竣工資料編制與歸檔的內容及問題

李先娜 浦項

【摘要】建筑工程竣工檔案資料真實地反應了施工的整個過程，與建筑施工同進度相結合。項目交付使用后，竣工資料是唯一可查詢與工程實際施工過程有關的書面資料，是項目交付使用以后進行生產運營、維修、改造擴建等的必查文件資料，也是工程建設進行竣工驗收的必備文件。因此，將建設單位資料、施工資料、監理資料歸檔成一套完整的竣工檔案資料，意義重大。本文根據作者的檔案資料管理經驗分析和總結了工程施工資料的編制內容及方法，以及竣工資料整理及歸檔存在的主要問題。

【關鍵詞】資料；竣工圖；整編；歸檔

現如今，建設單位的開發定位都是住宅小區，辦公樓、商住一體化的多功能購物商圈等規劃相對較大的項目，以上建筑工程一般都具有建設規模大、建設周期長、參建單位多的特點，按照單位工程編制施工資料，內容很繁瑣，過程很復雜，在施工過程當中進行檔案資料期間、進行原材料、構配件的復試等難免會出現一些與工程實際不對應等相關問題，因此，如何進行竣工資料的整編和歸檔一直是建筑工程界的一個難題，檔案資料還是進行星海杯、世界杯、省優質結構主體、省優質主體、魯班獎、綠色建筑工程等一系列獎項的必備文件，是獲獎工程的充分體現。

1、工程施工資料的編制內容

1.1原始資料的收集

資料收集可分為兩大類進行：第一包括：按照各單位工程整理施工過程中的檢驗批、分項、子分部、分部、單位工程質量驗收記錄、第二包括：開工報告；各參建單位管理人員、單位資質、材料、設備、構配件的報驗；施工組織設計、專項施工方案等報審。在進行資料收集時檔案應按照DB21/1234-2003《遼寧省建筑工程施工質量驗收實施細則》、B21/T1342-2004《遼寧省建筑工程文件編制歸檔規程》、DB21/T1212-2001《建設工程監理檔案編制規程》以上歸檔標準進行整理，要做到及時全面、系統完整。資料的編制要按照各分部分項分別整理做到有條理，以便查找。竣工歸檔資料是工程項目竣工驗收的重要前提，從施工開始在整個施工過程中應完整的積累和保管。

1.2 竣工圖的編制

（1）凡按設計圖紙施工沒有變動的，則由施工單位在原施工圖上加蓋竣工圖章后，即作為竣工圖歸檔。（2）凡在施工中雖有一般性設計變更，但能將原施工圖加以修改補充作為竣工圖的，可不重新繪制，由施工單位負責在原施工圖（必須是新藍圖）上注明修改的部分，并附以設計變更通知單和施工說明，加蓋竣工圖章后，即作為竣工圖。（3）凡平面布置、結構形式、工藝、以及有其他重大改變，應重新按照實際施工繪制竣工圖，施工單位負責在新圖上加蓋竣工圖章并附以有關記錄說明，作為竣工圖。重大的改建、擴建工程涉及原有工程項目變更時，應將相關項目的竣工圖資料統一整理歸檔，并在原圖案卷內增補必要的說明。（4）竣工圖一定要與實際情況相符，竣工圖要經承擔施工的技術負責人、總監理工程師審核簽認。

2、竣工資料整編歸檔存在的主要問題

2.1 不重視竣工資料的整編工作

在施工過程中，參建各方將更多的精力都放到了工程施工上，抓工程質量、抓工程進度、抓工程成本、抓工程安全、抓關鍵目標的實現。而工程資料被整個項目部定位只是一個小內業，往往被整個項目部忽視，等工程快要竣工了，才開始安排相關專業資料員，加班加點進行突擊。由于施工過程資料的嚴重不足，靠后天的“閉門造車”是難以達到滿意的效果的。由此可見，竣工資料整編工作能否作好，主要取決于公司及項目部主管領導的經驗及重視程度。對于成熟的房地產企業或者建筑企業來說對竣工資料整編的重視是一個必然的工作。

2.2 某些施工管理文件存在原件不齊全的現象

某些項目中還存在個別設計單位、監理公司、開發商下發的施工管理相關的重要文件，各參建單位對文件存檔的不重視，發送的時候就是復印件沒有原件，難以滿足建筑工程質量標準中規定的“竣工資料中不允許出現復印件”的要求。

2.3工程竣工驗收工作報告編寫不符合規范要求

工程驗收工作報告未按照遼寧省規定的編制大綱編寫，一些主要章節內容編制不詳細、不完整，驗收報告附件不齊全，現場經驗與建議內容章節無核心和實質的東西。

2.4竣工圖編制不完整問題

某些項目在做竣工圖紙的時候投機取巧，圖方便會抄襲某其他項目的設計圖圖紙作為本項目的竣工圖，還有的施工單位在工程進行了結構等設計變更的情況下，未重新繪制或重新標明更改內容，繼續使用原施工圖加蓋竣工圖章作為竣工圖；導致竣工圖紙不完整，不正確，給將來的查閱必將造成不必要的麻煩。還有的情況是新繪制的竣工圖線條不均勻、圖面不整潔、字跡不清楚；竣工圖章制作不規范，蓋章不完整，參與編制人員簽字欄不齊全。

3、加強竣工資料編制與歸檔管理的經驗方法

3.1 首先做好工程開工前項目必備資料的準備工作

（1）填寫和準備工程開工必備的資料。①施工技術準備文件：施工組織設計；技術交底；圖紙會審記錄；施工日志；開工報告；參建單位進場人員、單位資質證件等；施工組織設計；安全施工組織設計。②施工現場資料：工程定位測繪資料；以上前期資料準備齊全后就找項目建設監理單位辦理簽字、蓋章、審核的手續。

（2）按照相應專業分類存放資料。按照各個單位工程、分部工程、分項工程、檢驗批質量驗收記錄、隱蔽工程分類存放，以便日后竣工資料的整理，以上要求施工單位資料員及時報送監理工程師簽字審核，然后在資料收集過程中要按照地方城建檔案館建筑工程竣工資料檢查清單的歸檔要求事先做好分類歸檔。對于施工中與開發商、監理或者材料供應單位等相關單位的來往資料雖不歸檔，也應分類整理；對于用于施工中的各種表格分編號、分類別放好，便于使用時拿取，或上級主管部門檢查時查閱。

3.2 檔案資料的整編與進度計劃同步

檔案資料的整編與施工進度計劃必須同步進行，在整個施工過程中要保證檔案資料的完整性，另一方面也可及時發現問題及時解決，如發現“原件不齊全”、“簽證資料不齊全”“材料進場或材料復試實驗不合格”等問題，可以現場及時糾正解決，并補充完善。做到工程內業與外業的同步，以便做好現場隱蔽工程記錄，嚴格要求做好工程檔案資料。

在現在的工程項目中，竣工資料的整編和歸檔，是工程建設中一項非常重要的工作。近幾年國家對建設工程驗收制度進行改革，將竣工檔案列為專項單獨進行檔案初驗，從而對這項工作提出了更高的質量要求。