十招打造更高流程效率

編者按

本文選自ITWeb網站，作者英國流程改進公司Triaster的運營總監艾瑪·哈里斯提出了一個很有意思的觀點——并非所有改進項目都能取得超過成本的效果。流程改善需要通過一定的模式化程序來提高效率。

實施精益持續改進項目，以努力減少浪費并提高企業效率，對企業而言并非都是有益的，甚至可能使事情變得更糟。英國流程改進公司Triaster運營總監艾瑪·哈里斯認為，改進項目失敗的最常見原因之一是對看似浪費的流程的削減可能導致組織內其他方面的額外成本。她說：“這可能會超過最初的節省。”

因此，努力創建精益組織，確保所有事情得到認真和正確地處理，并充分利用流程圖和流程管理技術是至關重要的。她補充說，每個組織都應遵循10個關鍵步驟來改善業務流程并減少浪費。

1.了解企業的運作方式。識別組織中效率低下問題的唯一方法是采用流程管理方法，包括開發流程圖，為組織內所有流程提供可視化的圖表圖示。但哈里斯認為僅僅有流程圖還不夠，她推薦開發完整的業務流程管理系統，以適用于更加復雜的任務。

2.聚焦產出。哈里斯將過程定義為投入向產出的轉化。我們經常會看到，企業做了大量沒有產出的事情。她建議在開發流程圖時不斷詢問：“究竟產出了什么？”這將使得識別浪費的過程變得容易。

3.詢問一線工作人員。只有真正從事某項工作或是身處某個過程的人才會對低效率問題有最清楚的認識，而且他們知道為了使過程更高效，應該做哪些改變。

4.查看接口處。這是大多數業務容易出現浪費的地方。例如，一個部門生產的東西不是接收部門所用的規格，或者根本就沒有被接收部門使用。

5.尋找瓶頸。任何需要等待處理的事情都不會產生價值。識別和處理過程中的瓶頸可以大大快速解決和減少浪費。

6.讓能夠決策的人參與進來。有權更改流程的人員應該參與到流程的開發中，以便快速批準需要進行的任何更改。

7.實施最佳實踐。很多時候，相同的過程在不同的業務部門以不同的方式開展，必然存在最佳實踐。組織應確定并采用最佳實踐流程——即那些被證明是最有效的流程——這將改善整個組織的效率。

8.在過程層面獲取關鍵數據。建議使用BPM系統來完成數據采集工作，因為它可以識別和解決較不明顯的低效率問題。

9.對潛在改進的建模。一旦組織對現有工作流程進行了建模，這為未來開展持續的優化建立了一個基點，組織應持續動態地進行這方面的工作，挖掘最大的潛力。BPM系統允許對不同的改進方案進行建模，并能夠在潛在影響發生之前評估和了解它們的影響，以幫助組織防止未來那些不必要的劇烈變化。

10.不斷尋找更高效的方法。識別組織內的無效或低效，不能被視作一次性的練習，而應作為持續改進過程的一部分。