OA辦公系統(tǒng)在公司管理中的應用與實施

周筠

摘要： OA是一個將現(xiàn)代化辦公思想和計算機、網絡、通訊等現(xiàn)代化工具集成在一起的新型辦公方式，中交天津航道局有限公司OA系統(tǒng)在辦公室工作中的應用主要體現(xiàn)在公文處理、會議管理、車輛管理、印信管理、辦公用品管理、綜合業(yè)務六個方面，并在應用中大大提高了辦公效率。

Abstract： OA is a new office mode that integrates modern office ideas with modern tools such as computers， networks， and communications. The application of OA system in CCCC Tianjin Dredging Co.， Ltd. is mainly reflected in document processing， meeting management， vehicle management， and letter management， office supplies management， comprehensive business， and it greatly enhanced the office efficiency in the application.

關鍵詞： OA；辦公室業(yè)務；效率；應用

Key words： OA；office business；efficiency；application

中圖分類號：C931.4 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2018）12-0223-02

0 引言

隨著我國信息化技術的飛速發(fā)展，各行各業(yè)都開始運用信息化手段來處理公司的各項業(yè)務，協(xié)同辦公系統(tǒng)（OA）是一個將現(xiàn)代辦公思想和計算機、網絡、通訊等現(xiàn)代化工具集成在一起的新型辦公方式。在應用中能規(guī)范工作流程，快速有效地處理公司內部的辦公業(yè)務，使公司事務工作自動化、網絡化、無紙化，達到協(xié)同工作的目的。

中交天津航道局有限公司于2011年開始建立協(xié)同辦公系統(tǒng)，在前期主要建立了綜合辦公、資訊管理、合同管理、人力資源、財務管理、知識管理、法律業(yè)務等方面，幾乎涵蓋了公司管理的所有相關業(yè)務，其中綜合辦公涵蓋了辦公室六個業(yè)務板塊（公文處理、會議管理、車輛管理、印信管理、辦公用品、綜合業(yè)務）實現(xiàn)了自動化辦公的需求，通過對六個業(yè)務板塊工作思路、工作流程的分析，相關數(shù)據的錄入，設計出相對應的網上流程，每個流程節(jié)點都與日常工作中的崗位人員相對應，從而實現(xiàn)辦公自動化、標準化、規(guī)范化。下面筆者就OA系統(tǒng)在公司管理中相關業(yè)務板塊的應用體會與大家分享。

1 OA系統(tǒng)在公司公文處理工作中的應用

公文是日常業(yè)務和管理中的必要性和經常性工作。收發(fā)文管理作為傳遞信息、交流情況、商洽工作的重要途徑，是公司管理重要的一部分。公文管理引進OA的主要目的，就是希望利用OA管理好公文收發(fā)的上行下達。

1.1 收發(fā)文管理

通過流程的設計及流程節(jié)點的控制，收文管理順利實現(xiàn)了來文登記、分辦、復核、承辦、傳閱、歸檔等功能，發(fā)文管理也實現(xiàn)了發(fā)文擬稿、審核、承辦、會簽、核稿、簽發(fā)、印制、校對、分發(fā)、復核、歸檔等全過程管理。

中交天津航道局有限公司在收文登記中的特色功能就是發(fā)文轉收文功能，通過此功能，可將二級公司的上行發(fā)文及上級單位下達的文件直接轉換成公司的收文，并自動將來文單位、字號、題目及正文轉入收文承辦單，從而避免了來文登記繁瑣的信息錄入操作；在傳閱過程中，根據文件內容對于一些閱知類的文件，可同時將文件送到多個部門及多位領導的系統(tǒng)中；文件辦理完畢后，可直接將文件歸入檔案管理系統(tǒng)。據統(tǒng)計，自我公司引入協(xié)同辦公系統(tǒng)以來，單份文件的平均辦理效率由之前的三天節(jié)省到了一天，大大提高了文件的流轉效率。

發(fā)文辦理中的特色功能一是會簽，在會簽節(jié)點，通過設置會簽串行或會簽并行兩個可選擇的節(jié)點，文件發(fā)起人可根據文件內容選擇適當?shù)臅灧绞?；二是印制，在印制?jié)點，開發(fā)出了文件自動套紅功能，通過提前將標準的文件格式錄入系統(tǒng)，在文件制作過程中，可以通過此功能自動生成標準格式的公文，降低了文件格式出錯的幾率。同樣，在文件發(fā)送完畢之后，可自動將文件轉入檔案管理系統(tǒng)。

1.2 文件催督辦功能

催辦是指對需要辦復的公文，根據來文內容的緩急程度和承辦的時限要求，對承辦情況進行督促檢查，以防文件積壓。在催辦過程中，秉承緊急公文跟蹤催辦、重要公文重點催辦、一般公文定期催辦的原則，中交天津航道局有限公司在OA系統(tǒng)中開發(fā)出了文件催辦功能。該公司的公文催辦功能主要是通過對收文登記表的設置，來設定需要催辦文件的緩急程度、時限、主辦部門的責任人相關信息，在到達文件辦理時限的前一天系統(tǒng)將自動發(fā)短信到主責人員的手機，提醒主責人員盡快辦理文件。系統(tǒng)還將所有需要督辦的文件自動匯總，方便督辦人員隨時掌握文件辦理進度，避免了文件積壓現(xiàn)象。

1.3 OA系統(tǒng)在公文管理工作中較傳統(tǒng)辦公的好處

1.3.1 提高辦公效率

傳統(tǒng)辦公中，對公文的簽收、登記、分辦、流轉、傳閱、承辦，每一環(huán)節(jié)都需要工作人員帶著公文到負責人員手中實現(xiàn)，依靠人為推動運轉，整個流程受人為因素影響很大，同時也存在較大的隨意性，過程復雜，時間長，辦公效率極低。OA系統(tǒng)在公文流轉中的應用，可以實現(xiàn)公文流轉的自動化，每個環(huán)節(jié)都可以在OA系統(tǒng)中進行，甚至可以根據OA系統(tǒng)設定的公文流轉自動化推進，保證公文的實效性，OA系統(tǒng)還可以實現(xiàn)無紙化的編輯、流轉、審批等各個辦公環(huán)節(jié)，在管理中也減少了公文管理人員的工作負荷。同時工作人員可以通過設置需要催辦的文件，系統(tǒng)實現(xiàn)自動催辦，工作人員實時跟蹤公文狀態(tài)，比人為的電話催辦更省時省力。OA系統(tǒng)還通過規(guī)范公文格式自動套紅等功能，自動生成標準格式的公文，減少了人為操作帶來的失誤，在公文處理的質量上實現(xiàn)總體的把控。

1.3.2 實現(xiàn)廣泛的信息共享

傳統(tǒng)紙質公文在信息流轉與共享上受到很大的限制，一份公文只能同時在少數(shù)幾人手中實現(xiàn)傳遞共享。但OA系統(tǒng)的應用則實現(xiàn)了公文的共享，通過電子公文的形式，實現(xiàn)全企業(yè)內的共享，甚至還可以跨地域的共享與交流。此外，在查找OA系統(tǒng)可以支持多條件組合方式，快速定位公文文件。

1.3.3 降低辦公成本

傳統(tǒng)的公文都是紙質文檔，不易存儲、查詢、重復利用率低。即時歸類清晰，但查找起來也十分困難。OA系統(tǒng)的應用，實現(xiàn)了無紙化辦公，降低了資源成本。

2 OA系統(tǒng)在會議管理中的應用

在傳統(tǒng)的會議室管理中，需要人為的預訂、登記，各部門對會議室的使用情況不能第一時間掌握，很容易出現(xiàn)工作安排不周到不及時及會議室登記不全被重復定出的事情，而辦公室作為會議室管理部門，出現(xiàn)這樣的事情還需要花費大量的時間去溝通協(xié)調，大大降低了辦公效率。

自中交天津航道局有限公司OA系統(tǒng)引入會議管理功能以來，會議管理實現(xiàn)了登記、申請、審核、發(fā)布等一體化的管理。首先，辦公室會議室管理人員將各會議室的大小、設備、位置、可使用時間等基本信息登記到系統(tǒng)中，公司各部門如需使用會議室可直接登錄到會議管理系統(tǒng)中進行查看，然后在會議申請中選取此會議室，將會議召開的時間、人數(shù)等基本信息錄入到系統(tǒng)并提交申請至會議室管理人員，會議室管理人員根據會議室的整體使用情況進行統(tǒng)籌安排后將會議室占用信息發(fā)布到系統(tǒng)，通過顏色的區(qū)分，更加清晰明了的顯示會議室的使用情況，這樣，更加方便下一個申請部門，大大提高了辦公效率。

3 OA系統(tǒng)在印信管理中的應用

印章管理是企業(yè)管理工作中一項重要性的工作，且印章的使用是非常頻繁的，在未開發(fā)OA系統(tǒng)印信管理工作之前，中交天津航道局有限公司對印章的申請使用主要以填寫紙質審批單為主，紙質審批單的過程復雜、時間長、效率低，且用印事由處只能籠統(tǒng)的概括，不能清楚的記錄每筆業(yè)務的內容，每年所需要蓋章的文件多大2000多份，所產生的用印審批單也就存在積壓堆積現(xiàn)象，日后的查找工作難度也很大，且隨著時間的推移及崗位調動，經手人員無法清楚記得當時所加蓋印章的具體內容。

OA系統(tǒng)在印信管理中的應用就解決了傳統(tǒng)管理中諸多不便的問題，對于審批過程，經辦人將審批單提交到負責人處，負責人可通過電腦或手機直接登錄OA系統(tǒng)進行快速處理，同時，經辦人在填寫用印審批表的時候可以將需要用印的文件電子版上傳至電腦，系統(tǒng)也講永久性的保存這些數(shù)據，方便日后的查詢及追蹤（如圖1）。

同樣印信管理中的檢索功能也是很強大的，查詢人員只需要通過關鍵字的索引，就可快速查出想要查看的單據，并及時查看到當時所用印的文件，大大提高了辦公效率。

4 OA系統(tǒng)在辦公用品及綜合業(yè)務中的應用

辦公用品的申領是一個復雜的工作，由于部門數(shù)量較多，申請物品較零散，對于各部門每月的辦公用品申請匯總是一個很繁瑣的工作，而OA系統(tǒng)通過系統(tǒng)自動挑選、匯總，恰恰能將這項工作化繁為簡。首先，工作人員可將公司可提供購買的辦公用品型號、規(guī)格、樣式錄入系統(tǒng)，各部門人員如需申請辦公用品，可于每月月底登錄系統(tǒng)選擇所需物品，之后系統(tǒng)將自動匯總公司各部門申請辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、價格，管理人員根據匯總結果采購分發(fā)即可。同時，系統(tǒng)可自動統(tǒng)計全年辦公用品的消費情況，避免了人為統(tǒng)計所造成的失誤及繁瑣的工作量，工作人員還可實時查詢已購買辦公用品的花費情況，根據年度預算實時調整。

當然，OA系統(tǒng)在辦公室工作中的應用不僅僅表現(xiàn)在以上的四大板塊，在日常的工作中，經常會遇到一項制度或文件需要征求多位領導意見的情況，那么我們就可以通過OA系統(tǒng)中的系統(tǒng)中的協(xié)同工作來完成，工作人員可通過協(xié)同工作將次文件同時發(fā)送給需要辦理的領導，領導們可同時對文件進行簽批，最終的意見將返回到經辦人手中，較之紙質文件的層層傳遞情況，大大提高了效率。

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