如何優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度

潘俊華

一、事業(yè)單位檔案管理制度概述

事業(yè)單位檔案管理是對事業(yè)單位業(yè)務(wù)、文書、設(shè)備、會(huì)計(jì)、聲像、實(shí)物檔案材料的收集、整理和立卷歸檔工作，并對各室業(yè)務(wù)檔案材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查的一系列工作。事業(yè)單位檔案是反映事業(yè)單位歷史發(fā)展和現(xiàn)實(shí)情況的信息資源，是事業(yè)單位運(yùn)營的最基本工作。事業(yè)單位檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性的管理工作，對于人才的選拔考核、資產(chǎn)管理及事業(yè)單位的改革具有重要作用。信息化時(shí)代的到來使事業(yè)單位面臨著前所未有的機(jī)遇，檔案管理要求更加數(shù)字化、體系化、自動(dòng)化和互動(dòng)化，原有傳統(tǒng)的檔案管理方法具有易丟失、易損壞、查找不便等缺點(diǎn)，已不能滿足事業(yè)單位檔案發(fā)展的需要。優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度，提高事業(yè)單位自身適應(yīng)能力，轉(zhuǎn)化事業(yè)單位檔案管理的經(jīng)營模式與時(shí)代接軌成為事業(yè)單位改革和發(fā)展的必然趨勢，以提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)事業(yè)單位的快速發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理制度現(xiàn)狀和存在問題

（一）檔案工作的重視程度不夠。受傳統(tǒng)檔案管理工作觀念的影響，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對對檔案管理工作認(rèn)識片面，一部分領(lǐng)導(dǎo)忽視不能給事業(yè)單位帶來直接經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的檔案管理工作，在檔案管理工作的人力物力上投入嚴(yán)重不足，管理設(shè)施相對落后，保護(hù)設(shè)備配置不全，導(dǎo)致措施不力、工作不到位、管理混亂。

（二）檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)薄弱。部分單位雖然已經(jīng)建立和健全了檔案管理制度，但是落實(shí)不足，使得檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)不規(guī)范、檔案歸檔、分類、銷毀隨意性強(qiáng)，缺乏規(guī)律性和規(guī)范性，檔案管理的交接不清

（三）檔案管理手段滯后。事業(yè)單位沒有完整的管理機(jī)制，沿襲舊有管理檔案管理方式，缺乏對科學(xué)、便捷的信息化檔案管理手段的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)更新不及時(shí)或更新速度緩慢，不能有效對檔案資源開發(fā)利用，使檔案管理工作維持在較低發(fā)展水平徘徊

（四）檔案人員素質(zhì)水平參差不齊。一方面，事業(yè)單位的員工及管理者的素質(zhì)偏低，檔案管理者缺乏檔案管理的意識和專業(yè)素質(zhì)，工作責(zé)任心不強(qiáng)，在檔案分類和整理缺乏專業(yè)性的判斷，導(dǎo)致檔案的歸納、 整理、保管等操作方式不規(guī)范；另一方面，檔案人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，檔案人員變動(dòng)頻繁，流動(dòng)性比較大，不利用開展有效的崗位職業(yè)技能培訓(xùn)。

三、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度應(yīng)用策略

（一）高度重視事業(yè)單位檔案管理。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和管理人員要重視事業(yè)單位檔案管理工作，重視宣傳檔案法律、法規(guī)和有關(guān)管理規(guī)定的學(xué)習(xí)，明確崗位職責(zé)，確保經(jīng)費(fèi)投入，統(tǒng)籌管理，加強(qiáng)檔案管理內(nèi)部部門之間的溝通和業(yè)務(wù)銜接控制，要加強(qiáng)自身監(jiān)管，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，確保檔案的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。

（二）完善事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)工作。健全檔案管理機(jī)構(gòu)和機(jī)制，完善檔案管理的業(yè)務(wù)流程，優(yōu)化檔案管理流程的環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)完善檔案的錄入、編排、維護(hù)、更新、查找、監(jiān)管工作等重點(diǎn)環(huán)節(jié)規(guī)劃管理，規(guī)范管理流程，使檔案工作按程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道有序運(yùn)行

（三）優(yōu)化現(xiàn)代化檔案管理手段。樹立新觀念，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備管理檔案和管理手段，大力開發(fā)檔案信息資源，結(jié)合事業(yè)單位自身管理要求和檔案管理的職責(zé)構(gòu)建檔案管理信息化平臺，通過強(qiáng)大的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對檔案管理升級和改革，及時(shí)更新檔案，實(shí)現(xiàn)對資源的整合，完善事業(yè)單位檔案庫，發(fā)揮信息化管理優(yōu)勢。

（四）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。一切管理離不開優(yōu)秀的管理人員，科技的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)全球化趨勢要求檔案管理人員要重視自身素質(zhì)的提升。事業(yè)單位要重視人員素質(zhì)的培訓(xùn)，培養(yǎng)出與時(shí)俱進(jìn)的管理人才，穩(wěn)定檔案人員隊(duì)伍，加強(qiáng)專業(yè)知識、職業(yè)道德和職業(yè)技能的培養(yǎng)，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)；強(qiáng)化現(xiàn)代事業(yè)單位人力資源管理機(jī)制，完善績效激勵(lì)制度激發(fā)檔案管理者的能動(dòng)性和創(chuàng)造性。

四、結(jié)語

綜上所述，在新的時(shí)代背景下，我國的事業(yè)單位檔案管理需要結(jié)合時(shí)代特色，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度，提高自身的管理質(zhì)量和效率。事業(yè)單位要結(jié)合自身特點(diǎn)和管理要求，高度重視檔案管理制度改革，完善檔案管理制度，優(yōu)化現(xiàn)代化管理手段，提升檔案管理者的綜合素質(zhì)，為事業(yè)單位的改革和發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。（作者單位為黑龍江省雙鴨山市寶清縣機(jī)構(gòu)編制數(shù)據(jù)管理中心）