我國檔案數字化研究

左志林 李瑞萍

摘 要：信息時代，掀起數字化浪潮，檔案管理工作毫無疑問也成為眾矢之的，檔案管理數字化確實給檔案管理工作帶來了許多優勢，但是由于檔案管理數字化處于起步階段，沒有可以借鑒的經驗等眾多因素，使得檔案管理數字化出現許多問題，本文通過分析檔案數字化難點、國內外發展歷程及未來發展方向，為我國檔案數字化發展提供借鑒。

關鍵詞：檔案數字化；難點；發展歷程；發展方向

1檔案數字化成為趨勢

當前社會是信息時代，“數字化”已經作為一種生活方式滲透到社會生活的每個角落，進而引發了人們在工作方面的翻天覆地的變化，其中最主要的就是對事物的記錄已經完全“數字化”，這導致以“記錄工作”為本的檔案管理工作在管理方法和管理行為上的重大變革，檔案管理數字化成為當前檔案管理的主要內容。

對檔案進行數字化管理不但可以減少工作強度，提高工作效率，而且可以使數據表現形式多種多樣，從而豐富檔案內容。在實際檔案管理過程中，文件轉化成檔案需要在檔案管理中重新著錄，無形中加大工作強度，但是檔案管理數字化可以讓文件自動歸檔，檢索和查詢也方便許多。檔案管理數字化是按照以掃描、圖形處理、OCR識別、自動提取著錄項內容、生成目錄、統一數字化文件格式、不同種類的數字化文件分層存儲、分別進行權限控制，加工處理得到的電子文件與目錄自動掛接等功能整合的手段，使數字化加工處理工作可以批量高速進行，這樣就降低數字化加工的成本，縮短加工工期，減輕工作強度，這樣不但可以讓數據以最佳新式進行存儲，做到圖文聲相結合，檔案信息更詳細，從而提高工作效率。

2檔案數字化難點

目前我國檔案數字化管理水平參差不齊，沒有一個統一的數字化標準和數字化評估標準等各種原因，這給實際檔案管理工作和研究帶來了不少困難，具體表現為以下幾方面：

2.1檔案工作人員的職業能力與數字化管理需求不匹配

現代檔案管理工作要求檔案管理人員擁有較高的信息技術知識，能夠妥善處理一些常見的信息文件問題，如及時處理電腦突然死機、硬盤突然崩潰的情況、對與公司機密相關的文件進行多重加密、定期、高效的對檔案文件進行檢查和整理等。而目前大多數單位的檔案管理工作人員都存在職業能力不足的問題，很多檔案管理工作人員年齡偏大，常年工作在傳統檔案管理的模式下，習慣于紙質檔案的管理規則和辦法，在傳統的檔案管理工作中能夠出色的完成工作，但對數字化檔案管理工作的職業能力水平相當低，這導致大多數檔案管理工作人員對數字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計算機操作，十分容易造成檔案的丟失；并且工作人員在管理思想方面還停留在傳統的檔案管理模式中，認為數字化檔案管理是“沒必要”的，這直接導阻礙了數字化檔案管理的發展。

2.2缺乏統一的檔案數字化標準

一是檔案管理相關標準不健全。檔案內容涉及面廣，檔案載體和保存方式多樣，但管理標準并不健全。如在檔案保存方式上，很多單位并無檔案數據庫結構標準、信息存儲標準，而是以軟件供應商提供為準。在檔案利用過程中，網頁質量標準、信息服務標準、信息處理接口標準等缺乏。在存儲介質上，針對紙質、電子、影像等檔案應有相對應的數字化技術規范，以保證技術的統一性；二是檔案內容上的標準、規范、制度落實不到位。這涉及檔案名稱、主題、關鍵詞、提交人、提交時間等一系列附屬信息，而針對不同的檔案如人事、學生、職稱、會計、科研、文書等，其附屬信息又各有其特點，在對它們進行數字化管理過程中如果不能標準化和公開化其利用效果必然大打折扣。當前單位在對檔案重在數字化，但沒有遵循一定數字化標準來執行；三是檔案數字化基礎建設標準問題。網絡和相關硬軟件建設是數字化的基礎，硬件包括計算機、服務器、掃描儀、打印機、復印機的數量與分布，適量的硬設備是檔案建設的基礎，也反映了相關檔案機構是否重視檔案的數字化管理，多數相關檔案機構都有數字化基礎，但設備是否被充分利用或不足，管理規章如保密制度、借閱制度是否完善并遵照執行等都沒有很好地被評估。

2.3 “雙套制”保存造成資源浪費

“雙套制”是一種雙管齊下的保存方法，即紙張文件和電子文件同時保存。有些單位各部門在網上辦公處理文件，后又發紙質文件歸檔保存，這樣就形成了同一內容、兩類文件、雙層保存的局面，雖然表面上看對檔案施行雙重保護，但這本質上會造成人力、物力、財力的浪費，也會間接地影響數字化文件的廣泛應用和檔案管理的進一步發展。

2.4 檔案管理數字化中的信息安全風險

將檔案進行數字化管理就必須要利用計算機和網絡，而網絡是存在風險的，進而就是說，我們計算機中的各項檔案信息也是存在風險的，這些風險可能是由于網絡中的一些不法分子利用我們的檔案信息去從事詐騙或者其他犯罪事宜，尤其是一些計算機和網絡技術水平超高的黑客，憑借自己的技術將檔案中的信息弄到手，或者導致網絡癱瘓影響正常工作的進行，比如說可能會因為黑客的入侵導致檔案泄密，也可能因網絡癱瘓而影響正常工作的進行等。

2.5 數字化檔案利用率不高

一方面受傳統觀點和管理模式的束縛，另外一方面由于檔案數字化管理需要適當的技術要求，從而使得電子文檔由于沒有得到合理的開發利用而造成資源浪費，另外檔案室進行數字化的基本功就是轉變紙質檔案成為數字化檔案，但按目前的標準，規范進行操作，缺乏易于掌握的客觀性標準，從而間接的影響檔案數字化的使用率。

3 檔案數字化發展歷程

3.1國外檔案數字化發展歷程

國外對于數字檔案館的研究起步較早，在20世紀70年代中期，計算機除了應用于數據計算外，也開始在企業中進行生產管理和經營數據，檔案業務工作也逐步采用了計算機管理，如錄入機讀電子目錄取代卡片式目錄。90年代中后期，互聯網技術發展浪潮席卷而來，隨著辦公自動化、電子商務、電子政務等的發展，電子文件數量與日俱增，正在逐步取代紙質文件，電子文件的出現，對檔案管理方式提出了挑戰，電子文件如何接收、如何歸檔、如何提供利用等各類問題成為檔案界研究的課題；另一方面，關于數字圖書館的研究從理論成為現實后，對數字檔案館的發展起了推波助瀾的作用。

隨著計算機技術的發展，國外對數字檔案館的研究從單純電子文件的收集、保存，機讀在線目錄，擴展到各種載體檔案的數字化，提出了各種解決措施，如美國芝加哥大學進行照片檔案數字化建設，是對照片數字化的一種嘗試；歐洲音像圖書館致力于音像資料的數字化，對音像資料數字化標準進行了探索；加拿大魁北克省則研究將2200萬頁檔案數字化；英國“勁風組織”聯合國家圖書館和檔案館，計劃將18世紀出版的主要英文文獻數字化，該計劃涉及到2千萬頁、12000卷縮微膠片，將建成全文檢索庫，并于2003年實現了 150000個英文標題的數據上網，以數字圖像方式提供在線查閱檔案原文服務，號稱“最雄心勃勃的數字化工程”。

2005年美國國家檔案館與文件署提出了《2006-2016美國國家檔案與文件署戰略計劃》，該計劃明確提出了要發展一個長期而連續的戰略計劃指導數字化工作以促進館藏檔案在線利用的實現。2008年5月，美國國家檔案與文件署又公布了《2007-2016向公眾開放的檔案材料的數字化策略》，期望通過數字化工作，繼續擴展提供公眾利用的館藏珍貴歷史檔案的數量，現在美國國家檔案與文件署與EMX公司、時代網絡、谷歌公司、德克薩斯大學等幾家單位合作，進行檔案數字化建設。

3.2 國內檔案數字化發展歷程

2003年8月20日，青島市檔案館通過了國家檔案局組織的科技成果鑒定，成為國內第一個正式啟用的數字檔案館，實現了檔案的數字化加工文件資料著錄、數字檔案內容管理、檔案借閱與全文查詢、檔案的內容關聯管理及圖文聲像一體化等應用功能。

2005年10月25日-26日，由浙江大學信息資源管理研究所、浙江省檔案學會、墨西哥西那魯阿州和墨西哥州政府行政和文件服務處聯合舉辦的數字檔案館國際研討會，在杭州百合花賓館召開，研討會就數字檔案館建設中的理論和實踐問題做了深層次的分析，同年 6 月18 日中國人民大學檔案學院主辦的“數字時代的信息庫—數字檔案館專題研討會”召開，會議主要議題是討論數字檔案館的構建戰略，數字檔案館與數字圖書館比較研究，數字檔案館數據庫建設，數字檔案館技術支持等，并以深圳數字檔案館建設案例進行了分析，研討存在的問題及經驗總結。

2007年7月24日到 26日，由中國檔案學會主辦的“2007年數字檔案館建設研討會”在清華大學信息大樓舉辦。學會緊密結合檔案工作實際，以研究和解決當前檔案業務工作中的重點、難點和熱點問題為主題，開展學術交流，促使了檔案數字化業務工作的發展。

從我國的檔案數字化發展來看，雖然全國多個試點開展數字檔案館建設，但是與發達國家相比，由于技術、資金、基礎設施等方面的差異，我國數字化檔案館的建設進程可以說是相當緩慢，發達國家各種信息機構的自動化建設經歷了20-30年，圖書館、檔案館自動化程度較高，為建立數字圖書館、數字檔案館打下了堅實的基礎，而我國，由于種種原因，各種信息機構在資源收藏、管理和服務方面的發展很不平衡，尤其是企業檔案數字化建設現狀并不樂觀，大多數企業對檔案管理的重要性認識不足，導致檔案管理水平低，與企業發展不同步，無法發揮檔案的為企業生產經營提供決策的價值。

4 未來檔案數字化發展方向

對于數字化檔案未來的發展來說，一方面，通過以上對數字化檔案應用與發展形勢的解析來看，未來數字化檔案必定朝著信息化、網絡化、市場化、綜合服務性的方向發展，只有不斷的加強數字化檔案的市場化的形勢，才能促進數字化檔案技術的開發和革新，并不斷的促使數字化檔案的應用和使用率；另一方面，隨著未來網絡信息化技術的發展趨勢來看，未來數字化檔案必定朝著網絡服務與發展共享的方式進行發展，因為只有不斷的應用新技術，才能不斷的拓展數字化檔案的服務的范圍和運用的領域，才能促進數字化檔案真正的發揮其作用和價值。

5 結語

綜上所述，數字化檔案管理為檔案管理工作的開展提供了新的途徑，而數字化檔案管理工作的實際過程中還存在一些問題，檔案管理工作人員自身的職業能力、信息科技自身的技術風險、檔案管理工作的復雜性都會引發檔案管理問題，要想保證數字化檔案管理的合理進行，就必須提高檔案管理能力、建立安全維護體系、制定管理工作規則，只有這樣，才能實現數字化檔案管理的目的。

參考文獻：

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[6] 企業檔案信息化戰略研究課題組.知識管理企業檔案信息化戰略之選，廣東人民出版社，2010.1

作者簡介

左志林，男。漢族，云南宜良，碩士，初級，圖書館及檔案管理。