基于工作分解結構理論分析的高校軟件采購管理

李 歡， 趙睿英， 張曉丹， 蘭 山

(北京理工大學 實驗室與設備管理處，北京 100081)

0 引 言

近年來，隨著高校軟件采購項目數(shù)量的日益增大，軟件采購中存在的問題逐漸凸顯。軟件采購相比于儀器設備類采購，具有其特殊性與復雜性。在高校軟件采購實際執(zhí)行過程中，采用與儀器設備類采購相同的管理方式，在采購各個環(huán)節(jié)中均容易出現(xiàn)不適用問題。針對軟件采購需求調研不充分、采購方式選擇不合理、采購評審辦法制定缺乏依據(jù)等問題，將工作分解結構(Work breakdown structure,WBS)分析方法引入軟件采購管理中，結合分析結果規(guī)范軟件采購調研，依據(jù)軟件特性進行產(chǎn)品形式與品目分類，制定符合不同類別軟件特性的采購方式與評審辦法。WBS分析在軟件采購中的應用，對于提高軟件采購管理水平、提升軟件采購質量具有一定的實際意義。

1 高校軟件采購問題分析

(1) 軟件采購前存在問題。區(qū)別于儀器設備采購，通常情況下，軟件采購需求并不能簡單采用定量的指標描述，需要做好充分的調研[1]。此外，高校采購需求部門與采購業(yè)務部門銜接不緊密，采購需求部門調研情況通過文件提交等形式交付采購業(yè)務部門執(zhí)行采購，在立項時間倉促，經(jīng)費預算執(zhí)行時間緊張的情況下，采購需求部門針對需求產(chǎn)品通常只做少量的供應商調研與需求分析，就倉促交付采購執(zhí)行部門執(zhí)行采購，為采購質量埋下隱患。

(2) 軟件采購執(zhí)行期間問題。軟件采購方式選擇不能適應軟件采購的特殊性與復雜性，軟件依據(jù)研發(fā)屬性分類，可分為軟件開發(fā)類、軟件升級改造、成熟商品化軟件三大類，不同類型軟件采購具有不同特性。在實際采購執(zhí)行中，未能按照軟件類型選擇對應采購方式，大量項目執(zhí)行中采用了招標方式。對于特定應用領域的軟件升級改造、成熟的專用商品化軟件等采購項目，并不能保證至少3家滿足用戶需求的公司參與投標，無法形成有效競爭[2]。

軟件采購的評審方法設置不合理，軟件項目采購評審方法和標準難以量化，軟件采購不同于普通儀器設備采購，特別是定制開發(fā)類軟件產(chǎn)品，通過具體定量的指標參數(shù)不易清晰描述對軟件產(chǎn)品的技術需求，這直接影響到采購文件編制。在采購執(zhí)行中，由于采購需求的不清晰描述，只能以軟件模塊的有無作為評分依據(jù)，這既造成了供應商對于模糊的需求無法做出對應的響應，同時也增加了采購評審難度[3-5]。

此外，軟件采購品目分類混亂問題嚴重，軟件即可歸屬于貨物類采購，同時也屬于服務類采購范疇，對于貨物類或服務類采購，采購評審中對于價格分比重設置不同。不同類型的軟件采購項目在執(zhí)行中存在分類混亂現(xiàn)象，且缺乏規(guī)范科學的品目分類方法，造成評審方案制定時隨意設置價格分比重問題。

2 軟件采購項目的WBS分析

WBS是一種以項目需求為導向，將項目進度、工作量和資源等因素充分結合的一種項目系統(tǒng)分析方法。WBS分析結合項目總體開發(fā)周期與項目交付最終成果，以項目系統(tǒng)結構為導向分解細化系統(tǒng)，評估項目總工作量、工作進度、成本預算、風險管理等，特別適用于軟件類項目的科學預估分析，為軟件采購項目的采購需求量化、評審辦法制定、項目風險防范提供參考指引[6-10]。

(1) 項目需求分解。基于WBS可對整體軟件項目按全生命周期進行分解，分解后的軟件模塊可細化出具體技術需求。

(2) 項目工作量估算。項目模塊分解后，參考類似項目的數(shù)據(jù)，采用類比法估計WBS中各個模塊的工作量，匯總得到項目的總工作量。項目工作量估算包含開發(fā)與支撐環(huán)境、開發(fā)人員規(guī)模概算、安裝培訓等服務等全生命周期各階段估算。

(3) 項目進度估算。結合WBS需求分解、工作量估算，對開發(fā)與支撐環(huán)境、開發(fā)人員規(guī)模概算、安裝培訓等服務等全生命周期各階段時間匯總，對于并行進行的環(huán)節(jié)取最長時間計算，對于串行階段進行求和估算。

(4) 項目風險估計。軟件項目執(zhí)行過程中，存在產(chǎn)品規(guī)模風險、開發(fā)環(huán)境風險、技術不穩(wěn)定風險、后期維護風險。WBS分析系統(tǒng)中，對軟件項目各階段風險制定風險參數(shù)概率估算，采用科學概率計算得出軟件項目執(zhí)行風險評估結果。

3 軟件采購管理的思考

高校軟件采購管理中在采購前調研、采購執(zhí)行階段均存在問題亟需解決，在軟件采購管理中引入WBS項目管理分析方法(見圖1)，可以為軟件采購提供一種科學的分析視角和解決思路。對應軟件采購管理中存在的問題，采用WBS對于軟件項目的分析，得出的項目需求分解、工作量估算、進度估算及風險估計4個要素，制定WBS分析解決策略解決對應問題。

圖1 基于WBS分析的軟件采購管理

3.1 規(guī)范采購申請材料，實現(xiàn)部門間緊密銜接

結合WBS對于軟件項目的評估分析，規(guī)范統(tǒng)一采購申請材料模板，按照項目需求分解、工作量估算、進度估算及風險估計4個要素，對采購需求部門提出參照WBS分析結果編制的采購申請材料。①可從材料提交環(huán)節(jié)監(jiān)管和督促采購需求部門，有利于軟件采購項目的快速充分調研；②規(guī)范統(tǒng)一化的采購申請材料模板的制定，緊密銜接了采購管理部門與采購需求部門，采購需求部門全面呈現(xiàn)了對軟件采購的需求，采購管理部門也傳達了采購相關規(guī)章制度需求。特別是，《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》(財政部第87號令)第十一條規(guī)定，采購需求應當完整明確，并包含共7項內容。參照WBS軟件項目分析結果，采購執(zhí)行部門針對采購需求部門規(guī)定采購申請材料的規(guī)范化模板，響應了財政部第87號令的最新規(guī)定，可全面覆蓋對采購需求材料的最新要求。

3.2 依據(jù)軟件采購項目特性，合理選擇采購方式

3.2.1軟件采購項目WBS分析與分類

高校軟件采購項目種類眾多，例如：財務管理系統(tǒng)、教務系統(tǒng)、Office辦公軟件、Matlab等科研專用軟件。對于不同類別的軟件，其產(chǎn)品形式差異很大，采購方式的選擇與軟件產(chǎn)品形式息息相關。高校軟件按照產(chǎn)品形式分類可分為：軟件定制開發(fā)類、軟件升級改造類、成熟商品化軟件[11-13]。對應不同類型軟件項目WBS分析示意圖見圖2。

圖2 軟件項目WBS分析結果對比

軟件定制開發(fā)類項目指依據(jù)各高校的采購需求完全新開發(fā)的軟件，該類軟件通過定制研發(fā)滿足高校個性化需求，以合同章管理系統(tǒng)為例。軟件開發(fā)類項目的WBS分析特征為：總體項目實施進度評估值大，采購前開發(fā)工作量大，采購后開發(fā)工作量大，項目專業(yè)技術風險評估較低，采購后執(zhí)行風險評估較高。

軟件升級改造項目即二次開發(fā)軟件項目，是在原有已開發(fā)的軟件產(chǎn)品的基礎上，高校根據(jù)自身的管理、教學或科研等特點增加特定的功能模塊，而形成的軟件產(chǎn)品，以一卡通系統(tǒng)升級為例。對應WBS分析特征為：總體項目實施進度評估值大，采購前開發(fā)工作量較小，采購后開發(fā)工作量大，項目專業(yè)技術風險評估較低，采購后執(zhí)行風險評估較高。

成熟商品化軟件：市場上已商品化的軟件產(chǎn)品，可直接從生產(chǎn)商和供貨商處采購。可細分為成熟通用軟件(如殺毒軟件、影音播放軟件等)、成熟專用軟件(PS、Matlab，LabVIEW等)。

成熟通用軟件對應WBS分析特征為：總體項目實施進度評估值小，采購后開發(fā)工作量與采購前相比可忽略不計，項目專業(yè)技術風險評估低，采購后執(zhí)行風險評估低。

成熟專用軟件對應WBS分析特征為：總體項目實施進度評估值小，采購后開發(fā)工作量與采購前相比可忽略不計，項目專業(yè)技術風險評估高，采購后執(zhí)行風險評估低。

3.2.2采購方式選擇

對于不同軟件項目應針對特性選擇采購方式，特別是公開招標、邀請招標采購方式并不通用于各類軟件采購。軟件定制開發(fā)類、軟件升級改造、成熟商品化通用軟件、成熟商品化專用軟件4類軟件項目具有顯著的WBS分析特性，采購方式選擇如表1所示，對于部分軟件升級改造、成熟商品化專用軟件，可能存在潛在供應商唯一或不足3家的情況，采用邀請招標、公開招標方式采購并不合理，可采用競爭性談判、競爭性磋商、單一來源談判等采購方式。

表1 采購方式選擇

3.2.3數(shù)據(jù)分析與驗證

選取本校2016年預算金額20萬元以上的軟件采購項目的數(shù)據(jù)作為分析對象，共42項采購項目，其中行政管理類采購11項，科研教學類采購31項。對42項軟件采購項目進行WBS分析，得到軟件項目分類情況(見圖3)，成熟專業(yè)軟件共18項，軟件定制開發(fā)類共15項，軟件升級改造共5項，成熟通用軟件4項。對應42項采購項目，查閱采購記錄文件，采購方式統(tǒng)計(見圖4)，其中，軟件定制開發(fā)類與成熟通用軟件均采用招標方式采購，有1/3數(shù)量的成熟專業(yè)軟件采用單一來源談判方式采購。5項軟件升級改造項目全部采用非招標采購方式。上述數(shù)據(jù)統(tǒng)計驗證了基于WBS分析的軟件項目分類與采購方式選擇辦法的合理性。

圖3 2016年軟件采購項目分類

3.3 基于WBS分析明確軟件項目的貨物或服務品目分類

在《政府采購品目分類目錄》中，部分軟件歸類于貨物類采購，部分屬于服務類采購。《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》中規(guī)定“貨物項目的價格分值占總分值的比重不得低于30%；服務項目的價格分值占總分值的比重不得低于10%。”在高校軟件采購項目實際執(zhí)行中，缺乏統(tǒng)一規(guī)范的軟件采購項目品目分類標準，造成軟件采購項目在價格分值比重確定的隨意性[14-16]。軟件項目價格分值比重的制定，應依據(jù)軟件項目本身特性。軟件項目的WBS分析，能夠估算軟件項目的整體工作量及各分功能模塊的工作量。依據(jù)軟件開發(fā)工作量比例特性，開展軟件采購項目進行貨物或服務品目分類方法研究。以合同簽訂為時間節(jié)點，估算時間節(jié)點前后的軟件項目工作量。

以合同章管理系統(tǒng)、校園全景展示軟件、財務系統(tǒng)升級、云平臺軟件升級、殺毒軟件采購等5個典型的軟件采購項目為分析對象，依據(jù)WBS工作量估算，得出合同簽訂前、合同簽訂后的工作量對比圖。

合同章管理系統(tǒng)、校園全景展示軟件均屬于軟件定制開發(fā)類項目，但合同章管理系統(tǒng)需要供應商針對高校歸口管理部門、管理規(guī)章制度以及實際流程完成各模塊的架構與實現(xiàn)，項目開發(fā)工作量集中在合同簽訂后；校園全景展示軟件針對具體高校定制開發(fā)時，在簽訂合同之前，軟件的前端接口、后臺數(shù)據(jù)分析等各關鍵模塊的大量開發(fā)工作已完成，在合同簽訂后，只需采集具體高校的原始圖像數(shù)據(jù)并導入軟件系統(tǒng)。同理，對于財務系統(tǒng)升級、云平臺軟件升級，均屬于軟件升級改造類項目，但財務系統(tǒng)升級涉及到各類項目經(jīng)費的具體管理規(guī)章制度調整，開發(fā)工作量集中于合同簽訂后針對具體高校的定制開發(fā)；而大多數(shù)云平臺軟件升級，開發(fā)工作量集中于合同簽訂之前，基于已有硬件系統(tǒng)重新配置云服務軟件實現(xiàn)升級，可在短期內完成。

依據(jù)WBS工作量分析對比結果，貨物與服務品目分類可以合同簽訂為時間節(jié)點，合同簽訂后，軟件開發(fā)工作量顯著大于合同簽訂前軟件現(xiàn)有部分工作量，則該軟件項目歸類于服務類；反之，歸類于貨物類。特別是成熟商品化軟件，供貨后可在短時間內完成安裝調試工作，幾乎在合同簽訂后不涉及軟件開發(fā)，因此，歸類于貨物類采購(見圖5)。基于WBS工作量分析的貨物或服務品目分類辦法，可較為規(guī)范科學地制定價格分值比重，為評審辦法分值比例確定提供了標準化依據(jù)。

圖5 基于WBS工作量對比分析的軟件采購品目分類

4 結 語

針對軟件采購在各個環(huán)節(jié)存在的問題，將WBS分析方法引入軟件采購管理。針對高校采購中幾類典型軟件項目，開展了WBS分析及特征提取，實現(xiàn)了較為合理的軟件項目產(chǎn)品形式分類以及品目分類，為軟件項目的采購方式確定、評審辦法細化提供了標準化的實施依據(jù)。在高校軟件采購的實際執(zhí)行中仍存在難以定量分析與規(guī)范化管理的問題，本文提出了WBS分析在軟件采購中的應用研究與探索，為解決軟件采購管理的難點問題提出了新思路，對于提高軟件采購管理水平、提升軟件采購質量具有一定的實際意義。

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