高校運行新版質量管理體系的探討和建議

曹麗鐘舟

本文通過分析新版國軍標質量管理體系的要求，結合高校質量管理體系運行的現狀，提出高校借換版之際推進科研項目質量管理的相關建議，以期進一步提高體系運行的績效，推動高?？蒲许椖抠|量管理工作。

1 高校質量管理體系運行概況

自2006年以來，教育部所屬高校，有60余家陸續建立質量管理體系，既作為高校承擔軍口項目的資質條件，也旨在通過體系的運行，加強科研項目的質量管理，迄今為止，大部分高校已經運行十年左右，但由于高校承擔科研項目的固有特點，質量管理體系宣貫的力度和理解的深度，高校在質量管理體系運行匹配的人財物、審核的導向等等因素，高校運行質量管理體系雖然取得一定的成績，但也存在不少問題。如何加深對質量體系的理解，結合高校實際切實有效運行質量管理體系，減少“兩張皮”現象，一直是高校建立質量管理體系后面臨的問題。

2015版ISO 9001標準發布后，等同采用的國家標準于2016年底發布，新的國家軍用標準也于 2017年發布實施?；趪H標準的變化，國軍標也進行了很大的修改，使得標準更加適用，各高校也陸續啟動了質量管理體系的換版工作，如何借助換版的契機，加強質量管理體系運行的適宜性，進一步增強質量管理有效性，全面提高高校科研質量管理工作的業績和效率，是一個值得探討的問題。

2 新版質量管理體系的新要求

2.1 增加“理解組織及其環境和相關方的需求與期望”

只有在組織對內外部環境理解的基礎上，才能建立一個適應組織實際需要的質量管理體系。外部因素包括經濟環境、政治環境、技術環境等等，內部因素主要有組織使命、組織資源和組織文化等，內外部環境是不斷變化的。同時，理解相關方的需求和期望，才能提高體系運行的績效，相關方包括組織的所有者、顧客、外部供方、合格供方等。相關的需求和期望會對質量管理體系產生直接或者間接影響，所以應予以監視和評價。

理解這一點，對建立和運行質量管理體系十分重要，只有適宜的質量管理體系，才能真正達到運行的效果。

2.2 強化領導作用。

新版標準增強了最高管理者的責任，對最高管理者提出了更多要求，明確了其在質量管理體系建立、實施、運行、保持和改進的責任。標準“5.1.1”規定最高管理者對質量管理體系的有效性負責，要確保質量管理體系要求融入組織的業務過程，確保質量管理體系實現其預期寄過等等。

2.3 增加了組織的知識

2016版標準在7.1.6中要求組織確定并管理其擁有的知識，以確保其過程的運行，并能夠提供合格的產品和服務。為了保持組織以往的知識，滿足組織現有和未來的知識需求，應有組織知識的控制過程。這個過程應考慮組織環境，包括其規模和復雜性，需處理的風險和機會，以及知識可用性需求等等，建立知識庫，可能包括與產品和服務有關的成熟技術，如科研成果、工藝成果、檢測手段、專利技術等等。通過知識的記錄，在必要的范圍內共享以傳承和利用這些知識，避免由于員工的更替而失去這些知識。隨著內外部環境的不斷變化，這些知識應不斷更新。標準的這些要求，進一步體現了質量管理體系的增值作用。

2.4 增加“風險”的管理要求

舊標準對于風險管理要求是需能識別風險，有能力解決風險。新標準要求必須實施風險管理并實施以下活動：風險評估：涵蓋經營風險、合同風險、生產風險、設計風險、服務風險等；風險識別：識別以上項目各種風險；風險分析：分析風險來源、原因，風險的正負結果；風險評價：制定風險準則，評價風險的嚴風險應對等等。也體現了質量管理的基于風險的思維，也有利于組織有效識別面臨的機遇。

2.5 對成文信息要求更加靈活

新標準中7.5“成文信息”明確了是指組織需要控制和保持的信息及其載體。成文信息可以任何載體存在，并可來自任何來源。成文信息可包括：管理體系，包括相關過程；為組織運行產生的信息（一組文件）；結果實現的證據（記錄）。新版標準對文件沒有再提出建立“質量手冊”，“程序文件”的強制要求，但在多處要求保持“成文信息”。統一用“成文信息”這樣通俗的詞，從而給使用標準者以更大的操作空間。其實質取消了關于體系文件的強制性要求，即組織可以根據自己管理的需要，決定采取文件形式和種類，從而提高文件執行的有效性。這對于解決目前各種組織體系文件執行的兩層皮的問題，是具有極其重要的作用的。

2.6 更加注重顧客，關注質量管理體系的績效

2016版標準對質量管理體系的評價不僅是“有效性”上，還要考慮“效率”，對“績效”和“有效性”進行綜合評價，更加強化了“績效評價”要求，通過分析和評價后不斷改進，從而提高顧客滿意程度。

另外，新版標準更加靈活，適用性更強，更少規定性的要求，提高了對服務業的適用性等等，軍標依然采用“A+B”的方式，增加裝備質量責任追究、強化裝備質量法律法規的貫徹、融入了目前一些管理的新理念、新方法、新特點的條款要求。

3 高校運行新版質量管理體系的探討和建議

如前文所述，高校引入質量管理體系已經有十年左右，但問題也比較一致和集中，新版國軍標在提高體系運行的績效方面也新增了很多要求，認真學習和解讀新版標準的變化，借換版之際，提高高校質量管理體系運行的適宜性和有效性，避免“兩張皮”現象，提高質量管理的執行力，能有效提高高校國防科研項目過程管理水平。

3.1 加強領導作用和資源保障

標準開宗明義在01總則表述“采用質量管理體系是組織的一項戰略決策，能夠幫助其提高整體績效，為推動可持續發展奠定良好的基礎”。所以，引入質量管理體系，雖然也是出于滿足申請項目的門檻條件，最終目的是加強過程管理，提高整體績效，為高?？蒲许椖抗芾硖峁┯行ПＵ?。高校及其相關部門領導應基于成效，推進質量管理體系在本部門的運行，與自身的業務緊密結合，配備相對應的人財務，明確相對應的責權利，保障相應的資源，才能切實發揮體系運行的效果。

3.2 推進質量管理體系運行的適宜性。

標準是質量管理體系各項活動及其要求的高度概括，適用于任何不同規模不同性質的組織，并且在總則里表述明確：“實施本標準并非需要統一不同質量管理體系的架構”，軍標同時引用了61個軍用標準，還涉及一些行業標準。要加強對標準的理解和宣貫，靈活動態地與高校自身實際相結合，既要防止標準的“少使用”也要防止“過使用”。要使體系文件和本組織實際相統一、體系運行與本組織運作相統一、體系評價與本組織績效考核激勵制度相統一。

3.3 高度重視質量管理體系文件編制工作。

雖然新版標準對體系文件要求更加靈活，但質量管理體系文件起著溝通意圖、統一目標、促使行動一致、證實體系存在及保證其運行效果的重要作用，是一種動態的高增值活動。因此，依然要高度質量管理體系文件的編制工作。動員各層級相關人員從自身工作出發，參與到文件編制中，既能提高文件的適用性，也能加強執行力。同時，記錄形成的文件，也有利于組織保證產品實現過程的可追溯，有利于減少員工更替帶來的影響。

3.4 提高質量管理體系運行績效。

質量管理體系的有效運行，應該是一項高度增值的活動，而不是組織的一種負擔，也不是額外附加在現有基礎上的一項任務，是基于相應的活動，使過程實施更加有效，并且基于過程的思維通過質量管理體系的運行達到預期的目標。所以，高校相關部門應切實從項目完成的質量為出發點，識別所需要控制的過程并適時評價過程實施的效果，不為認證而完成相應的工作，甚至補材料，才能真正發揮體系的作用，提高運行的績效，從而使自身增值，最終提高顧客滿意。

3.5 加強制度建設和宣貫，著力推進質量工作的獎懲機制。

軍標在國標的基礎上，新增了不少要求，也更加明確對產品質量的要求和相關的責任。由于高校自由探索的科研氛圍與軍品研制的特殊要求，很多教師往往并不理解質量管理工作的重要作用，所以，要加強相適應的制度建設和宣貫，將質量管理的要求融入到學?？蒲袠I務的各個過程，切實保障“內涵發展、質量優先”的管理理念。同時，建立質量工作的獎懲機制，形成“人人講質量、人人重質量”的良好氛圍。

（作者單位：浙江大學）