淺談國(guó)有企業(yè)辦公室檔案管理

胡明燁

摘 要：辦公室檔案管理作為國(guó)有企業(yè)管理體系中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其管理效率與管理質(zhì)量將直接關(guān)系到企業(yè)的未來(lái)發(fā)展。本文主要從國(guó)有企業(yè)辦公室檔案管理入手，分析辦公室檔案管理存在的問(wèn)題，并提出可靠對(duì)策來(lái)提高辦公室檔案管理工作的效率，進(jìn)而為國(guó)有企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè)；辦公室檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

近年來(lái)，隨著國(guó)有企業(yè)改革的不斷深入，使得其檔案數(shù)量也日益增多，并且進(jìn)一步提升了辦公室檔案管理要求[1]。但是現(xiàn)階段的國(guó)有企業(yè)辦公室檔案管理工作，卻或多或少的遺留一些問(wèn)題，既影響到了國(guó)有企業(yè)決策的科學(xué)性與實(shí)效性，同時(shí)也為國(guó)有企業(yè)的多元化發(fā)展進(jìn)程造成了阻礙。基于此，怎樣做好辦公室檔案管理工作，保證檔案文件的安全，就成為目前國(guó)有企業(yè)檔案管理者需要重點(diǎn)探討的問(wèn)題。

一、國(guó)有企業(yè)辦公室檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

在2010年4月1日由國(guó)資委辦公廳印發(fā)并實(shí)施的《關(guān)于新形勢(shì)下加強(qiáng)中央企業(yè)辦公室工作的指導(dǎo)意見》中就國(guó)有企業(yè)辦公室檔案管理做出了明確指示，要求相關(guān)企業(yè)按照《國(guó)家檔案局國(guó)務(wù)院國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)關(guān)于印發(fā)〈關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)中央企業(yè)檔案工作的意見〉的通知》（檔發(fā)〔2009〕6號(hào)）中的相關(guān)要求及規(guī)定，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理，健全檔案工作制度，理順檔案管理體制，緊抓檔案歸檔、查詢以及編研等環(huán)節(jié)質(zhì)量，積極推行檔案管理的信息化建設(shè)，從而切實(shí)提高辦公室檔案管理的能力與水平。加強(qiáng)辦公室方案管理已成為現(xiàn)階段國(guó)有企業(yè)的一項(xiàng)重要任務(wù)[2]。然而國(guó)有企業(yè)辦公室檔案管理工作中卻存在不少問(wèn)題：

1、人員素質(zhì)方面的問(wèn)題

結(jié)合以往辦公室檔案管理經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，我國(guó)很多國(guó)有企業(yè)負(fù)責(zé)辦公室檔案管理工作的人員大多為兼職，他們本身并不具備十分扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)。很多辦公室檔案管理工作人員甚至沒有進(jìn)行過(guò)系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)，既缺乏專業(yè)的理論知識(shí)，同時(shí)有不具備必要的工作技能，這些都成為國(guó)有企業(yè)辦公室檔案管理工作效率難以提升的關(guān)鍵。另外，有些辦公室檔案管理人員道德水平不過(guò)關(guān)，對(duì)于自己的工作總是抱著得過(guò)且過(guò)的態(tài)度，使得檔案資料的管理不能做到細(xì)致入微，很多時(shí)候應(yīng)付了事，從而影響到辦公室檔案作用的發(fā)揮。

2、管理制度方面的問(wèn)題

第一，檔案人員管理制度存在缺陷。在國(guó)有企業(yè)管理中，常常會(huì)出現(xiàn)其他部門兼任辦公室檔案管理工作的現(xiàn)象，這恰恰是檔案人員管理制度不健全的真實(shí)體現(xiàn)。這些人員將自己的大部分時(shí)間與精力放到了本職工作上，再加上缺乏制度約束，致使辦公室檔案管理水平總是處在較低層面；第二，檔案管理制度存在缺陷。通過(guò)辦公室檔案，企業(yè)管理者可以對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況以及人員工作狀態(tài)等有所了解。但是很多國(guó)有企業(yè)在檔案管理制度建設(shè)方面仍有待提高，包括檔案的收集、分類、歸檔、調(diào)檔以及保密等環(huán)節(jié)，都缺乏健全的管理制度作支持，從而導(dǎo)致檔案資料丟失、缺損等問(wèn)題的頻繁發(fā)生，影響到辦公室檔案的完整性、真實(shí)性以及保密性。

3、信息化建設(shè)方面的問(wèn)題

積極推進(jìn)信息化建設(shè)是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，對(duì)于國(guó)有企業(yè)而言更是如此。但是在現(xiàn)階段國(guó)有企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，部分企業(yè)的辦公室檔案管理的信息化進(jìn)程十分緩慢，甚至與社會(huì)發(fā)展嚴(yán)重脫節(jié)。自進(jìn)入到信息時(shí)代以來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)技術(shù)的滲透，要求國(guó)有企業(yè)改變辦公室檔案管理模式與方式方法，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效化。然而部分企業(yè)依然固守傳統(tǒng)觀念，采用人工管理的形式進(jìn)行辦公室檔案管理。還有些企業(yè)雖然進(jìn)行了信息化建設(shè)，但是疏于對(duì)設(shè)備的維護(hù)，導(dǎo)致辦公室檔案管理效率較低，影響到整個(gè)檔案管理工作的效率。

二、新時(shí)期國(guó)有企業(yè)加強(qiáng)辦公室檔案管理的對(duì)策

1、加強(qiáng)檔案管理人員培養(yǎng)，提高辦公室檔案管理效率

在國(guó)有企業(yè)辦公室檔案管理中，專業(yè)管理人才的短缺是普遍存在的問(wèn)題，并且制約這辦公室檔案管理工作的有序展開。對(duì)此，國(guó)有企業(yè)應(yīng)該轉(zhuǎn)變以往的錯(cuò)誤觀念，提高對(duì)辦公室檔案管理工作的重視，加大對(duì)檔案管理人員培養(yǎng)的投入支持力度，根據(jù)實(shí)際需要定期或不定期的組織檔案管理工作人員參加專業(yè)技能培訓(xùn)[3]。除此之外，在培訓(xùn)結(jié)束后或者平時(shí)工作中，也應(yīng)該定期對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能水平以及工作態(tài)度等進(jìn)行考核，保證檔案管理人員具備過(guò)硬的職業(yè)技能，擁有端正的工作態(tài)度，以積極負(fù)責(zé)的狀態(tài)對(duì)待辦公室檔案管理工作。只有檔案管理人員的綜合水平可以得到顯著提升，才能實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理工作的進(jìn)步。

2、不斷改進(jìn)與完善辦公室檔案管理工作體制機(jī)制

隨著國(guó)有企業(yè)的不斷發(fā)展，辦公室檔案也會(huì)隨之增多，并且需要持續(xù)加大對(duì)辦公室檔案管理的投入，比如人力、物力以及財(cái)力等。與此同時(shí)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也需要重視和支持辦公室檔案管理工作，將其放在企業(yè)管理的重要位置，還要把辦公室檔案管理工作與企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展聯(lián)系起來(lái)，為其配備專門的管理人員以及相應(yīng)設(shè)施，保持它的先進(jìn)性與獨(dú)立性。除此之外，針對(duì)辦公室檔案管理還可建立相應(yīng)的監(jiān)督部門，以保證辦公室檔案的準(zhǔn)確與完整。另外，專業(yè)的人才建設(shè)機(jī)制才是確保辦公室檔案管理工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵，對(duì)此，除了要配備專業(yè)檔案管理人員之外，更重要的是要建立科學(xué)的激勵(lì)機(jī)制，明確各部門及人員的權(quán)、責(zé)、利。在辦公室檔案管理工作中，表現(xiàn)突出的員工應(yīng)獲得一定精神或物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，工作失誤多的員工也需要進(jìn)行相應(yīng)懲罰，以此來(lái)調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，強(qiáng)化其責(zé)任感，更好地幫助辦公室檔案管理工作的安全有序進(jìn)行。

3、積極推進(jìn)辦公室檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程

在國(guó)有企業(yè)辦公室檔案管理工作中，合理的運(yùn)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)，加快信息化建設(shè)進(jìn)程，不僅可以將國(guó)有企業(yè)內(nèi)部各類檔案資料按照類別進(jìn)行分類管理，同時(shí)還能更加準(zhǔn)確而高效的對(duì)那些相對(duì)復(fù)雜的檔案資料進(jìn)行處理、保存。另外，利用信息化技術(shù)，辦公室檔案管理人員可以對(duì)各類檔案資料進(jìn)行補(bǔ)漏，避免辦公室資料長(zhǎng)期堆積。基于信息化技術(shù)的辦公室檔案管理模式，既保證了檔案管理的效率，同時(shí)又能大大節(jié)省歸類整理檔案文件資料的時(shí)間與精力，使資料檢索變得更加便捷。值得注意的是，由于檔案管理的目的是為了實(shí)現(xiàn)資源共享，充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值。所以，辦公室檔案管理的信息化建設(shè)，主要應(yīng)從檔案資源的信息化入手，具體來(lái)說(shuō)：第一，相關(guān)檔案工作人員需要利用先進(jìn)的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的自動(dòng)化處理，進(jìn)而使檔案信息的一體化管理得以實(shí)現(xiàn)，并為檔案信息的高速檢索奠定基礎(chǔ)；第二，將數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù)運(yùn)用到不同載體上，并利用信息技術(shù)將此信息進(jìn)行合成，形成新資源，讓檔案信息的表現(xiàn)形式不再單一；第三，利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息資料的遠(yuǎn)距離、無(wú)障礙傳輸，完善信息資源的共享。加強(qiáng)辦公室檔案資源的信息化建設(shè)，可以大量存儲(chǔ)信息，同時(shí)又能避免紙質(zhì)檔案字跡模糊、老化或者損壞等問(wèn)題的出現(xiàn)，進(jìn)而有效降低檔案管理成本。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，辦公室檔案管理工作的質(zhì)量與效率，與國(guó)有企業(yè)的未來(lái)發(fā)展有著緊密關(guān)聯(lián)。所以，為切實(shí)提高辦公室檔案管理工作水平，相關(guān)企業(yè)就需要加強(qiáng)檔案管理人員培養(yǎng)，提高辦公室檔案管理效率，不斷改進(jìn)與完善辦公室檔案管理工作體制機(jī)制，積極推進(jìn)辦公室檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，在提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的同時(shí)，為國(guó)家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]王少姝. 關(guān)于如何提升辦公室檔案管理工作效率的思考[J]. 經(jīng)濟(jì)管理：全文版， 2016（5）：00209-00209.

[2]李華. 提高辦公室檔案管理工作效率的途徑[J]. 中國(guó)科技投資， 2016（24）.

[3]楊遠(yuǎn)琴. 淺談國(guó)有企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2017（17）：90-90.