關(guān)于地鐵運(yùn)營物資采購成本控制的思考

陳功

南京地鐵運(yùn)營有限責(zé)任公司 江蘇南京 210000

近些年來，地鐵部門發(fā)展越來越快，成為城市重要的交通運(yùn)輸工具之一，為人民的出行帶來巨大方便。因此，作為地鐵運(yùn)營管理單位就要保障地鐵每日運(yùn)營的安全性。這就需要消耗大量的物資，而物資供應(yīng)的首要任務(wù)是采購，采購管理中最重要的工作就是成本控制。因此如何科學(xué)合理的控制地鐵物資運(yùn)營采購成本、降低庫存成本成為地鐵運(yùn)營單位獲取良性發(fā)展的關(guān)鍵。

1 地鐵運(yùn)營物資管理工作的特點(diǎn)

控制采購成本對于地鐵運(yùn)營物資管理而言有重要的意義。地鐵公司為廣大人民群眾提供服務(wù)，是當(dāng)前基礎(chǔ)交通設(shè)施的組成之一，因此，地鐵部門掌控好內(nèi)部的采購工作，有助于促進(jìn)公司管理效率和資金使用效率的提升。因地鐵公司的物資采購工作具有獨(dú)特性，是地鐵的公共服務(wù)職能所決定的，所以具有以下幾方面特點(diǎn)：第一點(diǎn)，因?yàn)榈罔F運(yùn)營公司的職能直接決定公司物資消耗量，其是由地鐵運(yùn)行和地鐵管理兩部分組成，所以通常情況下，物資消耗量較少。第二點(diǎn)，地鐵部門的日常維護(hù)需要多供應(yīng)商共同進(jìn)行，且地鐵部門對于物資的質(zhì)量和數(shù)量有較高的要求，對于物資采購的控制管理工作也有較多環(huán)節(jié)。第三點(diǎn)，由于物資采購工作所涉及的物資種類較全、質(zhì)量要求高，就需要地鐵部門統(tǒng)一對物資展開管理。

2 現(xiàn)代采購理念下的采購成本分析

長期以往，地鐵部門受傳統(tǒng)采購理念的影響，因此，企業(yè)的管理者在實(shí)際對物資采購進(jìn)行管理期間有著許多不合理之處。例如多數(shù)地鐵企業(yè)忽視內(nèi)部采購部門的職能，認(rèn)為地鐵物資采購只是簡單的進(jìn)行購買和使用即可。企業(yè)管理者認(rèn)為在有限制性的約束條件下，每月的采購成本越低越有利于企業(yè)的發(fā)展。因此，企業(yè)管理者對于采購成本的管理只限于核算而忽視了具體的采購方法、采購渠道、物資質(zhì)量。這種想法及其不利于企業(yè)的科學(xué)管理和長久的發(fā)展[1]。首先，企業(yè)管理人員對于地鐵物資采購活動(dòng)要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思維，由一開始的降低成本轉(zhuǎn)為強(qiáng)化合作，通過強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部各部門間的協(xié)作，促進(jìn)整體采購作業(yè)效率的提高；其次，企業(yè)要轉(zhuǎn)變追求賬面利潤的想法，應(yīng)將眼光和建設(shè)目標(biāo)放長遠(yuǎn)，強(qiáng)化與供應(yīng)商之間的合作關(guān)系，從而進(jìn)一步降低采購成本，提升企業(yè)長足發(fā)展能力。采購觀念的轉(zhuǎn)變要求企業(yè)管理者要以滿足客戶需求為主，注重長足合作關(guān)系的發(fā)展，由此不但降低了企業(yè)的采購成本，還可以穩(wěn)定物資供應(yīng)，強(qiáng)化企業(yè)與企業(yè)間合作采購理念的轉(zhuǎn)變。按采購流程來分析就是將采購工作和采購成本進(jìn)行提前控制，一般采購工作流程按工作性質(zhì)分為四步，即采購戰(zhàn)略、供求關(guān)系、行政工作和操作性事務(wù)。通常這四步工作在地鐵物資采購活動(dòng)期間所花的時(shí)間和其對于采購成本的影響力詳情見表1。

表1 采購工作所占時(shí)間及其對采購成本的影響

由表可以看出，一般情況下“采購戰(zhàn)略”與“供求關(guān)系”分別占采購成本時(shí)間的5%和15%，對于采購成本的影響力卻高達(dá)40%與30%。而“行政工作”與 “操作性事務(wù)”雖然占采購工作時(shí)間的45%和35%，但對于采購成本的影響卻只占5%和25%。因此可以得出結(jié)論，越是靠前的流程對于采購成本的影響就越大；越是靠后的流程對于采購成本的影響就越小。

3 對于地鐵運(yùn)營物資采購成本控制的有效對策

3.1 基于物資分類采購成本的有效控制對策

由于地鐵運(yùn)營涉及物資種類較多，通常會(huì)采用ABC分類法、SWOT分析法等對物資進(jìn)行分類與采購。如信號備件、車輛備件、通信備件等數(shù)量較多的物資通常需要與供應(yīng)商簽訂協(xié)議或是合同進(jìn)行采購活動(dòng)；而對于常規(guī)使用的地鐵物資則可通過招標(biāo)投標(biāo)的方式進(jìn)行采購；對于即買即用的地鐵物資，例如汽油、柴油或藥品等則直接去到連鎖機(jī)構(gòu)進(jìn)行采購即可。

3.2 基于采購管理系統(tǒng)的成本管理對策

當(dāng)前，隨著科學(xué)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，地鐵部門就必然要通過計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)展開物資采購活動(dòng)。如可使用MRPⅡ模式為基礎(chǔ)開發(fā)ERP采購系統(tǒng)，這是當(dāng)今國內(nèi)各大企業(yè)日常使用的采購管理系統(tǒng)之一。通常一套完整的采購管理系統(tǒng)包括物資信息、采購計(jì)劃、采購訂單/合同管理、供應(yīng)商信息、供應(yīng)商績效、價(jià)格庫管理等。地鐵企業(yè)建立相應(yīng)的采購管理系統(tǒng)，一方面可以有效加強(qiáng)內(nèi)部的控制管理，規(guī)范采購業(yè)務(wù)的流程和采購人員的工作，杜絕出現(xiàn)“賄賂采購”現(xiàn)象；另一方面也可以增加采購部門與其它部門之間的溝通與交流，提升業(yè)務(wù)公開透明度，促進(jìn)地鐵物資采購工作的效率。

3.3 基于物資供應(yīng)鏈的成本管理有效措施

現(xiàn)階段的采購理念已逐步由“簡單購買”轉(zhuǎn)變?yōu)椤昂侠聿少彙保侵傅罔F部門在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間選取適當(dāng)?shù)漠a(chǎn)品，以合適的質(zhì)量與價(jià)格在正確的供應(yīng)商處獲取。通過上文中對于采購成本工作的分析，可以得出地鐵部門要重視采購戰(zhàn)略與供求之間的關(guān)系，在一定程度上會(huì)直接影響到采購成本的管理。對于此地鐵部門要將供求雙方簡單的買賣關(guān)系轉(zhuǎn)為合作關(guān)系，將一開始的減價(jià)轉(zhuǎn)為計(jì)價(jià)的供應(yīng)鏈形式。通過建立良性的供應(yīng)鏈循環(huán)，地鐵部門與供應(yīng)商建立起長期穩(wěn)定的供求關(guān)系，采用專業(yè)的采購成本分析、專業(yè)采購模式和專業(yè)的采購約束機(jī)制，實(shí)現(xiàn)與供應(yīng)商之間的信息共享，進(jìn)而達(dá)成雙方共贏。

4 結(jié)語

綜合上述所言，地鐵部門通過對物資進(jìn)行分類，以采購管理系統(tǒng)為主要平臺與供應(yīng)鏈管理模式相結(jié)合，才能完成復(fù)雜的物資采購管理工作。地鐵企業(yè)物資采購管理是動(dòng)態(tài)流程，因此要?jiǎng)?chuàng)新傳統(tǒng)管理模式。強(qiáng)化對人才的培養(yǎng)和基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，才能不斷優(yōu)化和完善采購工作流程，達(dá)到科學(xué)合理掌控成本的采購目的。