項目管理在高職校園展會項目中的應用

李曉蕾

摘 要 根據指導校園展會的經歷，從項目啟動、規劃、執行、監控、收尾五個方面，勾畫出整個校園展會項目管理的全過程，以期為各位教師的指導過程提供一些思路。

關鍵詞 項目管理；校園展會項目；校園商品展銷會；實訓

中圖分類號：G712 文獻標識碼：B

文章編號：1671-489X（2018）02-0134-03

1 引言

項目為一個具有規定開始和結束時間的任務，它需要使用一種或多種資源，具有多個為完成該任務（項目）所必須完成的互相獨立而又相互聯系的活動，具有一次性、目標明確性、條件限定性、對象整體性的特征。正是由于項目的特征與會展活動的特點具有高度一致性，因此，現代會展業普遍采用項目管理的方式對業務開展專項運營。

為實現與會展企業工作的零對接，營造上班式教學的氛圍，近年來各院校會展專業紛紛采用校園展會的方式，作為培養鍛煉學生專業素養的平臺（見表1）。作為實訓項目的校園商品展銷會，其本身符合項目的特征，適用于項目管理的基本理論。教師在指導學生實踐時，可以項目管理的理論框架為起點，以展會策劃專業內容為補充，在鍛煉學生專業素養的同時，讓學生掌握項目管理的基本要領，學會從項目管理的角度去發現、思考、解決問題，為提高實訓質量，也為實現會展項目經理的人才培養目標奠定堅實的基礎。具體來看，如何實現校園商品展銷會與項目管理理論的對接？如何以項目管理理論框架為起點，指導學生實訓？

2 項目管理基本框架

項目管理理論最初不被重視，如今發展成為公司生存的必要手段，存在于各行各業中。在會展行業中，企業普遍應用項目管理理念經營業務、協調資源、提高效率。就項目管理的總體定義而言，項目管理是為一個相對短期的目標（這個目標是為了完成一個特定的大目標和目的而建立的）去計劃、組織、指導和控制公司的資源。進一步來說，項目管理就是利用系統的管理方法將職能人員（垂直體系）安排到特定的項目中（水平體系）去，包括五個過程組，分別為項目啟動、項目規劃、項目執行、項目監控和項目收尾（見表2）。

對于以實踐指導教學活動的專業實訓來講，為了更加貼合實際工作要求，也為了引導學生從項目管理的角度出發去處理問題，在連續四年的北京京北職業技術學院校園商品展銷會中，以項目管理理論為指引，以校園展會項目為依托，總結出符合本項目特征的管理方法。

3 項目管理在校園展會項目中的應用

項目啟動階段 根據項目管理過程組的內容，結合校園展會項目實際，可將項目啟動階段需完成的任務劃分為表3所示幾個方面。在選擇最佳項目時，根據現有資源，通過比較不同項目的投資回報率來進行項目選擇：

投資回報率=（預計收入總額-投資總額）/投資總額 ×100%

在項目經理的選擇方面，參考哈羅德·科納茲博士給出的標準，可以將項目經理應該具備的基本品質概括為：誠實正直；了解人員問題；了解項目技術；具有業務管理能力（熟知管理原則；善于溝通）；具有警惕性和快速反應能力；多才多藝；精力充沛，堅忍不拔；具有決策能力；具有評估風險及不確定性的能力。以此標準為指導，在選擇校園商品展銷會項目經理時，采取由授課教師為全體學生打分的方式來進行篩選。在最終選擇時，如若幾名學生獲得同樣的分數，則將班干部作為優先考慮的對象，因為就了解人員問題及管理能力而言，班干部比其他學生經歷過更多鍛煉，在溝通能力、組織能力、協調能力上均有一定優勢，并且會參考輔導員的建議。根據李克特五分量表制作打分表，并在實訓前的每個學期末邀請授課教師進行填寫。

項目規劃階段 項目經理最重要的職責是做規劃、整合計劃和執行計劃。由于時間期限較短以及資源的優先控制，幾乎所有的項目都需要正式的、詳細的計劃，具體內容見表4。

在確定工作要求、工作質量和數量時，使用工作分解結構和里程碑計劃相結合的方式，對項目工作范圍進行設定，對任務進行分解。根據校園展會項目的工作范圍及規劃安排，將策劃案制訂、人員邀請、宣傳推廣、彩排、活動執行、項目評估確定為里程碑事件。

在選擇組織結構類型時，考慮到校園商品展銷會項目規模小、學生對各項工作缺少經驗，需要在技術和項目上對其進行雙重支持。而矩陣型組織試圖把純職能型組織和項目型組織的優點結合起來。這種組織結構形式很適合項目驅動型公司。在該結構下（見圖1），項目經理對項目的成功負有全部責任，職能部門則有責任為項目提供最好的技術支持。每個職能單位都由一位部門經理來領導，其主要職責是確保有一個統一的技術基礎，而且所有的信息都能在項目之間進行交流。同時，部門經理還必須讓下屬及時了解最新的行業技術成果，并負責項目成員的績效考核。

在實訓中，總經理由指導教師來擔任，委派項目經理并給予其決策權限。按照工作內容，項目經理下設展商邀請項目經理、觀眾邀請項目經理，由自薦和他人推薦的方式產生候選人，項目經理最終確定人選。在職能部門劃分上，由總經理確定職能經理人選，職能經理公布各部門的基本職責和招收人數，學生公開自愿選擇部門，并由職能經理來協調各部門人員配置。之后，子項目負責人與職能經理一起按照工作分解結構的結果，將每項任務分配到人，并確定每項任務的工作說明及考核標準，最終由職能經理負責績效考核。

項目經理利用里程碑計劃對項目整體進度進行把控，各子項目負責人制作甘特圖（橫道圖）對自己所負責的子項目任務進行時間管理。

在成本計劃方面，通過各部門成本核算，完善項目總體預算。就評估風險而言，由項目經理制作項目的風險評估方案，并組織與子項目負責人進行討論，確定該項目最終的風險及相應的風險應對策略。

項目執行階段 在項目執行階段，項目經理需要與職能經理配合，按照規劃階段所制訂的計劃完成各項活動，見表5。項目經理通過例會、私下交流來建立與項目成員的溝通機制，充分發揮即時聊天工具的作用，微信群、QQ工作組使得溝通渠道更多樣化。在溝通過程中，項目經理需要讓每位團隊成員清楚自己處于團隊中的什么位置、承擔何種職責、在發現問題后應向誰反饋，同時明確項目經理與職能經理之間的職責分工，從而減少雙重領導給團隊成員帶來的困惑。在人員激勵方面，職能經理需從總經理處獲得授權，負責人員評價和考核；并根據馬斯洛需求層次論分析不同成員所處的階段，找到合適的激勵方式，對表現突出的項目成員要及時進行正向激勵，對未能有效完成工作任務的成員要及時予以警告和幫助。

項目監控 在監控階段，項目經理需要將項目規劃與項目執行的結果進行對照，完成對項目的控制過程（見表6）。

項目收尾 在結束階段，項目經理主要完成任務監督、收尾，涉及一些書面工作（見表7）。

績效考核表按照前期項目經理與職能經理共同擬定的各崗位職責和考核標準制作完成，由職能經理完成，項目經理匯總，總經理下發到成員手中，成員收到的不再是簡單的分數評價，而是針對具體任務的完成情況的綜合衡量。

4 存在的問題及未來發展

將項目管理理論與校園商品展銷會實訓相結合，既符合教學需要，也適應了工作需求，是實訓課程發展的必然趨勢，但在應用過程中如何將課本理論貫穿于實訓全過程，將固化的理論變成靈活的實踐，則需要教師長時間的探索。北京京北職業技術學院校園商品展銷會已經舉辦四年，在這個過程中雖然總結出一些方式方法，但是還有很多不完善的地方，而這些方面正是今后努力的方向。

激勵方式的創新 結合學生特點和項目管理理論，探索更具創新性的激勵方式，充分調動學生實訓積極性，進而提高團隊凝聚力和工作效率。

項目經理及職能經理選擇標準的精細化 要結合企業調研，甚至是引入企業導師，在項目經理、職能經理人員的選擇上更貼合工作要求，標準更加精細化。

細化用人標準，為不同學生尋找相對合適崗位 相比于項目經理較為細致的選擇標準，在其他團隊成員角色分工上主要采取自薦、評估確定的方式，考核標準不清，再加上對學生不甚了解，在分配工作任務時往往存在偏差。今后為妥善解決這方面的問題，可以引入試用期制度，對那些確實不適合本職位的學生進行調整，努力幫助學生找到相對適合自己的位置。

參考文獻

[1]科茲納.項目管理：計劃、進度和控制的系統方法[M].北京：電子工業出版社，2002.

[2]科茲納.項目管理案例集[M].4版.北京：電子工業出版社，2015.