電力部門涉密文檔智能化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

段磊 劉濤 李偉鵬 張寧 咸日常 鄒國鋒

摘要

針對(duì)電力部門實(shí)體涉密文檔管理方式落后、效率低下，容易遺漏或丟失等問題，設(shè)計(jì)開發(fā)一套及文檔用戶管理和文件管理于一體的智能化管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)紐主要包括涉密人員管理系統(tǒng)、涉密文件管理系統(tǒng)及系統(tǒng)配置三個(gè)模塊，其中涉密文件管理系統(tǒng)通過指紋識(shí)別對(duì)涉密人員進(jìn)行身份確認(rèn)，采用OCR技術(shù)實(shí)現(xiàn)涉密資料關(guān)鍵信息自動(dòng)識(shí)別登記，實(shí)現(xiàn)涉密文件收發(fā)登記的智能化。該系統(tǒng)利用信息化手段對(duì)各類涉密文件進(jìn)行歸類登記和匯總，能確保重要文件數(shù)量及傳閱路徑的全過程管控，有效提高了電力部門涉密文檔的管理效率和可靠性。

【關(guān)鍵詞】電力部門涉密文檔 智能化管理一體化管理 指紋識(shí)別 OCR技術(shù)

1引言

隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的進(jìn)步，智能化和信息化己成為社會(huì)發(fā)展的主要推動(dòng)力，其中檔案信息數(shù)字化建設(shè)和智能化管理越來越受到管理者的青睞。在電力部門的涉密檔案文件管理的特殊性，及其考慮到泄密事件發(fā)生將會(huì)引起嚴(yán)重的后果，現(xiàn)在采用的涉密文檔實(shí)體管理遠(yuǎn)未實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化和管理智能化。

目前，電子和實(shí)體檔案一體化管理建設(shè)已經(jīng)進(jìn)入了以信息整合、高效共享和綜合利用為特征的新階段。但是我國電力部門實(shí)體涉密文件管理仍采用人工登記和管理等落后方式，在后期相關(guān)信息歸集、匯總、檢索和查詢中存在效率低下，容易遺漏等問題，甚至造成涉密文件丟失等惡性事件的發(fā)生。顯然，現(xiàn)有的涉密文件管理方式己不能滿足高速發(fā)展的智能化管理需求，迫切急需設(shè)計(jì)一套先進(jìn)且可靠的涉密文件管理系統(tǒng)，對(duì)各類收發(fā)文件進(jìn)行歸類登記和匯總，在減少人員投入的同時(shí)，確保重要文件數(shù)量及傳閱路徑的全過程管控，利用信息化手段提高工作效率和可靠性。

針對(duì)涉密文件的管控問題，國內(nèi)有較多技術(shù)人員開展了相關(guān)研究。王宇等[5]分析了機(jī)關(guān)辦公涉密文件的管控需求，提出了基于射頻識(shí)別技術(shù)和條碼技術(shù)的機(jī)關(guān)辦公環(huán)境內(nèi)紙質(zhì)涉密文件的流轉(zhuǎn)監(jiān)管策略。該策略能夠較好的解決機(jī)關(guān)辦公環(huán)境性下紙質(zhì)文件的保密問題，但該策略僅能保證紙質(zhì)涉密文件在一定區(qū)域范圍內(nèi)流轉(zhuǎn)且不丟失，但無法針對(duì)接觸涉密文件的人員身份進(jìn)行核實(shí)，更無法適用于電力部門中部分涉密文件需要異地流轉(zhuǎn)的需求。許呈辰[6]研究了基于OCR技術(shù)的檔案數(shù)字化技術(shù)，通過紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)提高了工作人員的工作效率，也有利于涉密文件的匯總、查詢和管控。除了對(duì)于涉密文件管控技術(shù)的研究之外，姚媛[7]從制度研究的層面對(duì)涉密文件的管理提出了相應(yīng)的管控策略，對(duì)于涉密文件管控技術(shù)的發(fā)展具有一定的指導(dǎo)意義。邵根富等[8]借助信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)了準(zhǔn)確、高效、智能的涉密文件定密工作，為涉密文件的數(shù)字化建設(shè)提供了有益的探索。

當(dāng)前對(duì)于涉密文件的管控問題己得到管理部門越來越多的重視，但是某一領(lǐng)域的現(xiàn)有技術(shù)、制度和方案很難適用于其他的工作環(huán)境或涉密場合。因此，本文結(jié)合電力部門內(nèi)部涉密文件的實(shí)際管理需求，分別從涉密文件接觸人員身份的可靠驗(yàn)證和涉密文件收發(fā)信息的智能化登記兩個(gè)角度，將指紋識(shí)別與OCR技術(shù)成功應(yīng)用與涉密文檔的管理。本系統(tǒng)利用電力部分涉密文檔案集中安全管控和文件訪問權(quán)限管控機(jī)制，實(shí)施紙質(zhì)檔案收發(fā)登記的智能化嚴(yán)密監(jiān)控，確保了涉密載體借閱過程的安全可控、防擴(kuò)散、防泄密和智能化追責(zé);其次，在管理系統(tǒng)平臺(tái)上可以提供文件分類、索引、歸檔、存儲(chǔ)和備份、檢索、調(diào)閱、統(tǒng)計(jì)分析等文件管理和應(yīng)用功能，滿足用戶高效、準(zhǔn)確、全面地利用和共享信息的需要，可使用電子版文檔作為附件，方便實(shí)現(xiàn)信息文檔的電子傳輸管理;然后，本系統(tǒng)可以使用電子版文檔作為附件，實(shí)現(xiàn)基于互聯(lián)網(wǎng)的文件批閱，針對(duì)擬辦意見、領(lǐng)導(dǎo)批示、承辦單位、辦理結(jié)果等可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)修改登記和查詢，便于文件跟蹤和督查工作落實(shí)。

2系統(tǒng)功總體功能和特點(diǎn)介紹

電力部門涉密文檔智能化管理系統(tǒng)是一個(gè)安全、易用、高效的電子和實(shí)體檔案一體化管理平臺(tái)，通過靈活的權(quán)限管理和檔案共享機(jī)制，使用戶安全、高效、可靠和便捷地對(duì)檔案進(jìn)行分發(fā)瀏覽、共享、應(yīng)用、存儲(chǔ)和授控調(diào)閱等，能夠進(jìn)一步提高檔案一體化管理水平，具有安全、可維護(hù)、可兼容和可擴(kuò)展等特性。系統(tǒng)的整體功能框圖如圖1所示。

本系統(tǒng)具備如下特點(diǎn)：

（1）符合國家、行業(yè)對(duì)檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求;

（2）存儲(chǔ)與歸檔系統(tǒng)具有操作簡便性、高效性及實(shí)用性，安全性高、成本低、易維護(hù)等特點(diǎn);

（3）對(duì)重要檔案信息的存取、運(yùn)行環(huán)境實(shí)現(xiàn)虛擬管理，系統(tǒng)具有兼容性;

（4）檔案各類操作具有可控性，可對(duì)檔案分區(qū)多級(jí)授權(quán)、多用戶共享;

（5）多樣化的檢索和調(diào)檔手段，極大地滿足檔案的分級(jí)管理需求;

（6）實(shí)體檔案、電子檔案互為關(guān)聯(lián)，安全、管理一體化，系統(tǒng)極具有包容性。

3智能化文件管理系統(tǒng)

3.1涉密文件實(shí)體的智能化登記管理

本系統(tǒng)結(jié)合電力部門內(nèi)部涉密文件的實(shí)際管理需求，分別從涉密文件接觸人員身份的可靠驗(yàn)證和涉密文件收發(fā)信息的智能化登記兩個(gè)角度，采用指紋識(shí)別與OCR技術(shù)實(shí)現(xiàn)涉密文檔的收發(fā)登記管理。涉密文件實(shí)體借閱登記管理實(shí)施步驟如圖2所示，涉密文件實(shí)體收回登記管理實(shí)施步驟如圖3所示。

（1）涉密文件收發(fā)登記前，首先需要針對(duì)系統(tǒng)內(nèi)部有權(quán)限接觸到涉密文件的所有人員采集指紋圖像（2-3枚手指指紋），構(gòu)建指紋圖像庫。然后，根據(jù)不同人員可接觸涉密文件的級(jí)別不同，將人員訪問權(quán)限與指紋圖像進(jìn)行關(guān)聯(lián)。

（2）涉密文件發(fā)出登記時(shí)，首先采集借閱涉密文件人員的指紋信息，并對(duì)其身份和權(quán)限進(jìn)行驗(yàn)證，驗(yàn)證未通過時(shí)，則無法借閱文件或修改權(quán)限;通過驗(yàn)證時(shí)，則采用OCR技術(shù)自動(dòng)掃描和登記涉密文件的相關(guān)信息（檔案編號(hào)、部門、密級(jí)、時(shí)間等），并將身份信息和借閱信息關(guān)聯(lián)登入系統(tǒng)。然后采集手續(xù)辦理人員指紋信息，識(shí)別身份，并將該身份信息登入管理系統(tǒng)。完成涉密文件發(fā)出工作。

（3）涉密文件收回登記時(shí)，首先采集歸還涉密文件人員的指紋信息，并對(duì)其身份進(jìn)行驗(yàn)證，驗(yàn)證未通過，則表明該人員為非涉密人員（代替他人歸還文件），需要做特殊處理（可能造成泄密）;身份驗(yàn)證通過后，則登記人員身份信息，并采用OCR技術(shù)自動(dòng)掃描和登記涉密文件的相關(guān)信息。然后，系統(tǒng)內(nèi)部對(duì)比文件發(fā)出時(shí)的登記信息和此時(shí)的登記信息是否完全相符，若相符則，收回涉密文件;若不相符，則做特殊標(biāo)記，并進(jìn)行人工處理。最后，采集手續(xù)辦理人員的指紋信息，并將辦理人員身份信息登入管理系統(tǒng)。完成涉密文件收回工作。

3.2涉密電子文件的智能化綜合管理

本系統(tǒng)設(shè)計(jì)涉密電子文件智能化綜合管理系統(tǒng)功能如圖4所示。

該系統(tǒng)中部分功能模塊介紹如下：

3.2.1用戶登錄模塊

用戶登錄模塊是管理員及涉密文件用戶登錄電子文檔安全管理系統(tǒng)以及進(jìn)行功能使用的窗口。此模塊還包括如下功能：修改密碼、注銷、退出、換名登錄。用戶登錄界面如圖5所示。

3.2.2文件上傳模塊

該模塊通過OCR外接掃描儀完成文件掃描和識(shí)別，并實(shí)現(xiàn)電子文檔上傳功能。為了滿足用戶對(duì)單文件和多文件的操作，該模塊設(shè)計(jì)了單個(gè)文件上傳和批量文件上傳兩種功能，主要提供從本地向該系統(tǒng)內(nèi)上傳文件進(jìn)行安全管理，為方便查詢調(diào)閱上傳文件，文件名稱登記為文件編號(hào)。

3.2.3文件分類和歸檔模塊

該模塊主要用于實(shí)現(xiàn)對(duì)登記文件進(jìn)行單項(xiàng)或組合查詢（標(biāo)題、文號(hào)、時(shí)間、密級(jí)等）后的歸類，顯示同類文檔的歸類結(jié)果及數(shù)量;除分類歸檔功能外，可實(shí)現(xiàn)年度歸檔，可查詢當(dāng)年及以前年度收文情況，并自動(dòng)實(shí)現(xiàn)文檔的年度歸檔統(tǒng)計(jì)。

3.2.4文件檢索和調(diào)閱模塊

該模塊主要實(shí)現(xiàn)用戶對(duì)文件的查詢檢索（檢索項(xiàng)主要涉及文號(hào)、密級(jí)、時(shí)間、發(fā)文單位等），檢索結(jié)果可使用分頁或單頁模式，查詢結(jié)果可以導(dǎo)出至Excel中編輯輸出，也可直接打印查詢結(jié)果;如果查詢文件存在電子文檔作為附件材料，可調(diào)閱相應(yīng)的電子文檔進(jìn)行閱讀。

3.2.5文件統(tǒng)計(jì)分析模塊

該模塊主要針對(duì)系統(tǒng)登記的信息，統(tǒng)計(jì)分析文件收發(fā)登記信息、用戶登錄信息、涉密文件信息、文件調(diào)閱信息、文件流轉(zhuǎn)審閱信息等，通過統(tǒng)計(jì)分析為涉密文件管理人員的管理工作提供的第一手資料，并指導(dǎo)相關(guān)涉密文件的進(jìn)一步處理（例如文件是否需要降密、用戶權(quán)限是否需要調(diào)整等等）。

3.2.6文件存儲(chǔ)和備份模塊

該模塊主要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等。例如針對(duì)部分過期或無效文件需要及時(shí)從系統(tǒng)中刪除，但為了防止有用數(shù)據(jù)丟失需要對(duì)相應(yīng)的文件做備份和存儲(chǔ)處理。

3.2.7基于互聯(lián)網(wǎng)+的涉密文件流轉(zhuǎn)審閱功能。

本系統(tǒng)可以使用電子版文檔作為附件，實(shí)現(xiàn)基于互聯(lián)網(wǎng)的文件批閱，針對(duì)擬辦意見、領(lǐng)導(dǎo)批示、承辦單位、辦理結(jié)果等可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)修改登記和查詢，便于文件跟蹤和督查工作落實(shí)。

基于互聯(lián)網(wǎng)+的涉密文件流轉(zhuǎn)審閱模塊，可以實(shí)現(xiàn)按制發(fā)文件日期、擬稿、主送、簽發(fā)人、密級(jí)、標(biāo)題、領(lǐng)導(dǎo)批示、份數(shù)、發(fā)文字號(hào)、文種等進(jìn)行登記;

同時(shí)，不同層級(jí)的部門領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)登記的時(shí)間、文號(hào)、標(biāo)題、文種等對(duì)文件進(jìn)行查詢，并支持模糊查詢;另外，制發(fā)的文件電子版統(tǒng)一編號(hào)保存，可隨時(shí)查詢，打開閱讀;并做出批示。批示完成的涉密文件，自動(dòng)進(jìn)入待發(fā)布文件庫，等待管理人員設(shè)置密級(jí)權(quán)限，通過系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)布。文件綜合管理系統(tǒng)界面圖如圖6（a）、（b）所示。

4結(jié)論

針對(duì)當(dāng)前電力部門涉密文件管理過程中的落后狀態(tài)和技術(shù)難題，本系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了電子和實(shí)體檔案一體化管理。針對(duì)涉密文件的收發(fā)管理環(huán)節(jié)落后的信息錄入方式進(jìn)行改進(jìn)，結(jié)合電力部門涉密文件的實(shí)際管理需求，從涉密文件接觸人員身份的可靠性驗(yàn)證和涉密文件收發(fā)信息的智能化登記兩個(gè)角度出發(fā)，設(shè)計(jì)了結(jié)合指紋識(shí)別與OCR技術(shù)的涉密載體收發(fā)登記管理方案。本系統(tǒng)的開發(fā)和成功應(yīng)用將有效克服涉密文件的丟失，提高工作效率和信息利用率，為推動(dòng)涉密載體信息化和網(wǎng)絡(luò)化提供重要的借鑒案例。

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