基于過程管理的藝術類高校學籍管理體系優化研究

金雪濤

摘 要：學籍管理工作本身就是一項動態循環的過程管理工作。藝術類高校的學籍管理具有自身特點，這也對學籍管理工作提出了更高的要求。將過程管理理論與方法應用于藝術類高校學籍管理工作，并結合北京地區藝術類高校近年來的學籍管理工作實踐，從過程設計、過程實施、過程檢查和過程改進四個循環階段入手，探索優化藝術類高校學籍管理工作的具體措施。

關鍵詞：學籍管理；過程管理；藝術類高校

學籍是學生具有學習資格的標志，也是學生合法身份的標志，其在高校全部教學活動中的重要地位不言而喻。高校學籍管理覆蓋高校學生學習生活的方方面面，是對學生從入學注冊到學成畢業的整個過程進行階段性和全過程的考核和管理的總稱。做好學籍管理工作，對保障高校教學正常運行，促進良好學風的形成具有十分重要的作用。與其他類型的高校相比，藝術類高校的學籍管理具有自身的特點：首先，隨著我國經濟社會文化生活的快速發展以及高等教育的改革深化，藝術院校的專業設置向多元化發展，學籍管理工作的范疇相應擴展；其次，藝術類專業的教學重視實踐，同時又要強調身心全面發展的博雅教育，在實踐與理論銜接、通識與專業銜接的過程，如何客觀完成成績記載和學分認定等對學籍管理工作提出了新要求；最后，藝術類專業學生個性化表現突出，創新能力較強，但對紀律關注度弱，這也要求學籍管理工作應有相應的適應。本文將過程管理理論與方法應用于藝術類高校學籍管理工作，并結合北京地區藝術類高校近年來學籍管理工作實踐，從過程設計、過程實施、過程檢查和過程改進四個循環階段入手，探索優化藝術類高校學籍管理工作的具體措施。

學籍管理與過程管理

過程管理是現代管理的基本方法之一。在質量管理體系ISO9000：2000中將過程定義為：“一組將輸入轉化為輸出的相互關聯作用的活動。”過程管理主要對企業管理當中的每個工作節點進行控制，保證每個細節的工作標準與質量達標，從而達到全面質量管理目標。

之所以在學籍管理工作中強調過程管理，是因為高校學籍管理是根據《普通高等學校學生管理規定》，對新生入學資格審查，不同學期的注冊，學生在校學習情況進行記錄，成績管理，休學、轉專業、轉學、退學等學籍異動處理，以及畢業資格審核等一系列工作，這本身就是一項動態循環的過程管理工作。

在學籍管理工作中，引入過程管理的思想，通過四個階段的工作，即過程設計（Planning）、過程實施（Do）、過程檢查（Check）和過程改進（Action）—PDCA循環四階段，控制和改進學籍管理工作的效果和效率。過程設計是根據任務的目標和要求，制定科學的計劃；過程實施是實施計劃；過程檢查是判斷計劃實施的結果與目標是否一致；過程改進是對檢查的結果進行反思，對成功的經驗加以適當推廣并標準化，失敗的教訓加以總結，未解決的問題進入下一個PDCA循環。

過程設計（Planning）涉及學籍管理各項工作的規章制度建立與工作程序、工作標準的明晰。過程實施（Do）覆蓋每一級學生從新生報到的入學資格審查，再到每學期的學習及學習成果考核，最后到畢業（學位）資格審核的全過程工作，按照既定的制度、程序和標準完成學籍管理工作，確保質與量達標。與此同時，過程檢查（Check）是結合學籍管理工作者和全校師生力量，完成工作的檢查與監督，及時發現問題并解決問題。過程改進（Action）要求學籍管理工作的制度和工作方法等要不斷適應教育教學改革的深入和信息化技術的進步，將檢查中發現的經驗不斷推廣，并對工作不斷改進優化。

過程設計—建設契合藝術類專業教學特點的學籍管理體系

1.完善制度建設

第一，學籍管理具有非常強的規范特點。這要求我們必須遵守黨的方針、路線、政策和國家法律法規，同時具體以《普通高等學校學生管理規定》及《高等學校學生行為準則》為依據，構建涵蓋入學與注冊、考勤請假制度、成績管理、學籍異動、轉專業、境外交流學分轉換、學術違紀處分、雙培外培學生學習管理，外國留學生學籍管理等在內的體系化的規章制度。

第二，學籍管理的服務指向是整個教學過程。那么伴隨藝術類專業教學改革的深化，學籍管理部門要勇于探索和創新，通過修訂、新增相關制度文件完善制度體系，并不斷把新的管理方法和管理手段運用到學籍管理工作之中。

第三，學籍管理部門要不斷加強制度實施過程中流程標準化和操作規范化的建設。對學籍管理的全環節進行系統梳理，制定出一整套的工作流程圖，界定職責分工、權限分級，充分重視程序的嚴謹性和潛在的風險點，保證制度落實中責權明確、操作有據。

2.不斷適應藝術類專業的教學改革

藝術類專業人才培養朝著“通識厚基礎，專業強特色”的道路發展，按學科類別或專業類別大類招生后采取“1+3”或“2+2”的模式分專業教學方向培養的思路吻合藝術類專業多元化和創新化的發展趨勢。鼓勵學生跨學科、跨專業選修課程，享受豐富而優質的教學資源，對實踐教學的安排比重提高及考核務實。這要求學籍管理系統要及時記載認定跨專業的課程成績，要及時完成專業教學方向分流后的學籍調整，同時要客觀呈現不同模塊課程修讀情況。針對藝術類專業學生文化基礎相對較弱的特點，學籍管理工作的頻度會增加，原來以一學年為周期的管理監控程序要縮短為以一學期、或一個具體的課程模塊為周期，這也必然要求學籍管理工作更加細化。

3.提高學籍管理隊伍素質

學籍管理工作政策性強、范圍廣、層次多，面對自我意識強又相對缺乏紀律約束的藝術類專業學生，學籍管理工作者要在充分了解藝術類學生的學習特點和思想特征的基礎上，既要堅持制度要求，又要善于應用人性化的溝通理念和管理方法，這就要求建設高素質且結構穩定的學籍管理隊伍。高校的教學管理是“學校主管校領導—教務管理部門—學院/系教學負責人—教學秘書”縱向整合的結構。學校教務管理部門應組織定期培訓、專項培訓與日常交流活動，圍繞現實案例講解政策，培訓信息化系統的使用，推廣與問題學生“一對一”的溝通方法以及管理留痕的工作理念，逐步推動學籍管理隊伍向專業化的方向發展。

4.提升學籍管理信息系統

自20世紀90年代中期開始，信息管理技術被引入高校的教學管理之中，我國高校學籍管理工作也經歷了從內部信息化管理階段：學籍管理部門內部使用計算機替代大部分手工工作，完成檔案的電子化，但還不能通過網絡服務于廣大師生；到進入21世紀后的網絡化管理階段：檔案電子化、相關管理工作網絡化開展，通過網絡服務于廣大師生。

藝術類高校不斷增加對教務管理信息系統的投入，優化升級的學籍管理功能主要體現在兩個方面：一方面，是電子化的強大統計工具提高了學籍管理部門的數據應用能力，可及時呈現教學計劃的執行完成度、統計分析學生成績分布、研判影響畢業及學位授予的因素、分析學生學習中的問題，為各級教學管理者提供準確信息。另一方面，是在線管理的各類功能模塊極大豐富，便利師生使用。例如：配合校園一卡通系統，形成“交費—注冊—選課”聯動，提高了學生對學習過程和學習紀律的認知程度。又如：對課程開發了成績錄入及監控模塊，實現了智能化的成績分析、畢業資格審查等有效管理功能；對學籍異動、境內外學分轉換開發在線申請審核模塊。有些高校還特別關注互聯網對學生獲取信息的影響，把PC端系統與移動端銜接，便利學生查詢學籍、成績、課表等信息。還有一些高校開發了學業預警模塊，當學生成績及畢業資格方面出現問題時，系統自動發出預警通知，通過教務網絡系統和手機端APP及時告知學生。

過程實施—“抓兩頭、重過程”，三級聯動的學籍管理鏈條

為提高藝術類專業學生對制度的關注度，“抓兩頭，重過程”是學籍管理實踐的重要工作原則之一。一個良好的開始對于大學四年的學習非常重要，對大一學生進行學籍管理制度的培訓和學業指導有助于學生掌握管理規定、了解教學培養體系，實現從高中到大學的社會性轉變和學術性轉變。當學生進入大四第一學期就啟動畢業資格審查的自查工作，讓學生提早關注畢業及學位授予資格情況。

除了“抓兩頭”，還要“重過程”。學生在校期間，學籍管理部門注重部門聯動，建立健全信息采集機制，整合各類學業數據，形成以院系為主體，教務部門、學生管理部門、心理咨詢部門和本科生班主任（導師）等多方聯動的信息快速反饋機制；加強數據分析，按學期（學年）綜合研判學生的學習情況；加強主動干預，探索創新學業預警機制（每學年初的學業警示工作，家長參與的學業咨詢會議等）。通過“教務處—學院/系教學管理聯動”“教務處—學院/系學生管理聯動”以及“教務處—學生班級聯動”等機制，在管理過程中不僅充分地解讀了學籍管理政策與制度，而且還能充分聽取各教學單位及學生的反饋意見，及時解決問題化解矛盾。這種三級聯動促進了學生管理和教學管理的協同，讓學生參與管理，完善學校與學生之間的溝通渠道，保證了學籍管理工作的有序進行。

過程檢查與過程改進—實現學籍管理的良性循環

伴隨學生從入學到畢業，學籍管理工作也不斷循環進行，但這不是簡單循環往復的工作，而是依據教學管理規律不斷優化的螺旋式循環上升的工作進程。

實現學籍管理的良性循環，首先要做好學籍管理中的檢查和總結工作。按時完成入學資格審核、學籍信息上報并對照檢查，嚴格課程考核及成績登錄時點，按學期（學年）篩查監控學生的學習進度和效果，定期完成學籍異動及信息上報，嚴格畢業資審環節。與此同時，還要根據教學模式改革和培養計劃修訂，改進優化學籍管理的相關工作和流程，升級學籍管理信息系統，并廣泛利用互聯網平臺宣傳制度。

需要強調的是，在信息化時代，高校學生的認知能力和認知領域在不斷提升拓展，他們利用互聯網及移動終端獲取資訊和知識越來越普遍。所以，為推進學籍管理工作的良性循環，學籍管理部門一定要充分利用互聯網、微信、公郵等學生易于接觸的網絡渠道宣講政策解讀制度，明確學習要求，這樣可以提前規避學生學習生活中的不良問題。在工作中，學籍管理工作人員更要堅守制度底線，貫徹規章制度。在此基礎上，通過增強服務意識，樹立“以人為本”的管理理念，以創新方式讓學生自覺了解并掌握相關的學籍管理制度，從而真正實現人性化管理。

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（作者單位：中國傳媒大學教務處）

[責任編輯：苑聰雯]