如何做好醫(yī)院的檔案管理工作

盧華

摘 要：醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容之一，切實加強醫(yī)院檔案局管理工作工作，對提高醫(yī)院檔案管理專業(yè)技術(shù)人員的創(chuàng)新能力和專業(yè)技術(shù)水平，有著重要的意義。我國醫(yī)院在檔案管理現(xiàn)代化方面雖然取得了顯著成績，但也面臨著許多急需解決的困難和問題。本文對此進行研究了分析，提出了加強醫(yī)院檔案管理工作的對策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理工作 問題 對策

一、加強醫(yī)院檔案管理的重要性

檔案是人類社會各項實踐活動的真實記錄，是人類文明發(fā)展的重要見證，是社會的寶貴財富和人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民的重要工作。也是政治性、機要性和服務(wù)較強的工作。醫(yī)院檔案是廣大職工長期開展醫(yī)療業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的材料。醫(yī)院檔案直接記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程，不僅包括醫(yī)院開展的各項醫(yī)療業(yè)務(wù)、科研教學、醫(yī)技人員學歷提升、職稱晉升、進修學習等活動的信息和資料，還記載著全院員工的德、能、勤、績的表現(xiàn)。它全面客觀地反映了醫(yī)院最基本的職能活動和真實情況，這些都對全面貫徹黨的衛(wèi)生工作方針，深化醫(yī)院內(nèi)部體制改革，優(yōu)化衛(wèi)生技術(shù)人才隊伍，提高醫(yī)院的醫(yī)療業(yè)務(wù)水平具有重要的參考價值。可見，檔案管理是醫(yī)院管理的一個重要組成部份。

胡錦濤同志在對檔案工作的指示中提出：“努力采用現(xiàn)代化的手段，不改善服務(wù)質(zhì)量，把檔案工作提高到一個新水平。” 隨著改革開放和社會主義市場經(jīng)濟的不斷深入，知識經(jīng)濟時代的到來，醫(yī)院檔案管理已成為醫(yī)院建設(shè)工作中的重要內(nèi)容。全面做好檔案管理工作，不僅是新形勢下醫(yī)院發(fā)展的客觀要求，而且是擺在醫(yī)院檔案管理員面前的一項重要任務(wù)，更是醫(yī)院檔案管理隊伍自身建設(shè)的內(nèi)在要求。

二、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

醫(yī)院檔案管理是整個醫(yī)院發(fā)展過程中的重要組成部份，是醫(yī)院全體員工勞動智慧和經(jīng)驗的結(jié)晶。是認識和把握醫(yī)院發(fā)展客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是醫(yī)院的寶貴財富。隨著醫(yī)療業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作也越來越受到重視與關(guān)注，醫(yī)院檔案管理工作取得了長足的發(fā)展。但由于種種原因，檔案管理工作在醫(yī)院人才隊伍建設(shè)中的作用往往被忽視，沒有得到應(yīng)有的重視和加強。

三、醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

1、對醫(yī)院檔案管理工作的內(nèi)涵和重要性認識不足。

目前一些醫(yī)院領(lǐng)導對新形勢下的檔案工作缺乏足夠的認識和了解。檔案管理意識不強，認為醫(yī)院的主要工作是醫(yī)療業(yè)務(wù)，因而忽視了檔案管理工作，對醫(yī)院檔案管理投入的人力、財力、物力均不到位。部份醫(yī)院檔案部門的設(shè)施相對滯后，庫房、辦公、閱覽室未實現(xiàn)分開，檔案現(xiàn)代化及保護設(shè)備配置不全，嚴重影響了檔案管理保護及服務(wù)工作的開展。同時由于檔案部門待遇低，留不住人才，吸引不了人才，導致檔案人員素質(zhì)偏低。

2、館藏檔案門類不全 利用受到限制

目前不少醫(yī)院館館藏檔案門類不全，內(nèi)容單一，主要以黨政、病案、財會類檔案居多，其他檔案門類不全，數(shù)量有限，例如：照片檔案、聲像檔案、實物檔案等嚴重匱乏，特色檔案更是少得可憐，這就使檔案利用面變得非常狹窄，不能滿足各個層次檔案利用主體的需求，直接影響了檔案的利用效率。

2、服務(wù)功能差，利用率低

檔案的利用是為了更好地發(fā)揮檔案的原始價值和社會價值，為經(jīng)濟、為社會服務(wù)。但現(xiàn)在不少檔案人員滿足于“你用我調(diào)”傳統(tǒng)服務(wù)方式，同時由于互聯(lián)網(wǎng)歸檔檢索查閱等不太成熟，查閱資料手工檢索繁瑣，服務(wù)設(shè)施不完善，閱覽環(huán)境雜亂等一系列問題，文件和文字信息不能做到交流和共享，醫(yī)院檔案管理不能很好地達到高效服務(wù)的目標的。

3、醫(yī)院檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊

主要表現(xiàn)在以下兩個方面

（1）檔案人員結(jié)構(gòu)不合理，自身技術(shù)落后

當前檔案管理人員學歷結(jié)構(gòu)，職稱結(jié)構(gòu)不盡如人意，專職檔案人員大多是半路出家，具備高級職稱的人員非常少，大多數(shù)檔案局人員缺乏專業(yè)知識的理論功底，更缺乏從事學術(shù)研究，史料研究的基本能力。另外，檔案人員由于自身知識、技術(shù)和管理水平有限，也無法適應(yīng)知識經(jīng)濟時代的檔案管理，以致在檔案管理過程中存在收集材料時玉石不分，材料殘缺不全，收集和歸檔不及時，歸檔材料有頭無尾，存在破損，字跡不清等現(xiàn)象。

（2）思想觀念僵化 開拓創(chuàng)新意識不足 檔案意識薄弱

長期以來，檔案管理工作存在因循守舊，管理手段落后服務(wù)效率低下等問題。首先，醫(yī)院檔案部門仍未走封閉狀態(tài)，工作方式基本上是接收移交的檔案整理上架，存儲入庫、調(diào)卷等幾步曲，提供利用的方式單一，一本案卷目錄就是檢索目錄。其次，醫(yī)院檔案管理仍然采用傳統(tǒng)的手工管理方式，談不上真正的檔案自動化管理。網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)更是不盡如人意，實用性較差。

四、加強醫(yī)院檔案管理工作的對策

1、加大宣傳力度，強化檔案意識

要認真學習《檔案法》，努力改變醫(yī)院檔案管理工作存在的被動局面，首先，明確醫(yī)院主要領(lǐng)導是檔案管理的一級責任人，提高醫(yī)院領(lǐng)導及檔案管理部門領(lǐng)導對檔案工作重要性的認識，醫(yī)院領(lǐng)導應(yīng)遵循科學發(fā)展觀，不斷轉(zhuǎn)變觀念，充分認識到加強檔案管理的重要性，力求在政策、資金、人力、技術(shù)等方面給予重點扶持。為檔案管理工作營造良好的發(fā)展環(huán)境。其次，利用一切可以利用的方法加強檔案工作宣傳力度，樹立并強化廣大員工的檔案意識，廣大員工是醫(yī)院檔案的直接形成者，如果能使他們關(guān)心參與檔案管理工作，自覺的收集材料及時歸檔，并能促成醫(yī)院檔案工作的良性發(fā)展。

最后，要通過各種形式，加強對檔案人員的思想教育，幫助他們確定正確的擇業(yè)觀，使他們熱愛檔案工作，立志獻身于檔案事業(yè)。

2、促進檔案信息資源建設(shè)

建設(shè)數(shù)字化檔案館，要用現(xiàn)代信息處理技術(shù)檔案館中存儲的檔案包括紙質(zhì)檔案、照片底片檔案、錄音、錄像（視頻）等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進行數(shù)字化處理和存儲，即數(shù)字化檔案館館藏建設(shè)。

3、改造管理手段 推進醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)

隨著計算機技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)及各種數(shù)據(jù)庫的具體應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理的工作必須向信息化建設(shè)的方向大踏步邁進，改變傳統(tǒng)落后的管理手段，充分利用網(wǎng)絡(luò)、計算機等先進的載體，加快開展檔案管理信息數(shù)字化的開發(fā)建設(shè)，規(guī)范化管理，向檔案使用者提供準確、方便、快捷的服務(wù)。更好地為醫(yī)院的各項工作提供檔案信息服務(wù)。

4、加強檔案管理隊伍的建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)

醫(yī)院檔案部門應(yīng)該落實有專人負責，根據(jù)檔案冊數(shù)的增長配備足夠的專兼職檔案管理人員，確保有足夠的人員，時間和精力對人事檔案進行歸檔，建檔，對檔案材料進行研究開發(fā)利用。應(yīng)該挑選政治上可靠，保密意識高，工作責任心強，綜合素質(zhì)高的人員擔任檔案管理員，同時注意配備具有一定計算機專業(yè)知識的人員參加檔案管理工作，充分利用現(xiàn)代科學技術(shù)的理論，方法、手段來推進檔案管理工作的科學化和規(guī)范化。要落實有關(guān)政策和待遇，使檔案管理人員在職稱晉升方面有希望，待遇上有保障。確保優(yōu)秀的人才安心從事檔案管理工作，要加強檔案業(yè)務(wù)培訓，支持和鼓勵檔案管理人員參加各種專業(yè)技術(shù)培訓和各種有關(guān)檔案方面的學術(shù)交流活動。不斷業(yè)務(wù)知識和技能。

參考文獻

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