淺談水利工程檔案管理工作

劉偉

摘要：所謂水利工程質(zhì)量監(jiān)督檔案就是對(duì)工程實(shí)施過(guò)程中的質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行記錄，然后對(duì)施工中的數(shù)據(jù)進(jìn)行反饋，對(duì)一些原始的資料進(jìn)行整理、收集和采編策劃。水利工程檔案還能合理的檢驗(yàn)施工的質(zhì)量，對(duì)質(zhì)量檢測(cè)的監(jiān)督機(jī)關(guān)和一些相關(guān)人員進(jìn)行工作監(jiān)督總結(jié)。以下是本人引入一些工程項(xiàng)目作為案例，來(lái)分析水利工程施工過(guò)程中水利工程檔案的管理工作。

關(guān)鍵詞：水利工程；檔案管理工作

工程建設(shè)施工管理，一般都使用水利工程檔案進(jìn)行記錄，記錄了工程管理施工中的相關(guān)事件，主要是為了提高效益提供相關(guān)資料，對(duì)促進(jìn)工程效率、優(yōu)化工程施工管理等方面具有一定的重要性。而水利工程檔案管理也是水利工程管理中最重要的部分，因此，國(guó)家對(duì)水利工程檔案管理提出了很高的要求，這樣對(duì)于我們指導(dǎo)做好水利工程檔案管理有著非常重要的意義。

1 檔案管理的原則

下面便介紹檔案基本管理的原則，水利工程檔案管理工作是一個(gè)密不可分、相輔相成的整體，我們只有集中統(tǒng)一管理才能維護(hù)檔案資料的安全和完整性，為以后的施工工作提供良好的服務(wù)。

1.1 集中統(tǒng)一管理

不論是質(zhì)量監(jiān)督機(jī)關(guān)，或者是監(jiān)督檔案機(jī)構(gòu)都應(yīng)該要建立屬于自己的檔案管理制度，只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理、聯(lián)合編制目錄等工作的順利開(kāi)展。這樣檔案也不容易損壞或者丟失，可以大大延長(zhǎng)檔案的壽命，有效的避免一些意外事故或無(wú)意失誤的破壞，保證了檔案資料內(nèi)容的齊全，方便以后查找和利用。

1.2 維護(hù)檔案的完整和安全

一定要有效地維護(hù)檔案的完整性。所謂完整，就是要讓檔案收集齊全，并得到科學(xué)有效的整理，以及能夠完整的反映施工的施工過(guò)程。維護(hù)檔案的安全，就是要嚴(yán)格的保管檔案，最大限度地去延長(zhǎng)其壽命，并且要求檔案不受損壞。只有維護(hù)好檔案的安全和完整性，才能方便以后的查閱，這也是檔案工作者和利用者必須遵循的原則和條件。而檔案管理者要做的就是衡量檔案是否完整、準(zhǔn)確，是否滿足檔案調(diào)用的要求，要根據(jù)項(xiàng)目文件的歸檔范圍來(lái)進(jìn)行實(shí)際判定、歸納。

1.3 便于利用

要有效、便利地使用質(zhì)量監(jiān)督檔案，這也是質(zhì)量監(jiān)督管理工作的基本要求。建立質(zhì)量監(jiān)督檔案就是為了能夠提高水利工程的建設(shè)管理工作效率，是為運(yùn)行和管理工作進(jìn)行后期服務(wù)。為了更加方便運(yùn)用水利工程檔案，應(yīng)當(dāng)首先做好水利工程檔案的基本工作，運(yùn)用科學(xué)技術(shù)來(lái)將檔案管理進(jìn)行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和自動(dòng)化等，只有這樣，才能把檔案開(kāi)發(fā)和利用好。

2 加強(qiáng)水利工程檔案管理水平的有效方法

2.1 完善水利工程檔案管理制度

為了能夠提高我國(guó)建設(shè)施工的發(fā)展，趕上國(guó)際貿(mào)易組織的步伐，提高水利工程建設(shè)項(xiàng)目的管理水平，我國(guó)相關(guān)部門對(duì)水利工程檔案規(guī)范進(jìn)行了全面的改革，并重新制定了新的檔案資料管理方案。但是我國(guó)有關(guān)水利檔案管理的法律規(guī)章并沒(méi)有統(tǒng)一修改，所以，水利工程檔案并沒(méi)有真正得到完善，要想完善水利工程檔案管理制度就應(yīng)該及時(shí)修改檔案管理的法律法規(guī)，只有這樣才能保證水利工程的檔案管理水平得到加強(qiáng)。

2.2 加強(qiáng)檔案管理方式

2.2.1追蹤搜集

對(duì)于水利工程施工周期比較短的項(xiàng)目，比較適合使用檔案資料的追蹤收集方式，因?yàn)檫@樣整理資料的時(shí)間就比較少，還能保證其的完整性，但檔案管理的工作人員一定要了解施工現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況，要在最短的時(shí)間內(nèi)掌握施工動(dòng)態(tài)，同時(shí)收集好資料。追蹤收集檔案資料可以及時(shí)的對(duì)工程的進(jìn)展?fàn)顟B(tài)進(jìn)行充分的了解，但這需要耗費(fèi)大量的人力和物力。

2.2.2分階段收集

如果項(xiàng)目屬于具有較長(zhǎng)的施工周期的類型，則比較適合分段收集的方法來(lái)進(jìn)行對(duì)資料的收集。如果是大型的水利工程，這就需要檔案管理人員與施工人員進(jìn)行協(xié)同合作，對(duì)施工工程的進(jìn)展進(jìn)行全面的了解和掌握。要最大限度地保證水利工程檔案的完整性，防止檔案出現(xiàn)丟失等不利的情況，但也要注意水利工程檔案的準(zhǔn)確性，防止檔案內(nèi)出現(xiàn)虛假資料。

2.2.3強(qiáng)制性收集

對(duì)于水利工程的施工人員比較分散、臨時(shí)機(jī)構(gòu)比較多的企業(yè)來(lái)說(shuō)，收集資料就應(yīng)該采取強(qiáng)制性收集的方法。一般都可以采用押金的方式對(duì)資料進(jìn)行收集和管理，這也就需要施工的企業(yè)支付一部分的押金，直到資料轉(zhuǎn)交給文檔管理部門，才能把押金全額退款。這種強(qiáng)制性收集起到一定的壓制性作用，但也同時(shí)促進(jìn)了文檔資料的有效管理，保證了文檔資料的準(zhǔn)確性和完整性。

2.3 加強(qiáng)檔案管理

隨著社會(huì)的發(fā)展，信息化技術(shù)也得到了高速的發(fā)展。如今，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛運(yùn)用到了現(xiàn)代管理中，所以，水利工程的相關(guān)文檔管理也需要進(jìn)行信息管理。我們要促進(jìn)水利工程檔案的建設(shè)管理，首先就要改變傳統(tǒng)管理思想，加大管理資金的投入。還要積極的與相關(guān)科研機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，開(kāi)發(fā)能夠適用于水利工程文檔管理方面的信息管理方案，要合理的運(yùn)用信息管理技術(shù)，提升檔案管理的信息水平。我們可以在水利工程檔案管理中大力推廣多種新型檔案形式，加大對(duì)檔案資料的利用途徑，讓資料可以得到真正的使用價(jià)值。

2.4 加大檔案管理人才的培養(yǎng)力度

想要有效地提高檔案管理效率，還需要從加大管理的人員入手。因?yàn)闄n案管理人員是提高水利工程檔案管理水平的根本要求，所以需要加大對(duì)人才的培養(yǎng)力，為水利工程檔案管理工作提供一些高素質(zhì)、責(zé)任心強(qiáng)的人才。首先，我們應(yīng)該提高檔案人員的法律意識(shí)，然后再培養(yǎng)他們的職業(yè)道德。只有良好的職業(yè)意識(shí)才能做到及時(shí)的收集資料，保證檔案的準(zhǔn)確性和完整性。我們還要加強(qiáng)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)力度，不斷地提升檔案管理的業(yè)務(wù)能力，要提高工程檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)，特別是對(duì)計(jì)算機(jī)和管理軟件的使用能力，保證工程檔案管理人員的知識(shí)專業(yè)化、技能多樣化和管理現(xiàn)代化，只有這樣才能更好的為水利工程管理好相關(guān)檔案。

3 結(jié)語(yǔ)

綜合上述所說(shuō)，水利工程檔案管理是水利工程建設(shè)管理工作的核心要點(diǎn)所在，雖然水利工程檔案管理工作的工作量較大，而且較為枯燥，但其準(zhǔn)確性和完整性是保證水利工程建設(shè)施工工作順利開(kāi)展的重要因素。所以，作為檔案的管理員，除了掌握一些專業(yè)知識(shí)以外，還要具備優(yōu)良的責(zé)任心和綜合素質(zhì)，只有這樣才能全面的完成水利工程檔案管理工作，為水利工程的施工建設(shè)提供輔助，使其能夠更加明確建設(shè)工作的重點(diǎn)方向。

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