論歸檔管理電子文件的憑證性

劉士影 王峰章

【摘要】為更進一步推進電子文件的歸檔工作，一定要改變唯紙質版為原件的觀念，規范檔案管理軟件開發的要求。電子文件的內容重要，電子文件的形成過程也同樣重要，它將是電子文件原始性的有力證據。

【關鍵詞】電子文件;歸檔;憑證

時代在發展，新技術、新理念在生產生活中越來越多地被采用，在計算機普及的今天，檔案工作也發生著變化，從紙質歸檔階段，到現在的紙質與電子文件同時歸檔的階段，是不是在不久的將來，只歸檔電子文件即可呢？為了那個時代的到來，我們現在應該做些什么呢？

一、 從本企業管理軟件分析電子文件的歸檔現狀

以我們企業為例，公司管理使用的軟件有MEST系統、LIMS系統等共24種管理軟件。有10種系統只是管理系統，不產生任何文件;其余14種都有報表、報告或文件產生。依據系統產生的電子文件歸檔情況大體分三類：

第一類，系統中產生的電子文件可直接歸檔。只有OA系統中產生的電子文件可直接歸檔。OA系統中著錄項與檔案管理系統相類似，文件名稱、文件日期、文件編碼及責任者等相關信息都與文件形成時逐一確定，直接提取到檔案管理系統。

第二類，產生文件，但不能實現直接歸檔。MES系統、設備管理系統、合同管理系統等，都能在系統中產生報表、月報或其它電子文件，但需形成紙質版，方可實現歸檔。這樣電子文件的相關信息除內容外的其它信息將丟失，而且系統推行時只強調考慮方便管理，并未考慮歸檔的情況，故按檔案管理系統要求缺少很多著錄項，不能直接在系統中歸檔，所產生的文件由歸檔部門重新錄入歸檔。公司的文件存儲系統也是這類管理軟件，致使其中大量的電子文件要歸檔時需要重復很多工作。

第三類，不產生文件，只是利用系統參與管理。視頻會議系統、信息門戶系統等10個系統不產生文件，只以系統的形式存在管理工作中。

二、系統直接歸檔電子文件的情況

系統可直接歸檔電子文件的只有一個管理軟件即OA系統。該系統歸檔電子文件是在系統中形成的電子文件，主要以Word形成，內容還是縮小了的，黑色印章居多數，對于電子文件的擬稿人、審核人、審批人等文件形成過程中產生的信息，只能通過OA系統來讀取，在系統中與電子文件并存，但自動歸檔時不能提取這些網頁信息。

OA系統可將該文件的相關著錄信息直接提取到檔案管理系統中，如文件的日期、題名、編號、頁數等信息，可以直接提取到檔案管理系統中，并附有形成的電子文件，形成兩個系統的對接。

三、現檔案管理系統中電子文件主要情況

公司運行中國石油檔案管理系統，系統中電子文件以與紙質版一致的電子版掃描件為主，都為PDF格式，工作中執行檔案數字化的相關要求。因為是通過掃描形成的電子文件，紙質版超過100頁以上的電子文件都比較大，多數在50MB以上，上傳、下載的速度都比較慢，影響電子文件的利用。

四、 歸檔電子文件未來發展

為保證電子文件的憑證性，使用文件形成系統直接歸檔將是一個重要途徑。在管理系統中提取文件的各個著錄項，提取電子附件，保留文件形成痕跡，最終形成檔案，讓最原始的電子文件歸檔，保證電子文件的憑證性，逐漸替代紙質版而存在。

要做到的系統直接歸檔，在管理軟件開發前就應提出檔案的要求。具體從著錄項、軟件中文件使用的編輯軟件、過程痕跡等方面的要求，都要考慮最終實現歸檔，保障軟件中最終形成的電子文件與紙質版有相同的法律效力。鑒于電子文件的這些特點，要求通過文件產生系統直接歸檔是保障電子文件原始性的一個途徑，將電子文件形成過程與文件成為一體，從另一個方面確認文件的原始性。將文件從產生到最終形成整個過程保留完整，將文件整個形成過程與文件融合成為最終文件，這樣使電子文件具有了一定的憑證性。

從可歸檔電子文件的OA系統中，了解軟件開發及使用過程，不難得出開發管理軟件前期即考慮電子文件歸檔的要求，是電子文件直接歸檔的前提。但現在OA系統歸檔的電子文件只是保證了與紙質一致，而對整個電子文件的形成過程只能通過本OA系統來查看，不能做到將文件形成過程與電子文件一并歸檔，電子文件本身不具備憑證性，只能用紙版原件在一起才具備憑證性，現在的電子版只是方便利用，不能脫離紙質版而存在。這是開發中還有待完善之處，但也為電子文件具有原始憑證性提供一個可探討的平臺。

現檔案管理系統的電子文件都以紙版為主，要求電子文件以紙版一致的不可修改的形式存在。而檔案管理系統中的電子文件的主要形式，原始性的判定以紙質版為主。即管理軟件中的文件歸檔采取的還是形成的最終紙版及對應一致的電子文件的方式。

通過文件形成的軟件系統直接歸檔的同時，要保留文件形成的過程信息，而且要與文件內容融為一體，讓時間記錄下痕跡，這樣的電子版現在看可能與紙質版不一致，但它的憑證性明顯要比只保留內容的電子版更強一些。這與人們對電子文件的概念理解有一定的偏差。

在開發軟件時注意文件最終歸檔時的相關規定，借鑒OA系統開發模式，提升管理軟件要求，規范得出軟件開發系統的管理模式，以保障電子文件的原始性和證據性。

綜上所述，為更進一步推進電子文件的歸檔工作，一定要改變唯有紙質版為原件的觀念，規范檔案管理軟件開發的要求。電子文件的內容重要，電子文件的形成過程也同樣重要，它將是電子文件原始性的有力證據。

【參考文獻】

[1]國家檔案局編著.電子文件歸檔與電子檔案管理概論[M].中國檔案出版社.

[2]戴維·比爾曼著，王健等譯.電子證據[M].中國人民大學出版社.