淺談城鄉居民社會養老保險業務檔案的規范管理
——以福建省周寧縣為例

鄭夕云

隨著城鄉居民社會養老保險惠民工程的推進，群眾參保積極性不斷提高，參保面不斷擴大，隨之產生的居民保業務檔案數量越來越多，居民保檔案管理工作任務更為繁重和艱巨。為了總結居民保業務檔案工作規范管理經驗，正視其存在的問題，尋求對策措施，從而推動居民保工作健康、持續的發展，筆者通過對周寧縣及周邊縣（市、區）的了解，結合自身的工作實踐，就如何做好居民保業務檔案規范管理工作談幾點粗淺看法。

一、居民保業務檔案規范管理中存在的問題

（一）檔案規范管理意識有待加強

近幾年來，福建省內各級人社部門對居民保續繳率方面都制定了達到90%以上的年度目標任務，而檔案管理工作沒有列入年度考核體系，因此各級領導在思想上更加重視續保率工作的完成，而對居民保檔案規范管理的意識還有待加強。有的縣居民保中心檔案人員也覺得檔案工作既然未納入硬性考核，也不會為單位直接帶來什么效益，再加上檔案數量多、任務重，有的同志存在畏難情緒，由此產生懈怠心理，這些因素嚴重影響了居民保檔案的規范管理。

（二）居民保業務檔案收集不夠規范

居民保業務檔案材料大多由村（社區）、鄉（鎮）的經辦人員收集，再移交至縣居民保中心審核。由于經辦人員多、傳遞環節多，容易造成收集的業務檔案材料漏填、錯填、亂填，或者附件材料收集不全等現象。如管理類的《參保登記表》填寫不規范，有的經辦人員用圓珠筆填寫表格、印章不清晰，這樣的檔案材料是不能長久保存的；有的存在參保人姓名有錯別字、身份證號碼不準確、不選擇繳費檔次、未填寫參保時間、經辦人員未簽字等，造成業務檔案收集不規范；同時由于鄉（鎮）經辦隊伍的不穩定，經辦人員頻繁變動，業務不熟，也影響了業務檔案收集工作的規范性。

（三）居民保業務檔案整理不夠規范

居民保檔案數量多，但縣居民保中心的檔案人員卻多為兼職，專職的較少，為此，有的地方不能及時在當年的6月份前完成上年所有居民保業務檔案的整理工作。另外，在檔案整理過程中，有的檔案人員沒有嚴格按照《福建省新型農村社會養老保險業務檔案管理辦法（試行）》進行組卷。如未按材料辦理時間先后排序，沒有嚴格區分管理類、征繳類、待遇類、統計類、稽核類的材料。在檔案材料裝訂中，有的存在材料邊角不整齊，卷內目錄、備考表填寫不規范等現象。

（四）居民保檔案室管理不夠規范

有的縣的居民保中心將業務檔案材料整理入庫后，對已經入庫的材料管理不規范，存在檔案室的制度不夠健全，工作無章可循；日常管理工作懶散，未嚴格落實“九防”制度；沒有定期對檔案室進行檢查并做好相關記錄工作等現象。

（五）居民保檔案電子信息化管理有待提高

居民保業務檔案保管年限不一，分為永久、100年、50年、30年、10年等。紙質檔案的壽命容易受空氣中的水分、灰塵、霉菌等因素的影響而毀壞，長久保存存在一定難度。目前，各縣（市區）都將檔案的案卷目錄、卷內目錄等導入居民保檔案管理信息系統，但是還有部分的縣（市、區）沒有將紙質檔案進行掃描，未完全實現居民保檔案的電子信息化管理。

二、加強居民保業務檔案規范管理的幾點對策

（一）領導重視是加強檔案管理工作的前提

居民保業務檔案與老百姓的利益息息相關。各級黨委、政府必須統一思想，充分認識規范管理居民保檔案工作的重要性，將檔案列入工作日程，指定分管領導管事，安排經辦人員辦事，督促經辦人員辦好事。如周寧縣居民保中心工作人員對全縣9個鄉（鎮）實行劃片包干管理，即每2人負責指導3個鄉（鎮）的居民保業務、檔案工作，另外再安排一名工作人員專職檔案管理工作。同時，周寧縣每個鄉（鎮）均安排一名分管領導，既負責居民保的參保繳費，又負責檔案工作，各鄉（鎮）也指定一名經辦人員從事居民保業務、檔案工作。

（二）業務檔案收集規范化是做好檔案管理工作的基礎環節

居民保業務檔案的收集是檔案整理工作的基礎環節，因此，縣居民保中心應當加強對鄉（鎮）、村（社區）經辦人員的培訓和指導，特別是新來的經辦人員，要求他們仔細學習業務經辦規程，發現問題，及時反饋，把好材料的收集關。如周寧縣各級經辦人員根據居民保經辦操作規程收集所需材料，要求業務檔案的各類表單完整，相關印證材料（身份證、戶口簿、特殊人員證明）齊全，鄉（鎮）勞動保障事務所于每月19號前將材料上交縣居民保中心，縣居民中心對上交的材料嚴格審核，發現問題及時退還給責任人員予以完善，材料符合要求后方可填寫《業務材料交接單》，簽字接收。上交縣居民保中心存檔的業務材料必須是原件，由縣級經辦人員在福建省城鄉居民社會養老保險信息系統根據提交的材料仔細復核，復核通過后移交檔案人員存檔，確保紙質檔案材料與信息系統相吻合，保證檔案的完整性。

（三）業務檔案整理規范化是做好檔案管理工作的關鍵環節

檔案管理人員要嚴格按照《福建省新型農村社會養老保險業務檔案管理辦法（試行）》整理檔案，確保整理歸檔工作不走彎路，不出差錯，達到預期的效果。如周寧縣居民保中心在整理檔案過程中采取以下的做法：首先，初步整理環節。相同年度、相同類別、相同保管期限的具有主、副性質的表單，主表在上，副表在次，其他印證材料在下。如同一參保人的材料按份整理，表單在上，印證材料在下；參保人員辦理待遇領取時形成的歸檔材料順序為：待遇領取通知單——待遇核定表——身份證復印件。其次是組卷環節。組卷先區分年度，后區分類別（管理類——征繳類——待遇類——統計類——稽核類），再根據每個檔案類別里細分出來的案卷類別進行組卷。如居民保待遇類檔案細分為養老保險待遇核定材料、養老保險個人賬戶一次性支付申報核定業務表單及相關材料、養老保險支付明細表和匯總表等3個案卷類別，必須將待遇類業務材料按照這3個案卷類別排序先后分別組卷，同一卷中材料辦理時間在前的所排位置在上。不同年度、不同保管期限、不同案卷類別的業務檔案不得混合組成卷。再次是編號、編目環節。檔案管理人員按照文件要求認真規范填寫目錄號、檔號、卷內目錄、案卷目錄、全引目錄。另外裝訂時采取“三孔一線”的方式裝定成冊。組卷后裝訂前需要注意的問題。裝訂前應去掉紙質材料上的金屬物，如訂書釘、回形針、長尾夾等。打頁碼應當打在左上角或者右上角，空白頁不打頁碼，裝訂時紙質材料的邊角對整齊。最后是上架、入庫環節。案卷統一按照年度——類別——保管期限——案卷號先后順序上架、入庫，確保居民保業務檔案整理規范有序。

（四）檔案室管理規范化是做好檔案管理工作的重要環節

檔案室是檔案長久存放的地方，是檔案壽命長短的關鍵所在。一是加大對檔案室經費的投入。按照國家和省級有關規定選好符合要求的檔案室，配備檔案柜、檔案盒，配齊溫（濕）度計、空調、除濕機、滅火器、吸塵器、計算機、掃描機、復印機等，達到檔案室“九防”的要求。二是建立健全居民保業務檔案文件材料的歸檔制度，如檔案保管、統計、保密、鑒定、移交、銷毀、查閱利用、業務檔案設備維護、崗位責任等管理制度，使檔案室管理工作做到有章可循。三是檔案人員要以科學、嚴謹的態度來對待檔案室的日常管理工作，認真填寫居民保檔案室的溫濕度記錄表、檔案移交（接收）登記表等相關記錄表，發現問題及時整改，把居民保檔案室的管理要求真正落到實處，確保居民保檔案的安全、完整。

（五）完善檔案電子化管理是加強檔案管理的必要環節

居民保業務檔案是群眾辦理養老保險的重要憑證，是今后續繳保費及領取養老金的重要依據，它關系到每一個參保人的切身利益。省級居民保中心已建立福建省居民保檔案管理信息系統，推進全省的居民保檔案進行電子化的管理，以提高應對外部不可抗力風險的能力，如水災、火災、地震等毀滅性災害帶來的損失。但是，由于居民保紙質業務檔案數量巨大，有的縣（區）紙質檔案掃描工作進展仍然不快，下一步應加大工作力度，加快推進電子化規范管理的步伐，確保檔案安全，維護群眾切身利益。