企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式研究

劉發(fā)勇

【摘要】隨著現(xiàn)代企業(yè)管理理念和制度的不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案管理和服務(wù)，作為企業(yè)管理工作的重要組成部分，在信息資源方面，對(duì)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展起著越來越大的作用。本文分析了當(dāng)前企業(yè)檔案工作中存在的不足，對(duì)企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式進(jìn)行了思考探討。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；管理；服務(wù)

隨著現(xiàn)代企業(yè)管理理念和制度的不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案管理和服務(wù)，作為企業(yè)管理工作的重要組成部分，在信息資源方面，對(duì)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展起著越來越大的作用。因此，檔案工作日益被廣大企業(yè)所重視，檔案管理和服務(wù)水平得到不斷提高。

一、當(dāng)前企業(yè)檔案工作中存在的不足

（一）對(duì)企業(yè)檔案工作的意義存在認(rèn)識(shí)上的欠缺

企業(yè)檔案是企業(yè)所有經(jīng)營活動(dòng)最原始的記錄，是管理者進(jìn)行決策的重要參考依據(jù)，也是企業(yè)歷史的真實(shí)記載。但當(dāng)前相當(dāng)一部分企業(yè)對(duì)企業(yè)檔案工作的意義認(rèn)識(shí)不足，只重視生產(chǎn)經(jīng)營等能直接帶來經(jīng)濟(jì)效益的工作，而忽視檔案的無形價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值，簡(jiǎn)單的將檔案工作等同于后勤雜務(wù)，造成了檔案工作的全面滯后。

（二）企業(yè)檔案管理制度落后

企業(yè)檔案管理制度落后主要表現(xiàn)在檔案管理和檔案服務(wù)的水平嚴(yán)重滯后于企業(yè)發(fā)展的需要。一方面，部分企業(yè)只只重視對(duì)檔案的整理保管工作，對(duì)于查閱檔案、提供信息服務(wù)的意識(shí)不足，往往使檔案束之高閣，沒有發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值作用。另一方面，個(gè)別企業(yè)的檔案管理制度存在較大漏洞，管理上比較混亂，對(duì)于檔案服務(wù)隨意性較強(qiáng)，丟失檔案現(xiàn)象嚴(yán)重。

（三）檔案工作的人力支持和技術(shù)支持不足

一是由于部分企業(yè)對(duì)檔案工作不夠重視，沒有設(shè)置專職檔案管理崗位，而且很多兼職檔案管理人員也不具有相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力，他們僅僅把檔案工作當(dāng)做額外的工作負(fù)擔(dān)，不會(huì)做，也不想做，檔案工作形同虛設(shè)，使企業(yè)檔案工作長(zhǎng)期處于停滯狀態(tài)。二是由于企業(yè)對(duì)檔案工作的投入不足，檔案工作的技術(shù)和設(shè)備落后。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息技術(shù)正在被各個(gè)領(lǐng)域廣泛采用，但是在檔案工作當(dāng)面，很多企業(yè)依然沿用傳統(tǒng)的人工方式進(jìn)行，效率低，質(zhì)量差，成本高，直接制約了檔案工作水平的提升。

二、企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式提升策略

（一）提高對(duì)企業(yè)檔案管理和服務(wù)工作的認(rèn)識(shí)水平

在企業(yè)內(nèi)部，從管理層到一線工作人員，都要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理和服務(wù)的重要意義。不應(yīng)將檔案管理視作是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的整理和保存資料工作，而應(yīng)將檔案管理作為企業(yè)文化建設(shè)、企業(yè)歷史傳承和企業(yè)信息資產(chǎn)工作的重要組成部分，不斷提高重視程度。同時(shí)，還要著力于提升檔案服務(wù)的水平，積極研究檔案服務(wù)的新途徑、新模式，真正讓檔案信息流動(dòng)起來，不但為管理層提供可靠的決策依據(jù)，也為企業(yè)各部門之間進(jìn)行協(xié)調(diào)合作，提供信息支持，使其發(fā)揮出在企業(yè)發(fā)展中的積極作用。

（二）提高企業(yè)檔案管理制度的建設(shè)水平

企業(yè)檔案管理制度的建設(shè)水平是企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的基礎(chǔ)保障。做好企業(yè)檔案管理工作，就要擺脫傳統(tǒng)工作觀念的制約，根據(jù)時(shí)代發(fā)展和企業(yè)發(fā)展的需求，與時(shí)俱進(jìn)，因地制宜，積極加強(qiáng)企業(yè)檔案管理制度的建設(shè)。首先，企業(yè)檔案管理制度要具有科學(xué)性。在企業(yè)檔案管理制度建設(shè)中，要引入現(xiàn)代企業(yè)管理理念，將企業(yè)檔案管理與企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益緊密結(jié)合，與企業(yè)文化建設(shè)和企業(yè)歷史傳承緊密結(jié)合，確保企業(yè)檔案管理質(zhì)量。其次。企業(yè)檔案管理制度要有針對(duì)性。各個(gè)企業(yè)的具體情況不同，企業(yè)檔案管理制度建設(shè)也要體現(xiàn)出適應(yīng)自身情況的針對(duì)性。如在崗位設(shè)置、人員配備、整理存放、查閱交流等方面，一定要結(jié)合本企業(yè)實(shí)際，關(guān)注可操作性，使企業(yè)檔案管理工作更加高效，更加穩(wěn)定。再次，企業(yè)檔案管理制度建設(shè)要有創(chuàng)新思維。任何制度都不是一成不變的，企業(yè)在發(fā)展，各項(xiàng)制度建設(shè)也要隨之不斷發(fā)展完善，企業(yè)檔案管理制度建設(shè)也不例外。企業(yè)檔案管理制度建設(shè)要根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要，及時(shí)的、靈活的進(jìn)行創(chuàng)新調(diào)整修正，如管理技術(shù)的更新、管理內(nèi)容的增減、管理方式的調(diào)整等等，使得企業(yè)檔案管理工作保持活力，向精細(xì)化、多元化和科技化方向發(fā)展。

（三）提高企業(yè)檔案管理和服務(wù)的技術(shù)水平

對(duì)企業(yè)檔案管理和服務(wù)工作實(shí)施信息化升級(jí)改造，已經(jīng)成為大勢(shì)所趨。因此企業(yè)要加大投入，積極進(jìn)行信息化基礎(chǔ)實(shí)施建設(shè)，依托互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)，建立起企業(yè)內(nèi)部的檔案管理和服務(wù)的數(shù)據(jù)平臺(tái)，加快對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化和存儲(chǔ)進(jìn)程，不但使檔案保存更加安全可靠，而且也提高檢索查詢的便捷性。

針對(duì)這一工作的需要，還要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案工作人員素質(zhì)的提升。一方面要積極引進(jìn)檔案專業(yè)人才充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中來，提升隊(duì)伍的整體素質(zhì)，另一方面也要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有隊(duì)伍的培訓(xùn)工作，以業(yè)務(wù)能力和責(zé)任意識(shí)為培訓(xùn)重點(diǎn)，打造出一支能力過硬、態(tài)度端正的檔案管理隊(duì)伍，為提升檔案工作水平夯實(shí)人力資源基礎(chǔ)。

（四）提高企業(yè)檔案服務(wù)模式創(chuàng)新水平

要將檔案管理工作發(fā)揮出實(shí)效，不但要管好檔案，更要用好檔案，這就必須不斷提高企業(yè)檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新水平。除傳統(tǒng)的查閱檔案、為企業(yè)管理者提供信息外，現(xiàn)代企業(yè)檔案服務(wù)模式，還可以在以下幾個(gè)方面加以擴(kuò)充完善。一是主動(dòng)報(bào)道，將檔案進(jìn)行匯總整理，以信息報(bào)道的形式，及時(shí)主動(dòng)的發(fā)布，提高檔案的利用率。二是建立檔案信息查閱平臺(tái)，為企業(yè)內(nèi)部提供隨時(shí)隨地的檔案服務(wù)。三是提供配套服務(wù)，如檔案的復(fù)印、外文資料的翻譯、外界信息的搜集等等，提高檔案服務(wù)的全面性和層次性。

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