新絲路建設視閾下工程檔案規范化研究

摘 要：做好工程檔案管理，保證記錄的準確性與真實性可以最大限度的調動建設中的各種人員各司其職的積極性，進而保證工程質量，確保工程圓滿完成。本文主要從現代企業制度對企業工程檔案管理的新要求出發，以問題為導向，探索通過加強工程檔案管理來促進工程質量。

關鍵詞：新絲路；海外基礎建設；現代企業；工程檔案規范化

習近平主席發出“一帶一路”倡議已經5周年了，作為西安的建筑企業，都在不遺余力地不斷推進“新絲綢之路經濟帶”建設。這些建筑企業充分發揮自身優勢，緊緊抓住“海外陜西”建設機遇，積極主動的走出去，在絲綢之路沿線國家和地區開展基礎建設工程，建設新絲路。在海外工程項目管理中，檔案管理是非常重要的，決定了項目工程質量的把關程度，并直接關系到工程項目后期的正常實施，同時也關系到后期的維護工作。因此，加強建筑企業工程檔案的規范化，特別是加強研究建筑企業工程檔案的國際標準，并按照國際標準提升我國建筑企業檔案管理水平，迫在眉睫。

一、工程檔案管理內涵及其規范化分析

工程檔案是指從工程項目提出、立項、審批，勘察設計、生產準備、施工、監理、驗收等工程建設及工程管理過程形成并應歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料，它是基本建設項目管理工作的重要組成部分。

建筑工程項目涉及的內容和范圍十分廣泛，從建筑學專業領域進行闡述，工程項目是指依據一定的計劃和方案，在獨立經濟核算的干預下，要遵循以下規范化步驟：做好前期準備工作，結合相關市場調查，提出適合本企業發展的工作方案，并對其進行審核，擬定項目計劃，設計施工方案和建筑圖紙；施工階段，建立嚴格保準的施工管理制度，規范施工管理流程；后期階段，做好工程竣工驗收工作。工程項目管理，是對項目計劃進行管理和規劃，并將其作為檔案資料進行保管，作為建筑企業重要文獻資料。結合天津開發區現代產業區總公司建筑工程項目，可以發現工程項目檔案管理主要包含以下內容：合同型文件資料，如各種采購、施工項目合同，工程項目計劃書，國家規定的建筑施工審批及相關手續等；建筑工程基礎安裝文件等，如建筑工程材料更換文件、土地質量勘測、施工測量等資料；建筑圖紙保管，如工程項目總設計圖、建筑竣工平面圖、管道安裝圖及其他基礎設施分布圖等。

二、現代企業制度對企業工程檔案管理的新要求

現代企業制度是對企業的日常運行和管理做出基本規定的規章，通過企業制度的引導，能夠有效對企業的日常經營活動、人員激勵和管理、企業的文化和信息管理等各個方面的運作進行指導。建筑企業面對“走出去”的現實情況，現代企業制度需要考慮到企業不斷復雜化的管理要求，同時也要保證企業的盈利水平和發展。因此現代企業制度需要更多地注重企業與不斷發展的社會之間的協調，同時也要注重企業內部人員、信息的協調。

在“一帶一路”倡議背景之下，傳統建筑企業的工程檔案管理方式已無法滿足國際建筑市場的發展需求。需要在管理體制、管理內容、管理方式上積極規范化。建筑企業的工程檔案管理對于建設信息的編輯和存貯，企業的日常運作，企業的盈利目標實現以及企業的人員管理等各個方面都有著重要的作用。只有將企業的工程檔案進行合理的管理，才能夠讓這些信息得益有效存儲，并指導企業的運行。因此需要提倡的是一種信息化、網絡化、專業化、綜合化的企業檔案管理模式。通過高效的建筑企業工程檔案管理，促進企業的綜合化管理，充分適應現代化企業的要求，適應新絲路建設視閾下建筑企業融入國際市場的要求。

三、吃準認清工程檔案管理中暴露的新問題

1.工程檔案管理人員意識和能力相對薄弱

由于工程檔案管理發展的時間較短，其在建筑工程中的作用和價值是近年來提出的，因此在工程檔案管理方面缺乏高質量的專業人才，工程檔案與其他檔案管理工作不同，不僅需要檔案管理人員具備專業的檔案管理知識，還需要檔案管理人員具備扎實的建筑工程知識，能夠對工程項目產生的各種文獻資料進行整理，保證工程檔案管理的安全性和真實性，然而當前工程檔案管理人員整體素質和水平并不高，很多管理人員都是由其他部門工作人員兼任，這就導致工程檔案管理效率不高，存在很大的風險危機。

2.工程檔案管理質量有待提升

工程檔案管理涉及的內容和項目較多，需要對建筑工程實施過程中的所有項目進行統一管理，包括施工前期的計劃書、驗收文件和其他合同協議書，都屬于工程檔案管理項目，由于工程檔案管理的復雜性，很多建筑企業在管理過程中無法把握檔案管理的重心，缺乏有條理的檔案管理工作模式，導致工程檔案管理出現混亂的狀態，甚至會出現檔案丟失、損壞等現象，無法發揮工程檔案管理的實際作用。

3.工程檔案管理制度不完善

盡管部分建筑企業已經意識到檔案管理的重要性，但是在實際建設和發展過程中，其取得效果并不理想，一方面建筑企業工程檔案管理意識不足，缺乏具體的工程檔案管理行動力和執行力，導致工程檔案管理部門形同虛設；另一方面工程檔案管理制度不完善，如檔案人員管理制度、監督保護制度等，都流于表面，難以規范工程檔案管理工作流程，甚至會對企業帶來一定的負面影響。

三.通過加強工程檔案管理來促進工程質量的有效途徑

1.提高企業檔案管理意識

企業的檔案管理工作對于企業的管理而言有著重要的作用，要想加強企業的檔案管理，必須提高企業的檔案管理意識。首先企業的領導自身應該提高相關的意識，明確檔案管理的重要性。并不斷通過企業內部的文化和宣傳教育，提高企業內部所有員工的檔案管理意識。設立專門的檔案管理部門和人員，定期進行員工的培訓等，從而幫助企業檔案管理意識和業務水平的提高。同時也可以通過企業的宣傳畫冊等多媒體形式，向員工宣傳檔案管理的作用，讓所有員工都提高檔案管理意識，明確檔案管理的要求和要點，從而更好地幫助企業檔案管理工作的進行。

2.完善法規、業務規范等相關制度

隨著我國經濟和社會的發展，人們的法律意識逐漸加強，我國法治社會日益健全，檔案管理也不例外。鑒于工程檔案管理對建設工程質量的保證和控制作用，國家和地區都制定了各類管理規范，現場建設工程實施時，一定要嚴格遵守有關法規的要求，另外也可以根據自身工程的特點，結合自身需求，完善工程檔案的要求，確保施工過程中的各項環節的工程質量都實際反應到了工程檔案之中。

3.加強檔案管理專業團隊建設

在信息技術不斷發展的情況下，要想實現人員檔案意識的有效提升，不僅需要完善管理制度，還要強化檔案管理專業化人才建設。人員是學校檔案管理的主體，同時對檔案管理科學化水平的有效提升起到了潛移默化的作用。作為檔案管理人員不但要努力抓好檔案工作管理，還要積極培養高素質、工作能力強，對工程各個環節熟悉了解的工程技術人員，要求檔案人員既要具備檔案意識還要熟練掌握工程的實施規范和要求，掌握更多的現代化檔案管理技術。另外，通過專業培訓、網絡平臺等打造一支高素質、技能水平高的復合型檔案管理團隊，促進檔案管理，從而促進工程質量的有效提升。

4.做好項目實施過程中重點步驟的檔案質量控制

建設工程項目從前期準備到施工建設，最后到竣工驗收，從工程檔案管理上來說，可分為三部門進行，即工程準備、施工建設、竣工階段的檔案管理，工程檔案對項目重點步驟控制也可用這三部分進行。首先，在工程準備階段，通過檔案資料管理重點控制設計文件質量、施工圖設計質量等；其次，在工程施工進展階段，控制的重點集中在建設材料、機械設備、施工質量；最后，在工程竣工階段，控制的重點是工程總結、評估、驗收，比如施工方檔案資料進行全面檢查，城建檔案管理部分查驗工程檔案質量等。在工程施工的各個階段都要體現檔案管理的的行政強制性約束能力，如果出現相關材料、技術等與文件說明中有不符現象，就需要相關人員的信息反饋，這樣才能在工程施工過程中，防止發生因提交技術成果有誤而影響整個工程運行計劃，更是對工程質量造成可能是無法挽回的損失。

總之，現代化技術的發展和社會不斷提高的要求，使得走向海外的建筑企業的工程檔案管理變得越來越重要。各企業應該明確新絲路建設視閾下企業工程檔案管理的新要求，用信息化、網絡化、電算化的方式進行工程檔案管理。以加強企業檔案管理工作，提高企業管理效率。

作者簡介：

賈艷娟，女，西安中交公路巖土工程有限責任公司，中級政工師。