題將材料進行分類，然后按照年度和事件在進行分類，那樣就可以按照年度進行查找，會更加方便。以醫院的一個部門的材料分類來說，可以先按照問題將這些材料分類放在盒子里，問題可以分為行政、教學、黨務等，然后再按照檔案管理規定的“一級類目”和“二級類目”進行更加精細的分類，在行政這一類材料之中還可以按照材料的類型進行進一步的分類。然后再按照年度進行分類，每一年的材料歸檔在一起，不僅方便查找，而且還可以為下一年的歸檔工作提供一個參考。

（三）利用科技將紙質版材料變為電子版

做好紙質版和電子版兩種材料進行保存。這要求做電子版的保存的時候要將紙質版材料所在位置與電子版之中材料對應的位置一一對應，同一份材料可以用文件名進行一定的區分。這樣的話，不僅方便進行查找，還方便保存。此外，專業的GD2000 檔案管理軟件也可以幫助基層部門的工作人員快速地進行歸檔工作。

結語

為了提高基層部門進行檔案管理工作的效率和質量，必須要加強對于基層部門的工作人員的檔案管理的意識的培養，這樣會使得日常的工作更加有秩序，還可以從源頭上解決基層部門的歸檔質量的問題。所以高層必須要重視這一方面的培養，這是一項使得基層部門工作人員事半功倍并且工作質量提高的工作。