新形勢(shì)下博物館強(qiáng)化檔案信息管理的對(duì)策探析

王霞

河北省承德市避暑山莊博物館 河北 承德 067000

正文：

引言：在新形勢(shì)下，博物館在檔案信息管理方面具有非常突出的作用。近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，博物館在檔案管理方面和信息技術(shù)結(jié)合，取得了一定的成效。

一、博物館強(qiáng)化檔案信息管理的必要性

目前博物館的檔案形式共分為以下幾種，即文書類的檔案、藏品類的檔案、文物陳列的檔案等不同的檔案形式。這些不同形式的檔案共同見(jiàn)證了博物館的發(fā)展，并在博物館今后的發(fā)展歲月中依然具有強(qiáng)大的力量。博物館的檔案中包含著大量的信息，對(duì)這些信息進(jìn)行有效的管理，首先能夠提高檔案管理的效率，以便于在日常的工作中能夠正確地運(yùn)用；其次，能夠提高檔案信息的安全性能，檔案中的信息一旦丟失的話，后果將不堪設(shè)想。加強(qiáng)檔案信息管理，可以使得檔案中的各項(xiàng)信息都處在較為安全的環(huán)境之下。第三，可以提高檔案管理的信息化水平，在信息技術(shù)特別是媒體技術(shù)取得不斷發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的管理形式顯然與檔案管理的發(fā)展不能完全適應(yīng)，在這種情況下，博物館需要按照現(xiàn)代化的方式進(jìn)行科學(xué)的管理，將信息技術(shù)和檔案管理進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，使得博物館的檔案管理呈現(xiàn)出信息化的特點(diǎn)和趨勢(shì)。

二、目前博物館在檔案信息管理方面存在的不足之處

1、管理工作思路和機(jī)制具有一定的弊端

從管理工作思路這一角度來(lái)看，博物館在日常的管理方面主要以事務(wù)管理為主，例如在人力、物力以及財(cái)力等方面的管理，但是有的博物館并沒(méi)有將檔案信息管理作為其中的重要方面，也沒(méi)有就如何開展系統(tǒng)化的管理進(jìn)行科學(xué)的謀劃和部署，特別是有的管理人員在管理理念上還不夠先進(jìn)，認(rèn)為檔案管理就是存放資料而已，沒(méi)有認(rèn)真探討應(yīng)該如何強(qiáng)化管理的思路。

從檔案管理的工作機(jī)制上來(lái)看，博物館通常都設(shè)有檔案室，但是檔案室的主要職能還是借閱或者查閱資料，由管理人員進(jìn)行統(tǒng)一管理。有的博物館在管理上沒(méi)有運(yùn)用科學(xué)的制度，甚至沒(méi)有制訂有關(guān)制度，使得管理完全依靠上級(jí)的要求，檔案室只是機(jī)械地做好上級(jí)所規(guī)定的各項(xiàng)管理內(nèi)容，但是在完成工作任務(wù)的同時(shí)沒(méi)有對(duì)本單位的檔案信息管理進(jìn)行深入的思考，特別是沒(méi)有結(jié)合本單位的實(shí)際情況建立科學(xué)的管理機(jī)制，以至于檔案管理缺乏信息化的實(shí)施環(huán)境。

2、檔案管理的內(nèi)容和投入與信息管理的要求存在一定的差距

目前有的博物館檔案的管理對(duì)象主要聚焦在紙質(zhì)版的資料。盡管紙質(zhì)版的資料具有可收藏性，但是其經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的放置，如果沒(méi)有良好的自然條件，那么這些紙質(zhì)資料很容易被侵蝕；在工作人員借閱或者翻閱的時(shí)候，也容易出現(xiàn)檔案資料受到磨損的現(xiàn)象。但是有的博物館在檔案信息化管理的投入上顯然不夠，具體說(shuō)來(lái)，一是在人力方面投入不夠，缺乏既精通信息技術(shù)由精通檔案管理的工作人員，優(yōu)秀人員的力量比較薄弱；二是在物力方面的投入不夠，有的博物館的檔案室設(shè)備比較老化，急需要進(jìn)行更換；三是在財(cái)力方面的投入也顯得不夠，博物館將經(jīng)費(fèi)投入到日常事務(wù)性管理方面的工作比較多，沒(méi)有將更多的投入放置在檔案管理方面。從上面的綜合情況來(lái)看，無(wú)論是在管理的內(nèi)容還是投入，都沒(méi)有達(dá)到信息管理的要求。

三、新形勢(shì)下博物館在強(qiáng)化檔案信息管理方面所采取的有效措施

1、建立科學(xué)的檔案信息管理制度

制度是確保檔案信息管理各項(xiàng)工作順利開展的前提和保障。對(duì)于博物館來(lái)說(shuō)，要認(rèn)識(shí)到制度建設(shè)的重要性，按照檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的要求來(lái)制訂有關(guān)的制度，通過(guò)制度的實(shí)施來(lái)確保檔案信息管理的有據(jù)可循。檔案信息管理的制度還要結(jié)合本館的實(shí)際情況，對(duì)各項(xiàng)條款內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，明確管理的各項(xiàng)工作流程，讓流程中的每一個(gè)細(xì)節(jié)都有說(shuō)服力，并最終形成科學(xué)的制度體系。在明確信息管理的各項(xiàng)制度以后，管理人員要按照制度進(jìn)行管理，并要定期檢查檔案制度管理實(shí)施效果，對(duì)在檢查中出現(xiàn)問(wèn)題的，要進(jìn)行積極的整改，確保制度體系的在實(shí)施過(guò)程中形成了良性的、推動(dòng)檔案信息管理向前發(fā)展的良性工作機(jī)制。

2、要加大檔案信息管理的投入力度

首先，博物館要配備必要的物質(zhì)管理設(shè)施。信息化管理需要一定的物力投入作為基礎(chǔ)和保障。博物館要及時(shí)更新管理的設(shè)備，建立信息化的管理系統(tǒng)；結(jié)合大數(shù)據(jù)等技術(shù)，研究并投入使用檔案信息管理工作平臺(tái)，這樣就可以將檔案與互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)融入在一起，既節(jié)省工作所消耗的時(shí)間，也節(jié)省了工作的勞動(dòng)成本。其次，博物館要在資金投入上向檔案信息管理進(jìn)行有計(jì)劃的傾斜。檔案信息管理需要資金投入作為支撐，博物館要認(rèn)識(shí)到檔案信息管理的重要性，要本著保護(hù)文物以及推進(jìn)文物、博物館事業(yè)長(zhǎng)足發(fā)展的原則，在檔案信息管理上給予一定的資金投入。第三，博物館要配備優(yōu)秀的管理人才。信息化條件下，博物館在配備檔案管理人才時(shí)，要注重從其管理業(yè)務(wù)能力以及對(duì)信息技術(shù)的掌握水平入手，配備高素質(zhì)的管理人員。

3、建立并完善符合現(xiàn)代化信息管理以及博物館特色的工作模式

博物館在對(duì)檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，要致力于建設(shè)屬于本館的特色工作模式。這一工作模式的實(shí)現(xiàn)，需要從以下角度進(jìn)行考慮，首先，要對(duì)博物館中的檔案信息進(jìn)行深入的開發(fā)。博物館檔案包含著很多珍貴的史料，這些史料對(duì)提升本博物館以及當(dāng)?shù)氐男蜗笠约爸榷季哂兄匾淖饔茫砸獙?duì)這些檔案資源進(jìn)行系列開發(fā)，讓其“走出”檔案室，將自身的價(jià)值得以廣泛呈現(xiàn)。其次，要建立博物館的檔案信息文化。博物館在對(duì)檔案進(jìn)行信息管理過(guò)程中，會(huì)形成一種無(wú)形的檔案文化力量，指引著檔案信息管理的規(guī)范化運(yùn)行。博物館要結(jié)合本館的特色和優(yōu)勢(shì)，深入挖掘在信息管理方面所形成的文化，讓檔案信息文化在博物館中得到弘揚(yáng)，成為檔案信息特色管理的重要支柱。