供應(yīng)鏈系統(tǒng)中采購業(yè)務(wù)的操作流程

原虹

在本文中，假定案例公司采購業(yè)務(wù)具備最基本的四個(gè)流程，即采購申請(qǐng)、采購訂貨、倉庫收貨和財(cái)務(wù)記賬。該項(xiàng)操作通過【系統(tǒng)設(shè)置】-【系統(tǒng)設(shè)置】-【采購管理】-【業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)】的操作，對(duì)“采購訂單”、“外購入庫單”以及“購貨發(fā)票”進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置，即案例中要求的四個(gè)流程中只有第一個(gè)流程“采購申請(qǐng)”中錄入的采購申請(qǐng)單需要操作人員手工錄入申請(qǐng)單中涉及的物料信息，而后續(xù)的三個(gè)流程“采購訂單”、“外購入庫單”以及“購貨發(fā)票”只需通過選擇流程中設(shè)置好的源單類型及選單號(hào)來關(guān)聯(lián)生成數(shù)據(jù)即可。

其次，開始正式進(jìn)入供應(yīng)鏈系統(tǒng)中采購管理子系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理，按照前面設(shè)定好的流程來處理企業(yè)的采購業(yè)務(wù)。

第一，在采購申請(qǐng)環(huán)節(jié)中，需要采購人員或者申請(qǐng)采購的部門職員執(zhí)行【供應(yīng)鏈】-【采購管理】-【采購申請(qǐng)】-【采購申請(qǐng)單-新增】命令，在彈出的【采購申請(qǐng)單-新增】窗口按照案例數(shù)據(jù)正確輸入，再由采購部主管或相關(guān)申請(qǐng)采購的部門主管對(duì)上述采購申請(qǐng)單進(jìn)行審核。

第二，在采購訂貨環(huán)節(jié)中，由采購人員進(jìn)行操作，具體執(zhí)行步驟為【供應(yīng)鏈】-【采購管理】-【采購訂單】-【采購訂單-新增】，但是與第一步不同的是在彈出的【采購訂單-新增】對(duì)話框中不需要再錄入物料數(shù)據(jù)，而是通過在源單類型中選擇【采購申請(qǐng)單】，在【選單號(hào)】中雙擊或按F7鍵進(jìn)行選單來關(guān)聯(lián)生成相關(guān)的物料信息，采購訂單信息生成完畢后再由采購部主管通過【供應(yīng)鏈】-【采購管理】-【采購訂單】-【采購訂單-維護(hù)】命令來完成對(duì)采購訂單的審核。

第三，在倉庫收貨環(huán)節(jié)中，由倉管部人員進(jìn)行操作，具體執(zhí)行步驟為【供應(yīng)鏈】-【采購管理】-【外購入庫】-【外購入庫單-新增】，在彈出的【外購入庫單-新增】對(duì)話框中同樣不需要再錄入物料數(shù)據(jù)，而是通過在源單類型中選擇【采購訂單】，在【選單號(hào)】中雙擊或按F7鍵進(jìn)行選單來關(guān)聯(lián)生成相關(guān)的物料信息，外購入庫單信息生成完畢后再由倉管部主管對(duì)其審核。

最后，在財(cái)務(wù)記賬環(huán)節(jié)中，是“財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化”的重要環(huán)節(jié)，是將前述的采購部、車間、倉管部等業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)信息與財(cái)務(wù)部門的財(cái)務(wù)信息緊密聯(lián)系起來的一環(huán)。這個(gè)環(huán)節(jié)包含了兩大操作，第一項(xiàng)工作同前述的第二步，第三步相同，財(cái)務(wù)部門相關(guān)人員需要錄入并審核采購發(fā)票，這項(xiàng)工作需要財(cái)務(wù)部人員通過【供應(yīng)鏈】-【采購管理】-【采購發(fā)票】-【采購發(fā)票-新增】命令來執(zhí)行，在彈出的【采購發(fā)票-新增】對(duì)話框中，通過在源單類型中選擇【外購入庫單】，在【選單號(hào)】中雙擊或按F7鍵進(jìn)行選單來關(guān)聯(lián)生成相關(guān)的物料信息。同時(shí)，如果在采購過程中，若銷售方開還開出了運(yùn)費(fèi)發(fā)票，需要財(cái)務(wù)部人員通過【供應(yīng)鏈】-【采購管理】-【費(fèi)用發(fā)票】-【費(fèi)用發(fā)票-新增】命令來處理對(duì)應(yīng)的運(yùn)費(fèi)發(fā)票，之后再由財(cái)務(wù)部主管完成采購增值稅發(fā)票以及費(fèi)用發(fā)票的審核。

財(cái)務(wù)記賬環(huán)節(jié)還有第二項(xiàng)工作就是將采購發(fā)票、費(fèi)用發(fā)票和外購入庫單進(jìn)行鉤稽，這個(gè)工作由財(cái)務(wù)部主管來完成，具體操作步驟為【供應(yīng)鏈】-【采購管理】-【采購發(fā)票】-【采購發(fā)票-維護(hù)】，在彈出的【采購發(fā)票序時(shí)薄】窗口中，選中需要進(jìn)行鉤稽的發(fā)票，然后點(diǎn)擊窗口上方的【鉤稽】，通過【Shift】鍵或【Ctrl】鍵將需要鉤稽的采購發(fā)票記錄和對(duì)應(yīng)的外購入庫單記錄選中，若該發(fā)票涉及的業(yè)務(wù)還存在費(fèi)用發(fā)票的話，那么對(duì)應(yīng)的費(fèi)用發(fā)票也需要選中。

最后，需要提一下額外的一個(gè)流程，就是關(guān)于采購?fù)素浄矫娴膯栴}，企業(yè)在采購過程中有時(shí)候會(huì)由于質(zhì)量等問題，需要將前述流程中采購回來的原材料退回給供貨商的，這個(gè)過程會(huì)影響兩個(gè)方面，第一由于退貨的原因會(huì)導(dǎo)致原材料入庫數(shù)量的減少，第二原本增值稅發(fā)票的信息也需要進(jìn)行調(diào)整，所以針對(duì)有退貨情況發(fā)生的公司，需要對(duì)入庫數(shù)量和發(fā)票信息進(jìn)行修改，即根據(jù)具體退貨信息錄入紅字外購入庫單和紅字采購發(fā)票的操作來起到?jīng)_減相應(yīng)的庫存數(shù)量和增值稅金額的目的，其操作也很簡(jiǎn)單，與前述【外購入庫單】和【采購發(fā)票】的新增方法類似，唯一的不同是在【外購入庫單-新增】和【采購發(fā)票-新增】的對(duì)話框中，需要首先點(diǎn)擊窗口上方的【紅字】選項(xiàng)，然后再進(jìn)行數(shù)據(jù)的輸入，同時(shí)對(duì)于紅字發(fā)票的處理也需要將其與對(duì)應(yīng)的紅字外購入庫單（即采購?fù)素泦危┻M(jìn)行鉤稽。

以上就是一個(gè)企業(yè)供應(yīng)鏈系統(tǒng)中采購管理子系統(tǒng)的基本業(yè)務(wù)操作流程。（作者單位為廣州工商學(xué)院）