優化社保檔案管理的新思路、新方法研究

摘 要：從最近幾年我國社保制度管理的情況來看，其制度在很大程度上得到了優化，而隨著時代的發展和進步，這讓社保檔案管理已經成為了新時期社保管理工作中不可或缺的一部分，無論是每位成員的社會參保記錄，亦或者是社會保險的數據，社保檔案都可以進行詳細地記錄和統計。隨著不斷深入發展的信息技術水平，讓社保檔案信息實現了全球內共享，這不僅可以對自身的投保情況進行全面的了解，還能夠顯著提高社會保障制度。基于此，就非常有必要給予社保檔案管理工作充分的重視，發現其中所存在的問題并且找出對管理進行優化的有效策略。

關鍵詞：社會保障；社保檔案；全國統籌；社保檔案建設

德國在19世紀80年代，建立起了世界上第一個完整的社會保障制度[1]。而我國真正建立起社會保障制度的時間，可以追溯到20世紀50年代。1951年2月26日關于勞動保險，政務院（國務院前身）公布了《中華人民共和國勞動保險條例》，對職工的各種待遇都作了最低標準的固定，如生育、養老、病假等，進而讓職工因為生、殘等方面因素導致的特殊困難，得到了有效的解除或者減輕，讓職工的基本生活得到了充分的保障，由此社會保險雛形正式得到了建立。自從我國改革開放以來，再加上社會的發展，這讓社會保障事業，已經成為對社會會主義市場經濟體制進行構筑的一個重要基礎，普遍得到了社會各界的認可和贊許。與此同時，要想讓社會保障體系得到更好的發展，就需要加強對社保檔案管理中基礎工作的重視，并且重視建設社保檔案管理的力度。基于此，應該采取哪些新思路和新方法，對社保檔案管理進行優化？這成為了民生檔案建設過程中，急需解決的一個重要問題，同時也是檔案學中應該積極進行研究的課題。

1 分析我國社保檔案管理現狀

我國社會保障體系由四個部分組成，所組成部分主要以“社會福利”、“社會優撫”、“社會救濟”、“社會保險”為主，其中在社會保障制度中，社會保險是非常重要的一項內容，它所包括的內容有養老、醫療保險等。社保檔案詳細來講就是社會保障檔案，主要是指社會保障工作部門，在對社會保障工作工作進行實踐活動的過程中，緊密和社會保障工作的具體過程聯系在一起形成的，同時對我國和社會存在一定保存價值的各種圖表等歷史記錄。

現階段，從我國社保檔案管理的現狀上來看，已經取得了一定的成績。檔案部門通過和社會保障部門之間進行緊密的合作，然后對社保檔案工作進行積極的探索和開展，最終形成了六項檔案管理體系，這六項檔案管理體系主要以工傷保險、失業保險等構成，是一個結構具有合理性和門類具有齊全性的檔案管理體系。隨著日益信息化的社保，還有不斷加快的現代化建設，這讓大部分經辦機構的社保檔案管理等都開始步入了信息化時代，信息化的出現開始逐漸取代了傳統的管理模式，在對計算機網絡充分利用的基礎上，開始進行免費查詢等，借助網絡就可以輕而易舉地將以前冗雜的事情得到切實的解決，但是，也有較多的問題存在。具體表現體現在如下幾個方面：

1.1公民個人社保檔案在不同的管理部門中分散

我國現階段所實行的社會保障管理體制，不管是從所建設的組織管理結構，亦或者是從立法規定層面上來講，都是屬于分散型管理模式的，分散到政府中的各個部門當中[2-3]。詳細情況是：對于工傷等法定的基本保障檔案，社保中心具有管理的權利；社會救助等，則是有民政局進行管理；而對于公民個人補充保障的各種保險金，則是由商業保險公司負責管理。在這樣的一個現狀背后，就極易導致多頭經辦，資源無法合理利用等情況的出現。因為管理機構未有較高的集中性，這讓人們在對公民個人社保檔案進行利用的時候，存在著諸多的不便之處。比如，我們如果需要對公民保險金等交納的情況進行了解，就需要分別到不同的管理機構進行了解，而這對于公民個人，還有組織在查詢工作中都有著非常大的不利；而且此種分散的管理模式，極易導致整個社會保障體系有漏洞情況的發生，于是就開始有了部分奇怪現象的發生：比如在“涉保”人員死亡之后，其所涉及的個人保險賬戶，并沒有因為“涉保”人員的死亡而結束，依舊還是有人代替“涉保”人員領取保險金。又比如，在職工下崗之后，政府為了讓其基本生活得到保障，每日對下崗職工進行最低生活保障金的發放，下崗者通過自身的努力再次找到工作后，因為管理監督機構并沒有統一，依舊是每日對最低生活保障金進行領取。像這樣的現象還有很多，如果制止的不及時，就會損害到國家的利益，甚至對國家的安定和社會的進一步發展產生不良的影響。

1.2行業主管部門社保檔案意識不夠強，未引起充分的重視

對于我國部分地區而言，特別是城鄉居保最重要的工作，還是以對社會保障項目健全為主，并且對覆蓋的面積進行不斷的擴大，但是并沒有意識到檔案工作的重要性。除此之外，因為社會檔案有著非常大的數量，工作過程中有著較為復雜的環節，對比社會保障工作而言，并沒有硬指標來對社保檔案進行考核，而且管理辦法還有標準在全國也沒有得到統一，因此在實際工作的過程中，就非常容易導致一些檔案工作者放松對自身的要求；另外一方面，因為未有較強的社保檔案意義，部分社會保障經辦單位，將更多的精力都放在了社會保障業務上，而沒有意識到社保檔案資料管理的重要性；這些因素的出現，都在一定程度上導致了社保檔案工作秩序的混亂，無法在真正意義上，將社保檔案的作用發揮出來；還有部分社會保障部門并沒有較為健全的檔案機構，無專兼職人員對檔案進行管理，即使檔案有專兼人員進行管理，也只是臨時進行抽調的。對于此方面的業務并沒有經過專業培訓，對于社保檔案的質量有著非常嚴重的影響[4]。而作為一個行業主管部門，因為檔案行政管理部門長時間形成的習慣，這讓其僅僅只將“‘紅頭”文件認為是檔案，對這些在“業務”部門中所產生的一些“涉保”檔案，并沒有引起充分的重視。在進行管理的過程中，大部分是由形成社保檔案的業務部門自行保管的方式，不管是從這些檔案管理的形式上，亦或者是制度上，統統和專業化管理的要求不相符合。此種現狀產生的因素主要有如下幾個方面：第一，所產生這些檔案的業務部門，為了在使用時候更加的便利，就不愿意移交給檔案部門進行記錄；第二，針對此種現象，上級主管部門并沒有進行明確的要求；第三，個別檔案人員大部分以兼職人員居多，有著比較大的工作量，因此不愿意花費時間“多管閑事”。

1.3社保檔案管理還未達到信息資源共享要求

隨著現階段日漸成熟的網絡技術，這讓資料在保存的過程中，可以采取多種方式，不但如此，查閱速度和傳輸速度也較之前有了很大的進步[5]。事實上對于社保檔案而言，逐漸普及的互聯網技術等，都為其的信息共享提供了充分的技術保障。對于社會保險的五個險種檔案，因為并不是一個部門進行管理的，從而造成系統建設的過程中，有著不同開發商參與的情況發生，彼此之間缺乏信任，或者是同一家系統開發商，采取的技術架構和標準不同，只有很少部分地區才將基本信息共享得到了真正意義的實現。很多地區和部門所存在著的各自為政的局面，對于社保檔案聯網工作的實施起到了嚴重的阻礙影響；各個部門之間數據入口不統一等問題仍然非常嚴重。比如因為信息持有者看中了信息的價值，因此其封閉了本來可以公開的信息。因為部分信息確實是非常重要的信息，共享的時候直接會對利益的分割有所牽涉。還有就是未有準確的統計數據，害怕暴露出所統計數據和業務數據之間的矛盾，這對于全面開展并且協調社會保障工作是非常不利的，并且對于建設社保檔案信息資源共享也是非常沒有幫助的。

1.4社保檔案管理缺乏標準和規范

社保檔案管理存在著缺乏國家標準的現狀，在執行職工檔案管理的過程中，仍然按照國家檔案局和勞動部，在1992年一同制定的《企業職工檔案管理規定》，但是在此項制度中的適用范圍等規范，已經和現階段工作的實際需要不相適應，因此迫切的需要修改。在沒有國家有關標準的背景下，部分地區制訂了一些和地方相適應的社保檔案標準，如有的地市對低保檔案管理辦法等進行了制訂，但是在全國很多地市，并沒有將有關社保檔案的管理規范和標準真正的建立起來，由此導致各個地區社保檔案管理方式存在著不統一的現象。

2 優化我國社保檔案管理的新思路、新方法

2.1建立全國統籌的社保檔案管理體系

對社保檔案管理體系進行進一步的完善，并且采取集中管理的方式對社保檔案進行管理，加強五個險種合一的管理機制，防止各個部門之間有交叉重復的情況發生，采取社保檔案信息資源共同享用的方式，并且為實現社保檔案管理電子化，從而更好實現全國范圍聯網奠定扎實的基礎。本文認為，在指導方法上可以以社會保障和電子政府標準體系為主，將運營模式等作為依托，根據多層次架構的方式，將系統自上而下架構成為三個層次（業務運作支撐平臺、組件、IT基礎設施），將以信息安全等為主的，并且和三大層次的兩大體系相貫穿的模式真正意義上的樹立起來。為了能夠勞動者出現的流動，以及工資收入發生的變動情況進行更好的適應，根據號碼對每個勞動者的檔案卡進行設立，并且通過對計算機儲存的利用，然后對公民個人歷年來所有收入的工資情況，進行詳細的記錄。在全國將計算機網絡真正的設立起來，跟蹤記錄每個勞動者的情況；并且在全國范圍內，將網絡查詢接口建立起來[6]。允許公民可以在一定時間內進行查詢，同時也可以替他們進行預測，比如說到在退休的時候，一共可以拿到多少養老金，從而將工作的透明度得到切實的提高。作為社會保障事業當中不可或缺的一部分，社保檔案在其中吧發揮著非常重要的作用，基于此，要想讓社會保障事業得到深入的發展，并且進一步的完善，就非常有必要將全國統籌的社保檔案管理體系建立起來。

2.2統一領導，分級管理全國社保檔案

第一，在國家管理部門領導下協調下，將一個具有全國統籌性質的社保檔案管理中心成立起來，對社保檔案管理過程中存在的分散問題進行管理，讓現階段存在著的決策過于分散等局面得到有效的解決，讓其成為對全國社保檔案進行統一管理的決策和領導機制，負責對社保檔案的改革計劃等進行擬訂。第二，作為全國統籌的社保檔案管理中心，還可以在全國各個地區進行分支機構的設置。負責定期增加和更新公民社保檔案的內容，并且統一送交國家勞動和社會保障一并進行保存和管理，圖1是社保檔案信息化管理的服務流程。

圖1社保檔案信息化管理服務流程

2.3建立終生一致、全國統一的社會保障號碼

對于每個公民，采取發放社會保障號碼的制度，真正意義上的統一起公民勞動保險、個人檔案盒身份證號碼，而對于公民個人社保檔案內容，則是由社會保障部的分支機構和國家勞動部定期進行增加和更新，并且送交到社會保障部和國家勞動部，一并進行統一和管理。從號碼發放上就可以將號碼發放的時間和地點反映出來，這樣對于公民工資收入等情況的記錄是非常方便的，同時也方便投保者本人需要時的查詢。

2.4加強宣傳社保檔案知識

在社會保障事業當中，可以說社保檔案是一個非常重要的分支，但是社保檔案所具有的作用，經常未得到社會大眾充分的重視。但是隨著日益完善的社保體系，這就越來越突出了社保檔案的重要是，它主要是對社保工作進行記錄的重要載體，對社會保障事業當前亦或者是未來發展，都有著非常重要的引領作用，對其的收集、整理等是一項具有現實意義的工作。基于此，要進一步的發展社保檔案工作，要將其所具有的社會價值得到充分的發揮，第一，要從思想上，讓社會大眾認識到社保檔案所具有的重要性，而這對檔案部門提出了一定的要求，要求其實施各種各樣的方式加強宣傳，讓社會大眾可以對社保檔案有一個更深層次的認識。如可以通過對社保檔案編寫的方式，通過對實例匯編成冊利用的方式，向社會大眾進行分發，宣傳對社保檔案的作用。

2.5建立起社保檔案管理法規和標準

雖然在社會保險領域上，我國已經頒布了與其相關的很多行政法規等，但是并沒有讓基礎性立法得到真正的統一。基本法律存在的缺位情況等，造成我國社會保險制度無法真正的定型，不具有權威性，而且各個地區的制度在全國也沒有得到統一。但直至到2007年底，社會保險法草案在社會各界的期盼下，歷經了長達十三年時間的醞釀之后，終于向全國人大常務會會議提議，并且最終讓社會保險制度基本法律框架得到了確立，進而讓公民的社保權益得到了有效的保障。

除了需要相關的法律保障之外，還非常有必要將和社保檔案管理相關的標準體系，得到進一步的建立和健全，同時對社保檔案的格式進行統一，然后讓社保檔案所記載的內容可以得到有效的規范，實現規范化和標準化社保檔案工作的目的；要對保管、交接檔案等制訂出相應的規定，讓社保檔案管理標準，可以在社保檔案收集等全過程中，可以得到有效的貫穿，從而實現社保檔案從形成直至到銷毀等工作，都可以按照相應的規章制度進行。

2.6加強社會保障檔案管理隊伍的建設

因為社保檔案有著非常豐富的內容，而且動態性也非常的強，基于此就非常有必要對其進行詳細的分析和評估，并且采取信息化管理的方式，在這樣的一個情況下，對于社保檔案管理人員的素質，就提出了非常高的要求。因此，就非常有必要加強社會保證工作職能部門和檔案行政管理部門之間的有效合作，只有這樣才可以一起肩負起，對社保檔案工作人員參加培訓的組織任務，不但如此，還需要給予建設專業社保檔案管理隊伍充分的重視，爭取培養出一批精英隊伍，即不但對檔案管理業務非常的精通，而且又可以熟練運用計算機技術的高科技人才，為發展社保檔案事業提供充分的人才保障。要想讓人才機制得到有效的建立和健全，可以借助各種各樣的渠道，加強對已有檔案管理人員，在教育方面的相關培訓，讓其可以和有關的資質相符合，并且充分的激發出來他們對業務鉆研的積極性，從而和不斷發展和變化的社保檔案工作進行更好的適應。

3 結束語

在現階段信息化時代下，要想將社保檔案管理工作真正的做好，勢必離不開創新。學會分析我國社保檔案管理現狀，找出優化社保檔案管理的新思路和新方法，并且要對管理思想進行積極的轉變，勇敢進行創新，對于他人的先進管理經驗，要學會吸收和引進，同時也要對信息管理的標準進行規范，將有關管理人員的綜合素質得到真正的提高，與此同時對于軟件和硬件方面，也需要不斷的加大投入力度，只有這樣做，才可以充分的保障社保檔案管理工作緊跟時代的步伐，將最好的檔案服務提供給人們。

參考文獻

[1]周秦. 淺談信息技術在社保檔案管理中的應用[J]. 中國管理信息化， 2016（5）：167-169.

[2]張孟瑀. 社保檔案管理是社會保障事業的基礎工程[J]. 勞動保障世界， 2016（3Z）.

[3]鄒濤. 大數據時代社保檔案管理電子化的思考[J]. 中國人力資源社會保障， 2017（5）：41-42.

[4]楊一. 電子檔案和條形碼技術在社保檔案管理中的應用[J]. 電腦知識與技術， 2017， 13（9）：185-186.

[5]張慧珍. 我國社保檔案管理的法制建設問題及發展策略[J]. 辦公室業務， 2017（18）：137-137.

[6]齊曉鵬. 社保檔案管理中信息化建設的有效途徑[J]. 人力資源管理， 2017（1）：231-232.

作者簡介

羅仁紅（1981-），女，四川樂至，本科，目前職稱 檔案館員。